Jak wyjaśnić klientowi, że jest opóźniony? ;)

Jak wyjaśnić klientowi, że jest opóźniony? ;)

opóźniony projekt

falka

Jeśli nie znasz jeszcze Yamato i pozostałych bohaterów, zapraszamy najpierw do

 >>> ŚWIATA PM NINJA <<<

falka

Yamato chodził jak struty. Wiedział, że musi przekazać Keshu informacje o tym, że misja, którą mu zlecił ma opóźnienie. Piąte.

Keshu generalnie nie należał do najprzyjemniejszych w obyciu, a gdy dodatkowo nie dostawał informacji, które mógłby sprzedać Shogunowi i dzięki temu zyskać uznanie w jego oczach, pieklił się dodatkowo. A dobrych informacji od dawna nie było…

Unikał spotkania jak mógł, a że jako przyszły PMNinja coś tam potrafił to długo mu się to udawało. W końcu jednak Keshu złapał go, gdy Yamato trenował w dojo. Nie dało się już uciec i trzeba było stanąć w oko w oko z wyzwaniem.

– Jak długo mam czekać na wyniki! Obiecałeś mi już pięć razy i mówiłeś „Będziesz zadowolony!”  – bezpośrednio zaczął Keshu

– No tak właśnie mówiłem! – dzielnie stanął Yamato

– To dlaczego ich nie ma! To, co zrobiłeś nawet trochę nie przybliża mnie do bycia zadowolonym. Masz coś czym możesz mnie przekonać, żebym nie wysłał Cię do kata? – mina Keshu zdradzała, że nie żartuje. Yamato potrzebował cudu, żeby wywinąć się tarapatów. Przypomniał sobie słowa, które usłyszał kiedyś od fryzjera

– Mi się podoba, a Ty się przyzwyczaisz.

Tak kończy się historia Yamato, ale założę się, że spotkałeś się z taką sytuacją w projektach nie raz…
Przekroczony termin. Coś umknęło. Klient się piekli po raz kolejny. Wymarzony projekt zmienia się w mini-piekiełko wzajemnych oskarżeń. A tu masz jeszcze raz komunikat, że coś się opóźni i nawet nie chce Ci się o tym informować wcześniej, bo i tak czeka Cię mała z…. reprymenda. I znowu się zastanawiasz, czy coś można z tym zrobić inaczej.

Dlaczego tak się dzieje? Bo w jakiś sposób dałeś się przekonać któremuś z tych podejść

  1. Harmonogramy są bez sensu, bo nigdy się nie sprawdzają. Lepiej robić coś konkretnego niż robić jakieś tam plany
  2. Wystarczy do terminu dodać sobie ze 2-3 dni zapasu i damy radę. Wiadomo, że coś się opóźni, ale jak mamy zapas to na luzie zdążymy.
  3. Jakoś to będzie, w końcu jak nie my to kto! Znamy się na robocie, wiemy co i jak, niech nam nikt nie przeszkadza ze spotkaniami tylko pozwoli pracować!
  4. Dobra robota sama się obroni, nie trza jej adwokata.

Wybrałem takie na szybko, bo jest więcej takich mądrości „cioci Jadzi”. Wcale tak nie musi być.

Jaka ścieżka jest dla Ciebie?

„Tak, będzie Pani zadowolona!”. Tak najczęściej rozpoczyna projekt ekipa remontowa zajmująca się wykańczaniem Twojego domu. Jak to się często kończy? „Nam się podoba, a Pani się przyzwyczai” ;). Oczywiście wiem, że istnieją rzetelne ekipy, bo te działają trochę inaczej. Zanim powiedzą, że będziesz zadowolony sprawdzają co mogą obiecać.

Pytanie jak Ty robisz to w swoich projektach? Lubisz przychodzić do klienta lub do szefa i mówić mu po raz kolejny „sorry, opóźniło się. Znowu.” Wyobrażam sobie sytuację, że ktoś może nie lubić swojego przełożonego lub klienta i takie podejście sprawia mu dziką przyjemność, jednak do tej pory większość spotkanych przeze mnie osób raczej mieściła się w zakresie osób, które raczej wolą być kojarzone z rzetelną pracą a nie fuszerką.

Jak się nie załadować w mega problem?

Po pierwsze: Kontrola nad projektem – jeżeli korzystasz z harmonogramu to wiesz dużo wcześniej o tym, że coś pójdzie nie tak zanim to faktycznie się pojawi i wybuchnie klientowi w twarz.

Po drugie: Zarządzanie ryzykiem – klient nie lubi niespodzianek. Szczególnie niemiłych niespodzianek. Jest różnica pomiędzy hazardem a ryzykowaniem. Dzięki harmonogramowi w którym uwzględniasz ryzyko wiesz, czy masz szanse na zwycięstwo, czy po prostu wkurzysz drugą stronę

Po trzecie: Systematyczna komunikacja – jeżeli regularnie informujesz co się dzieje, to nawet jeżeli nieudolnie kłamiesz to dajesz klientowi szansę na zadanie pytania jak jest naprawdę ;). Jeżeli nie to komunikujesz się z nim tylko przy okazji, którą on uznaje za wtopę. Zgadnij z czym będzie Cię kojarzył.

Po czwarte (dla zaawansowanych): Zarządzanie oczekiwaniami – nie wystarczy kiwać głową jak piesek na tylnej szybie i zgadzać się na wszystko. Trzeba zadbać o to, żeby klient nie wyobrażał sobie za dużo, żeby pokazać kiedy i co może dostać, a co ważne CZEGO NIE DOSTANIE! To trudne. Konieczne jeżeli chcesz zbudować lepsze relacje. Całkowicie pomijalne, jeżeli lubisz jak ktoś patrzy na Ciebie jak na ostatnią sierotę.

Dużo łatwiej mówić o wtopach zanim one wystąpią. W 99% przypadków możesz wiedzieć o nich na tyle wcześnie, żeby nie wkurzyć klienta. Którą ścieżkę wolisz – Kontroli, czy masochizmu? Twój wybór.

Chcesz wiedzieć jak wytłumaczyć klientowi opóźnienie projektu?


Jak prawidłowo zarządzać ryzykiem?


Jak efektywnie zarządzać oczekiwaniami?

 

ZACZNIJ OD KURSU 12PYTAŃ:

ninja zapis pod odcinkiem

 

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *