Śmierć kariery czy życia rodzinnego?
Jak pracować na „krytycznych deadlinach” i wielu projektach równocześnie

Śmierć kariery czy życia rodzinnego?
Jak pracować na „krytycznych deadlinach” i wielu projektach równocześnie

deadline

Deadline is deadline. Dla niewielu branż i działów to hasło jest tak bardzo prawdziwe jak dla tych związanych z marketingiem. Wykupione media, gotowość sprzedaży do działania, święta, których przesunąć się nie da. Jeżeli coś nie wypali to firma topi sporą kasę. Jeżeli do tego dodamy konieczność nadążania za szybko zmieniającym się rynkiem i konkurencją, gdzie „speed to market” jest kluczowym czynnikiem sukcesu to mamy spore wyzwanie. Jak to zrobić?

Miałem okazję pracować z tzw. „marketingiem” (to bardzo pojemne określenie) z różnej strony.  Ze strony agencji, ze strony działów marketingu dużych firm, agencji interaktywnych i tworzeniu kampanii w małych firmach. Tak jak zawsze, teoria mówi, że zarządzanie projektami jest jedno, to praktyka mówi „ale zawsze jest ten tajemniczy składnik”.

Dziś właśnie dodajemy tajemniczy składnik marketingowy :), czyli jak połączyć „sztywne reguły zarządzania projektami” z marketingowym żywiołem od briefu do launchu :). Zapraszam do lektury artykułu kogoś, kto w temacie siedzi od dawna i do pobrania naszego poradnika z odpowiedzią na 7 wyzwań w projektach marketingowych.

 

Karina Jakóbiak-Kapusta

Zastępca Dyrektora Departamentu Komunikacji Marketingowej 

Cyfrowy Polsat S.A., Polkomtel Sp. z o.o.

Ponad 15-letnie doświadczenie w marketingu i telekomunikacji. Od 2010 r. związana z Grupą Cyfrowy Polsat, w której początkowo odpowiadała za komunikację ( ATL/BTL/Digital), zakup mediów, badania i trade marketing marek Cyfrowy Polsat i Ipla. W 2013 r. kierowała projektem odświeżenia wizerunku Cyfrowego Polsatu poprzez wprowadzenie nowej platformy komunikacji „Twój multimedialny dom”, a w 2011 r. koordynowała przeprowadzenie pierwszej na rynku polskim kampanii promującej LTE.

Od 2014 r. pracuje w Cyfrowym Polsacie i w Polkomtelu, stojąc na czele zespołów odpowiadających za strategię komunikacji, zakup mediów, social media i marketing partnerski dla marek Plus, Plush, Cyfrowy Polsat i Ipla. W 2014 r. wraz z zespołem z sukcesem wprowadziła nową markę prepaidową PLUSH oraz nową platformę komunikacyjną Grupy – smartDOM nagrodzoną w 2015 r. srebrnym EFFIE.

Wcześniej przez 9 lat pracowała w PTK Centertel/Orange – początkowo dla Idei, kreując nowe produkty i budując ich komunikację, a następnie odpowiadając za oferty prepaid i Mix. Absolwentka Szkoły Głównej Handlowej (Zarządzanie i Marketing) oraz Uniwersytetu Warszawskiego (studia podyplomowe w zakresie PR). Prywatnie mama Wiktorii i Mateusza.

a

“Jak wykorzystujesz zarządzanie projektami i myślenie projektowe zarządzając wieloma projektami marketingowymi jednocześnie?”

 

Departament komunikacji marketingowej w zasadzie nie istnieje bez innych departamentów. Jest jak piekarnia – przyjmuje zamówienie, określa na kiedy co ma być zrobione, odpowiada czy jest to realne i „produkuje” na zamówienie pod brief innych departamentów.

Naszym głównym celem jest „wyprodukowanie” jak najlepszej odpowiedzi na brief – czyli jak najlepszego spotu, materiału BTL bądź całej akcji eventowej lub social mediowej. W określeniu ”najlepsza odpowiedź na brief” ukryłam następujące znaczenia:

  • czy kampania jest zauważona w grupie docelowej,
  • czy generuje ruch w punktach sprzedaży lub na www,
  • czy jest zrozumiała i jasno klaruje benefity płynące z komunikowanej oferty,
  • czy jest o niej mowa w mediach branżowych.

To w przypadku spotu, a w przypadku materiałów BTL – mówimy o tym czy materiał jest przejrzysty, zrozumiały i taki na którym sprzedawca potrafi pracować a klient sam może ten materiał zrozumieć czytając go w domu. Odnośnie eventów – chodzi o zasięg i zainteresowanie/ilość osób które wzięły udział w akcji/chciały coś zrobić. W social mediach natomiast liczy się to czy materiał jest sharowany, jaką ma ilość wyświetleń i czy budzi zaangażowanie.

Clue naszej pracy to zdążyć ze wszystkimi zadaniami, a co najważniejsze z “odpaleniem” kampanii we wszelkich kanalach ( off-linowych i on-linowych) na ustalony wcześniej z biznesem lub sprzedażą deadline. Aby to zrobić kluczowe jest ustawienie wszelkich ogniw odpowiedzialnych za realizację – począwszy od swojego zespołu, przez agencje, podwykonawców, drukarnie, logistykę i dystrybucję. Wszystko musi chodzić jak w szwajcarskim zegarku.

 

Kilka zasad w oparciu o które od lat pracuję na „krytycznych deadlinach” i wielu projektach dziejących się równocześnie:

1. Wiedza merytoryczna

Przede wszystkim jako szef dużego zespołu odpowiedzialnego za komunikację ATL/BTL, media, social media, eventy i trade marketing, musisz mieć wiedzę merytoryczną wymaganą w każdym dziale którym zarządzasz. Tak, aby móc wejść czasami w detale, a czasami w ogólny zarys sprawy. Po drugie kluczowa jest rekrutacja kompetentnych i zaangażowanych osób. Ty jako szef powinieneś mieć wiedzę ogólną z zakresu podległego obszaru, ale twój podwładny (szef zespołu) wiedzę mocno specjalistyczną. Kluczowe, aby budować w organizacji dobry PR Twojego teamu- kompetentni ludzie , z pasja, zaangażowani, dający z siebie wszystko – to bardzo pomaga przy trudnych projektach i napiętych deadlinach.

2. Zaufani ludzie w zespole

Zbuduj sobie zespół z zaufanymi osobami, które wiedzą czego Ty wymagasz jako szef, a Ty jako szef wiesz na co każdego stać. Jestem zwolenniczką budowania bardzo bliskich relacji z direct reportami – im lepsze masz relacje, tym lepiej wybrniesz z każdej sytuacji kryzysowej. Szczerze porozmawiasz o każdym problemie ( których jest wiele przy krótkich deadlinach) i rozładujesz napięcie, gdy sytuacja jest trudna. Atmosfera w zespole i zaufanie są kluczowe, aby działać w permanentnym stresie i z ciągłymi wymaganiami od innych zespołów. Sukces i powodzenie to przede wszystkim dobór ludzi – im bardziej są oni do nas podobni, mają podobne wartości i podejście do pracy tym łatwiej zrealizować to co często niemożliwe.

3. Działaj w oparciu o harmonogram i milestones

Od lat praktykuję zasadę regularnych statusów ze swoimi direct reportami. Rozmawiamy o każdym prowadzonym projekcie – na jakim jest etapie, co się wydarzyło, jakie są ewentualne trudności  i co przed nami. Statusy mamy co tydzień, a jak projekt jest mega trudny to i co dwa dni.

4. Mów otwarcie o problemach

Kolejna zasada – mów o każdym problemie/fuck upie który się wydarzył. Nigdy nie zamiataj problemów pod dywan, bo trupy zawsze wypadną z szafy, a wtedy szanse na poprawienie lub wyjście z trudności są mniejsze a PR  dużo gorszy.

5. Ufaj i kontroluj

To kolejna zasada. Przy wielu projektach kluczowa jest umiejętność delegowania zadań, ale nigdy nie zostawiaj tego tylko i wyłącznie w rękach Twoich ludzi. Trzeba sprawdzać i kontrolować, wtedy masz gwarancję, że będzie tak jak chce organizacja i na czas. Te zasadę warto wdrożyć od najniższego szczebla.

6. Budżet

Projekt zakończony z sukcesem to nie projekt, na który wydasz cały budżet ale projekt w ramach którego skrzętnie liczysz każdą złotówkę. Często bazowy kosztorys, który dostajesz od podwykonawców można zbić o nawet 15%. Clue to wiedza jaką masz Ty lub Twoi podwładni o projekcie i jego składowych tak, aby móc zbijać kosztorysy i negocjować w oparciu o argumenty. Nigdy nie akceptuję kosztorysów, które przychodzą do nas jako pierwsze, wiadomo, że zawsze założona jest „poduszka”. Oszczędności przydadzą się na projekty, które na pewno wpadną – bo im więcej i lepiej robisz tym więcej nowych projektów dostajesz. Podobnie jest u mnie jak deleguję pracę swoim podwładnym – im bardziej osoba jest obrotna, zaangażowana, pracowita tym więcej projektów ode mnie dostanie i wiem, że je zrealizuje. Już po pierwszych paru projektach wspólnie zrobionych wiem z kim chcę pracować, a z kim już nie za bardzo – i dana osoba wymaga odpowiedniego coachingu.

7. Nie zacietrzewiaj się w swoich poglądach i podejściu do tematu

W dużych korporacjach kluczowi są twoi sojusznicy z innych departamentów, którzy Cię poprą przy ważnych projektach, pomogą w trudnych sprawach i poratują, gdy taka pomoc będzie potrzebna.  Zatem relacje pozwalają przetrwać i odnaleźć się w gąszczu spraw i problemów. Aby je budować trzeba słuchać, rozmawiać i pytać, ale tez czasami przyjąć zdanie lub stanowisko innych. Nie warto z uporem maniaka forsować swojego zdania, jeżeli ogół jest przeciwny, nie warto wymuszać tylko i wyłącznie swojego pomysłu. Nigdy w długim okresie czasu nie przyswoi nam to zwolenników, a wręcz zrujnuje wszystko co mogliśmy zbudować. Sztuka kompromisu, budowania na wzajemnym zrozumieniu jest kluczowa. Warto często wdrażać rozwiązania wypracowanie wspólnie, zaakceptowane przez kluczowe osoby a nie wypływać na bezkresy oceanu samotnie, jedynie ze swoim słusznym podejściem.

8. Zaangażowanie i odpowiedzialność

Bez tego nie zrealizujesz żadnego projektu albo zrobisz go na “odwal się…”, ale wtedy zero uznania w oczach przełożonych i wśród osób z innych departamentów. Zatem jeśli ktoś chce z sukcesem realizować powierzone zadania, wyrabiać się na ostrych zakrętach podstawa to zaangażowanie i odpowiedzialność za działkę, która zawiadujesz. Tego ucz swoich podwładnych. Szef, który ma sukcesy podobnego stylu pracy i wartości powinien uczyć swoich najlepszych uczniów. W każdym zespole są perełki, wystarczy je dostrzec budując relacje i często rozmawiając, a następnie doceniając poprzez delegowanie coraz trudniejszych i aspiracyjnych działań.

Z zarządzania projektami korzystam trochę intuicyjnie, miałam i mam świetnych szefów, którzy mi pokazali, że  nie da się rosnąć w organizacji i odpowiadać za strategiczne projekty bez wszystkich tych kwestii, które opisałam powyżej.

Aby osiągnąć sukces w zarządzaniu projektami marketingowymi kluczowe są dwie rzeczy:

  • Ludzie, których masz w zespole
  • Wartości w oparciu o które pracujesz Ty i Twój team. Na przykład to, że nie uznajesz opóźnień, chowania trupów do szafy czy braku zaangażowania. Twoi direct reporci  muszą wiedzieć co dla Ciebie jako szefa jest ważne

Oprócz tego niezwykle ważne są harmonogram, delegowanie i kontrolowanie, sztuka kompromisów oraz Twoje wsparcie, gdy podwładni tego potrzebują.

 

 

7 wyzwań w projektach marketingowych.

Poradnik Zarządzania Projektami w Marketingu

POBIERZ PORADNIK

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *