7 sekretów skutecznego zarządzania czasem dla managerów

7 sekretów skutecznego zarządzania czasem dla managerów

nin

To są tak tajne sekrety, że będę musiał Cię znaleźć i wymazać Ci wszystko z pamięci jak tylko przeczytasz ten artykuł. Chociaż wróć. Wcale nie muszę tego robić. Sam to sobie zrobisz ;). Dlaczego? Przekonasz się, gdy zaczniesz czytać 😉

Co takiego robią Ci, którzy osiągają sukcesy w pracy i mają czas na życie prywatne.

1. Mają świadomość tego w ile projektów są zaangażowani sami oraz z zespołem

Do pewnego momentu możesz brać na klatę wszystko  co spada Ci z góry. Ale w pewnym momencie okaże się,  że to co wpada to więcej niż możesz zrobić. To często zaskoczenie. Dla tych, którzy mają poukładaną listę projektów na poszczególnych etapach, wraz z ich statusem i uzasadnieniem biznesowym to nie problem. Dlaczego? Bo są w stanie podjąć decyzje strategicznie, jakie projekty przesunąć, zatrzymać i nadać im priorytet. Jakie projekty robi Twój zespół?

2. Wiedzą ile czasu zajmuje im obsługa bieżącej pracy

Większość pracy to tzw. bieżączka. I tak ma być! Bo pieniądze zarabia się wykonując powtarzalne czynności a nie robiąc wynalazki cały czas (te kosztują!). Problemem jest to, że czasem trzeba coś zmienić, albo wprowadzić coś nowego. I co wtedy? Jak dużo możemy zrobić bez narażania naszego bazowego biznesu? Odpowiedź wcale nie musi brzmieć „zrobimy on the top of current responsibilities” ;), czyli „Jakoś upchniemy i nikt się nie zorientuje. Kiedy miałeś czas na to, żeby spojrzeć z boku i ocenić ile czasu zajmuje niezbędna praca i ile czasu zostaje na projekty?

3. Szanują swój kalendarz i zarządzają nim

Praca dziwnie się układa falami. Nic się nie dzieje, nagle wpada dużo i ucieka. Znajome? Skąd się to bierze? Po prostu efekt przychodzi z opóźnieniem :). W grudniu planujesz projekt, w styczniu przygotowujesz prezentacje sprzedażowe, w marcu je robisz, w kwietniu klienci chcą na już :). Kalendarz można zaplanować sobie z wyprzedzeniem kilku tygodni, a nawet miesięcy. I pilnować co do niego można wstawić a co nie. Wystarczy myśleć w czterech wymiarach (co się stanie w przyszłości w związku z moim działaniem dzisiaj). Jaka praca wynika w przyszłości z Twoich działań dzisiaj?

4. Nie zadłużają się czasowo ponad to, co mogą spłacić

Pisałem już o tym (Cywilizacja zegarka), że jesteśmy zadłużeni czasowo. Gdybyśmy wzięli urlop dzisiaj i nie przyjmowali dodatkowej pracy to spokojnie cały urlop będziemy nadrabiać zaległości. Skąd się to bierze? Z punktów powyżej – zgadzania się na wszystko bez pojęcia na co można się zgodzić. To trudno do zaakceptowania, gdy się ma jakieś ambicje, ale są momenty, gdy jesteś w stanie zrobić mniej niż wszystko. Naprawdę :). Czy już się z tym pogodziłeś?

5. Traktują planowanie jak inwestycję czasu

Czas można inwestować, naprawdę. Gdy przewidzisz kilka fuck-up’ów to oszczędzisz go bardzo dużo, bo zapobieganie kosztuje najczęściej ułamek tego, co ratowanie się z katastrofy. To, że planować trzeba umieć, a co więcej zaplanować sobie planowanie to ta niewygodna prawda. Niektórzy tego nie potrafią naturalnie i potrzebują się tego nauczyć. To nie jest naturalna umiejętność zapisana w genach i instynkcie. Natura dobrze widziała, że jak nie zaszyje nam w instynkcie konieczności rozmnażania i nie doda do tego przyjemności to ludzkość wyginie. Dlaczego? „Nie chce mi się dzisiaj rozmnażać, nie mam na to czasu!”, taki byłby scenariusz ;). Kiedy ostatnio planowałeś swój rok, kwartał, miesiąc?

6. Potrafią gasić pożary, ale przede wszystkim im zapobiegają

Walka na pierwszej linii jest chlubna. Tylko wysyłanie tam generałów to głupota. Dlaczego? Bo, nie każdy potrafi myśleć strategicznie, to naprawdę potrafi wąskie grono! Natomiast wiele zadań fizycznych do wykonania da się opisać i zdelegować szerokiej grupie ludzi. Fajnie, gdy potrafisz sam ogarnąć chaos. Tylko Twoje zadanie jako managera to do niego nie dopuszczać! Między innymi przez planowanie, bo to część Twojej akurat roboty. Ile czasu poświęcasz na barykadzie a ile w sztabie?

7. Mają odwagę zabić gdy to konieczne

Z zimną krwią. Trzeba umieć pokazać determinację i siłę. Żaden projekt nie powinien czuć się bezpiecznie ;). Gdy już nie wyrabiasz na maksa to z ciężkim sercem pozbywasz się ciężaru. Z jakiegoś powodu projekty mogą już być bez sensu. Zabijaj bez litości bo 80% z tego co robisz i tak nie przynosi efektu! Zadanie to szybko i często ciąć rzeczy zbędne, żeby skupić się na tym co najistotniejsze! I tak codziennie. Kiedy ostatnio zabiłeś oficjalnie projekt lub proces, który był bez sensu? Ile masz takich, które meczą?

I to tyle. Powodzenia 🙂

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

2 Comments

  1. Wojtek pisze:

    Jak zawsze celnie i z humorem!
    Potwierdzam ze nie tylko w zarzadzaniu projektami ale i codziennym zarzadzaniu operacyjnym wazna wazna jest swiadomosc jakie zadania sie aktualnie obsluguje i jakie maja priorytety zeby szybko dalo sie ucinac te dajace najnizsze value.

    • @Wojtek: dziękuję. Masz absolutną rację – zasady w PM i operacjach są bardzo podobne wbrew pozorom :). Bo Zarządzanie Projektami to proces :). Ale to już dyskusja filozofów ;). W skrócie – warto mieć czas na myślenie o tym w jakim się jest procesie, żeby ładować taczki rozsądnie 😀

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *