Jak uwolnić się od zmory bezsensownych spotkań?

Jak uwolnić się od zmory bezsensownych spotkań?

sez3odc3

Nadać im sens. Proste, nie? 😉 A jak to zrobić. Po wojskowemu – najpierw oceń sytuację, później określ priorytety i działaj. Krótka historia o tym jak każdy w zespole może wykroić sobie 3 godziny tygodniowo (to pół dnia!!!) na pracę zamiast spotkań statusowych.

Ocena sytuacji – Co jest nie tak ze spotkaniami?

Najpierw trudna do przełknięcia piguła. To nie ze spotkaniami jest problem, tylko z ludźmi, którzy je organizują i w nich uczestniczą. Nauczyliśmy się nie protestować tylko zaakceptowaliśmy, że „spotkania to zmora i takie po prostu muszą być, beznadziejne”. Chciałbym dosadnie tu coś napisać, ale nie wypada, więc złagodzę – Bzdura! Nie muszą! I można to łatwo zmienić.

Jest kilka obiektywnych czynników, które w większości wypadków powodują problem i nie zamierzam z nimi dyskutować. Jeżeli się je zaakceptuje jest łatwiej i zamiast czekać na zmianę niemożliwego, możesz zabrać się do zmiany.

Czy tak jest u Ciebie?

  • Jesteś zarobiony ponad miarę – dla większości ambitnych ludzi praca nie mieści się w kalendarzu. Zawsze jest więcej na liście do zrobienia niż czasu na jego zrobienie
  • Masz na głowie dużo więcej tematów niż da się jakościowo ogarnąć – żonglujesz nimi, żeby nie spadły na podłogę, ale często reagujesz bo nie ma czasu na planowanie
  • Spotkania są organizowane na równą godzinę – bo taki jest standardowy slot w kalendarzu (jest niby na 30 minut, ale wiadomo, że się nie wyrobimy to zapraszamy na godzinę)
  • Spotkania statusowe to zmarnowany czas – kilkanaście osób siedzi razem, zaraz na starcie pojawia się problem, którym są zainteresowane tylko 2 osoby z grupy, a reszta się nudzi
  • Na spotkaniach nadrabiasz pracę – bo musisz odsiedzieć, tematy są luźno z Tobą związane, więc przynajmniej „multi-taskując” dasz radę coś zrobić
  • Nie opłaca się przychodzić na czas – bo i tak się ludzie spóźnią, bo mają inne spotkanie na styk, więc przychodząc o czasie zmarnujesz swój czas

Jeżeli nie masz tych problemów to możesz sobie pogratulować :). Naprawdę, szczere gratulacje, bo masz czas na pracę :). Jeżeli się odnajdujesz to czytaj dalej, bo powiem Ci jak zacząć to zmieniać.image1gd

Krok 1 – Nie zmieniaj tego, czego zmienić nie możesz

Nie da się stworzyć idealnego świata! Zawsze będą istniały słabsze i lepsze spotkania. Zawsze coś będzie nie tak. Ale…. można spróbować trochę poprawić to co się dzieje. Dla radykałów, którzy uznają moje rady za niewystarczające – I don’t care! Wierzę w metodę małych kroków, a nie rewolucję. Jak ktoś ma czas na robienie rewolucji to nie ma problemu ze spotkaniami.

Krok 2 – Zacznij od małych zmian, od Twoich spotkań

Bądź częścią rozwiązania a nie problemu. Nie przekonasz z dnia na dzień każdego wokół, żeby się zmienił, ale możesz zacząć od swoich spotkań, tych, które Ty organizujesz.

Krok 3 – Rób z sensem

O co chodzi w spotkaniach? Skąd się one wzięły? Ano służą one temu, że jak ludzie zbiorą się razem to łatwiej jest im się komunikować. Dlaczego? Bo są na miejscu, mogą się widzieć, mogą od razu rozwiązać wszelakie niedopowiedzenia. Po prostu jest lepiej. Albo było lepiej. Dlaczego nie jest?

  • Kiedyś nie było smartfonów – nikt nie bawił się słuchawką i tarczą od aparatu, bo nic ciekawego tam nie było
  • Kiedyś nie było laptopów – trudniej było zabrać ze sobą maszynę do pisania i pisać swoje rzeczy udając, że się robi notatki ze spotkania 😉

Pewne problemy były zapewne od zawsze – znalezienie miejsca na spotkanie, wygonienie z niego tych, którzy się tam wbili bez rezerwowania. Takie tam ;). Nie będę tutaj robił dokładnej historycznej analizy zmiany zachowań na spotkaniach na przestrzeni wieków. I don’t care! Jest jak jest, radźmy sobie.

Sens 1 – Załóż, że ludzie nie mają czasu

Przypomnij cel spotkania, przekaż najważniejsze informacje. Przypomnij o zasadach. Nawalanie na ludzi „znowu się nie przygotowaliście” nie a sensu. Jeszcze mniejszy ma „wszyscy się spóźniacie” do ludzi, którzy się pojawili. To nie ta grupa docelowa ;).

Sens 2 – Cel spotkania – Z czym chcemy wyjść?

Każdy wie, że spotkanie powinno mieć cel. Ale okazuje się, że to wcale niełatwo zdefiniować ten cel. Poza tym prawie zawsze wychodzi, że cel to „omówić, ustalić, przeanalizować, ocenić” i to część problemu. Jak cel jest opisany jako czasownik to możesz to spotkanie olać. Bo cel sam w sobie to będzie przepalanie czasu.

Jak ustalić cel spotkania? Ustal Z CZYM CHCESZ Z NIEGO WYJŚĆ?

  • Z listą zadań, osób odpowiedzialnych i terminów
  • Checklistą działań do wykonania
  • Decyzją, którą z opcji działań wybierzemy
  • Listą plusów i minusów rekomendacji
  • ….

Jak sobie wyobrazisz wcześniej czym ma zakończyć się spotkanie i inni będą to wiedzieć to, tak jakby, szanse na otrzymanie tego masz większe

Sens 3– Budzik – czyli jak pilnować siebie

Grupa ludzi na spotkaniu jest najlepszą maszyną do przepalenia każdej ilości czasu. Jeżeli nie ma ustalonego procesu działania. Co ciekawe po pewnym czasie okazuje się, że rozwiązuje całkiem inny problem niż ten wyjściowy. A nie ma na tyle dużo osób, żeby jedna z nich zajmowała się pilnowaniem, czy idziemy w dobrą stronę (powinien być, ale nie ma). Jak sobie poradzić?

Tutaj smartfony są błogosławieństwem! Nastaw budzik na 5 minut i działaj. Jak zadzwoni to zadaj pytania:

  • Czy nadal rozwiązujemy właściwy problem?
  • Czy już go rozwiązaliśmy?

Bardzo łatwo domyślić się jak działać w każdym przypadku :).

Jeżeli rozwiązujesz nie ten problem to wróć do problemu.

Jeżeli go nie rozwiązaliście to ustalcie sobie dodatkowe 5 minut.

Jeżeli go rozwiązaliście to podsumujcie i do domu 🙂

Sens 4 – Parking tematów – nauka z medytacji

Jeżeli próbowałaś kiedyś medytacji to wiesz, o czym mówię. Jeżeli nie, to spróbuj. Naprawdę warto. W medytacji chodzi o to, żeby kontrolować myśli. W medytacji oddechów liczysz swoje oddechy od 1 do 4. A później od nowa. Niby proste, ale okazuje się, że od razu prawie zaczynają się pojawiać myśli, których być tam nie miało. „A jutro mam spotkanie”, „Trzeba kupić lodówkę”, „5,6,7,8. Zaraz, zaraz, do ilu miałem liczyć?” ;). Tak po prostu działa mózg. A wiele ich na raz na spotkaniu zwiększa zamęt.

W medytacji chodzi o to, żeby łagodnie sprowadzić myśli tam, gdzie chcesz. Podobnie na spotkaniu.

Rozwiązanie? Ważny temat, zapiszmy go na parking, wrócimy do niego. Warto zapisać go, żeby było widać, bo wtedy człowiek nie będzie miał obawy, że temat zniknie. To ważne

Sens 5  – Jeżeli nie ulepszasz ciszy to milcz

Punktuj za siedzenie cicho :). Nie wiadomo dlaczego uważamy, że jak ktoś dał nam godzinę to musimy ją wypełnić gadaniem. Nieważne, czy mamy coś sensownego do powiedzenia, czy nie. Zobacz dyskusje na Fejsbuku :). Ludzie nie czytają komentarzy powyżej :). Śmiem twierdzić, że na spotkaniu się nie słuchają. Zaraz na początku powiedz, że spotkanie wygrywa osoba, która najmniej się będzie odzywać. Na koniec nagródź zwycięzcę brawami :). Budujmy właściwe nawyki.

Poważnie – zaraz na starcie powiedz, że robicie na akord i nie masz za złe nikomu, kto się nie odezwie, bo uznał, że nie ma o czym gadać. Jest ok.

Sens 6 – Podsumuj – miej plan

Plan = Co, Kto, Kiedy

Jeżeli nie masz tego na koniec to nie było spotkania. Jeżeli notujesz na bieżąco to plan „sam się zrobił”. Jeżeli nie notujesz to podsumuj prosto – co, kto, kiedy. I już. Umów się, że mail wystarczy, nie musisz robić prezentacji na milion slajdów z dedykowaną grafiką.

I tyle.

Proste 6 sensów na spotkanie

  1. Załóż, że ludzie nie mają czasu i przypomnij cele i sposób pracy
  2. Z czym chcesz wyjść?
  3. Ustaw budzik na 5 minut
  4. Wszystkie nowe tematy zapisz na widocznym Parkingu
  5. Doceniaj nicniewmówienie
  6. Podsumuj – Co, Kto, Kiedy

Co Ty na to? Ma sens?NAPISZ DO MNIE

 

 

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *