Co zrobić, gdy projekty utykają a szef się wkurza?

Co zrobić, gdy projekty utykają a szef się wkurza?

Co zrobić, gdy projekty utykają a szef się wkurza?

Całe życie człowiek się uczy. Szczególnie zaskakującym jest  to, że niby oczywiste dla wszystkich narzędzia okazują się odkryciem :). To na przykład moja historia, gdy okazało się, że harmonogram to zbyt zaawansowane narzędzie dla niektórych firm, bo trzeba zacząć od czegoś prostszego. Bo bez kalendarza ani rusz :D.

„Oto mam dla was objawienie”

Tak sobie pomyślałem, gdy zaczęliśmy pracę nad projektami i harmonogramami. Wszystko pięknie i ładnie. Każdy wie co ma robić i kiedy, jakie są zależności pomiędzy zadaniami. Ile trwają. Jest moc. Po prostu jest moc :). Uwielbiam harmonogram w formie A3. Analogowo na kartce można wypracować cuda (wbrew wszystkim twierdzącym, że harmonogramy nie działają). Później przekładamy w formę elektroniczną i powinno się dziać.

Zdzwaniamy się tydzień później na sesji follow-up i… praca porusza się do przodu, rzeczy się dzieją, ale harmonogram tak jakby się nie adoptuje. „Fajne narzędzie, fajne” słyszę, ale czuję, że to tak bez przekonania. Kolejne follow-up w kolejnych tygodniach, projekty zakończone jak zaplanowane. Chociaż nie daje mi spokoju to, że te harmonogramy nie zyskały entuzjazmu na jaki wg. mnie zasługują.Podsumowujemy wszystko i odkrycie.

„Harmonogramy są super, ale na razie wystarczy kalendarz”

Jako osoba, która pracuje z terminarzem od studiów, a ze współdzielonymi kalendarzami prawie 20 lat niektóre rzeczy są momentami dla mnie niewidoczne. Chociaż widziałem, że na spotkaniu każdy pracował z analogowym kalendarzem i zwracałem uwagę na to, że będzie im trudno ustawić sobie chociażby wspólne spotkania dla rozwiązywania problemów to nie przykładałem do tego aż takiej wagi. „Przecież to oczywiste”.

Okazało się, że tak nie jest. Dla mnie to była mega lekcja tego, że z projektami można jeszcze prościej :). Nie ma co się spinać na to, żeby wszyscy robili wszystko od początku. Wdrażali wszystkie narzędzia. Zrozumienie idei + pierwsze proste narzędzie i nawyk naprawdę potrafi wywindować fajny zespół bardzo do przodu. Aż dojrzeje z używaniem kalendarza do tego, że harmonogram pomoże wycisnąć jeszcze więcej.

Dlaczego to w ogóle był problem?

Ano problem był bardzo często spotykany. Szef chciał wszystko na wczoraj. A sam często mieszał w trakcie tego dostarczania :). Tak często przytrafia się osobom, które wiedzą czego chcą, ale chcą to mieć natychmiast. Takim, które mają wizję, ale nie mają czasu jej za bardzo sprzedać do zespołu. Co więcej, są to osoby, które mają za sobą konkretne sukcesy i przez to innym trudniej je przekonać do zmiany zdania.

Taka sytuacja, którą mieliśmy się zająć „Praca nam utyka, projekty nie idą tak szybko jak powinny. Podobno się na tym znasz. Zrób coś, żeby tak nie było :)”. Standard. Problem najczęściej pojawia się na tłumaczeniu wizji na strategię, tej z kolei na projekty. A później realizacji projektów.

Co ciekawe zespół zdawał sobie sprawę, że coś jest nie tak, tylko nauczyli się nie dyskutować z szefem, bo to kończyło się wymianą opinii na zasadzie „wchodzisz do gabinetu ze swoją opinią, wychodzisz z szefa” ;). To może być zabawne, gdy stoi się z boku. Gorzej, gdy jesteś w środku, gdzie ani jedna ani druga strona nie widzi jak to rozwiązać.

Ponieważ to złożony temat to łatwo strzelić sobie w kolano, gdy się tego nie poukłada. Dlatego ustaliliśmy priorytetowe projekty, odpowiednio rozpoczęliśmy wg. 12 pytań KISS PM™  oczywiście. Będę to powtarzał zawsze – cokolwiek robisz, zacznij od 12 pytań. Dlaczego? Bo to daje mega platformę do komunikacji i współpracy w projekcie! A tego najczęściej brakuje – każdy sobie coś wyobraża, a wychodzi to, co akurat wyjdzie, a nie to co chcielibyśmy, żeby wyszło.

Później nastąpiła historia z harmonogramami, którą znacie i od której wprowadziliśmy jeszcze prostsze podejście :).

Praktyczne wnioski

  1. Nie można wyprzedzać narzędziami poziomu na którym jesteś
  2. Podobnie z metodami – bez podstaw chodzenia nie będziesz biegać
  3. Podstaw nie przeskoczysz – jeżeli nie panujesz nad swoim czasem to nie zapanujesz nad projektem
  4. Wszystkiego da się nauczyć – jeżeli wiesz co robisz, a nie biegniesz za modą

A najważniejszy z ważnych! – Nie obiecuj, że coś zrobisz, zanim nie sprawdzisz w kalendarzu czy Cię na to czasowo stać!

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *