Planowanie – dlaczego większość ludzi robi to źle

Planowanie – dlaczego większość ludzi robi to źle

Planowanie

„Musimy mieć plan”, „dobrze to zaplanujmy”, „robimy plan i działamy”. Takie teksty i pokrewne krążą wokół bardzo często. I niby każdy wie, że trzeba mieć plan. Biznesplan. Plan działania. Plan rozwoju. Plan projektu. Plan na życie. I co z tego? Jeżeli większość robi to po prostu źle? Niby skąd ma robić to dobrze, gdy nigdy nie widzieli dobrego planu? A nawet jeżeli go zobaczyli to nie widzieli najważniejszego, tego co przesądza o tym, że to dobry plan. I próbują kopiować, ale nie wychodzi i dochodzą do wniosku, że „planowanie jest bez sensu”. Nie jest. Tylko nie można tego robić od d…rugiej strony.

„Wypełnij proszę te formularze”

Wybaczcie, ale krew mnie zalewa, gdy to słyszę. Odkąd zrozumiałem, że tak często wdraża się zarządzanie projektami, albo w ogóle usystematyzowane myślenie w organizacjach. Od formularzy! I ludzie wypełniają je tak jak potrafią. Jeżeli tak się podchodzi u Ciebie w firmie do planowania to pobierz sobie uniwersalną kartę projektu [tutaj] i masz z głowy. Wystarczy, że zmienisz nazwę projektu. Po co robić plan, który z założenia jest totalnie bez sensu! To nie tak!

Plan jest niczym. Planowanie jest wszystkim.

To zdanie powyżej jest bardzo ważne. Bo w nim kryje się esencja tego, o co chodzi. Sam plan jest wynikiem procesu planowania. Tak wiem, brzmi strasznie :). Czym jest proces planowania? To przejście w wyobraźni drogi od problemu który jest dzisiaj do rozwiązania, którego oczekujemy. To uświadomienie sobie co nas boli, określenie gdzie chcemy dojść i sprawdzenie kilku sposób dojścia do celu. Zanim w ogóle wyruszymy w podróż!

Tu nie chodzi o gdybanie i zastanawianie się w nieskończoność dlaczego nie jesteś gotowy. To decydowanie, że „tak robimy”. I wyobrażenie sobie konsekwencji. Co się stanie, gdy zaczniemy tak działać, czy rozwiązanie będzie dobre? Czy nasz sposób pracy będzie ok? Czy nie strzelamy sobie w kolano. Zawsze 3 alternatywne ścieżki w wyobraźni będą tańsze niż jedna, naprawdę.

Tu nie chodzi o to, żeby jak najszybciej zapisać co mamy zrobić i zacząć działać! Tu chodzi o sprawdzenie, czy nasz cały obrazek ma sens teraz i będzie miał sens w trakcie pracy. Chodzi o sprawdzenie, czy w ogóle warto brać się za robotę!

Mierz dwa razy, tnij raz

Dawno temu tak zostałem nauczony. Warto się zastanowić 2 razy zanim się coś zrobi. Później niestety uwierzyłem, że ważniejsze jest robienie do przodu, a później się poprawi (czasem stosuję tę taktykę, ale coraz rzadziej, bo potrafię sobie więcej rzeczy wyobrazić). Okazuje się, że działa to, czego nauczyłem się w domu – myśl, a dopiero później działaj. Do tego trzeba dojrzeć.

Codziennie mam przykłady, że to ma sens. Rzucamy pomysł projektu i z zespołem go „obgadujemy”. Zastanawiamy się jak to zrobić, czy tak robione będzie łatwe w utrzymaniu, czy będziemy mogli to skalować, czy się przy tym nie zajedziemy, czy da się to wykorzystać dalej. Po pierwszym pomyśle dajemy sobie przerwę, żeby krytycznie spojrzeć na to raz jeszcze. I przegadać jeszcze raz, czy w naszym myśleniu nie ma luk. Okazuje się, że znajdujemy kolejne. I tak dalej, i tak dalej. Sednem jest uproszczenie tego co masz zrobić do niezbędnego, potrzebnego minimum! Oszczędności niesamowite.

Jak myśleć?

Ma znaczenie to co wkładasz w plan. U nas to zestaw wielu technik, ale zawsze ramę nadaje PM House i 12 pytań KISS PM ™. I nie tylko u nas :). To po prostu działa, bo dzięki temu masz konkretny plan. Do tego dochodzi trochę technik i narzędzi, dzięki którym można sobie wyobrazić lepiej pewne etapy, albo przyjrzeć się bliżej niektórym elementom planu. Prawie zawsze jest to prototyp. Bo na niczym innym nie nauczysz się tyle co na szybkiej próbie. Tylko to ważne, że zakładamy, że to jest ćwiczenie, które ma nam dostarczyć  wiedzę, a niekoniecznie ostateczny rezultat. Dopiero jak się poznęcamy nad prototypem działamy dalej. Ten prototyp może być całkiem wirtualny – gdzie wyobrażasz sobie jak i co robisz. I opowiadasz o tym. Jak po twarzach wokół widać zwątpienie to znaczy, że trzeba coś zmienić :).

Co wziąć dla siebie z dzisiejszego odcinka:

  1. Plan jest niczym. Planowanie jest kluczem.
  2. Planowanie oznacza rozmowę i wspólne omawianie drogi do celu
  3. Gadajcie tak długo aż wszyscy będą widzieć wspólną drogę
  4. Jeżeli czegoś nie wiecie – zróbcie prototyp/rekonesans, żeby się dowiedzieć i wrócić do zespołu z nową wiedzą
  5. Korzystajcie ze struktury planowania, np. 12 pytań, czy Business Model Canvas, żeby wiedzieć co ma uwzględniać plan
  6. Jeżeli plan budzi w was negatywne napięcie – powiedzcie o tym, bo to oznacza, że jest w nim zaszyte na starcie spore ryzyko (że się z niego wypiszecie)
  7. Bawcie się tym. Planowanie to gra wyobraźni, to kształtowanie rzeczywistości, to podróż w marzenia, nawet jeżeli to takie przyziemne biznesowe. Dlaczego się tym nie bawić.
  8. Nie spieszcie się. Planowanie to proces twórczy, dajcie sobie na niego przestrzeń. To nie znaczy, że nie ma się ograniczyć w pewnym oknie czasowy. W trakcie planowania odetnijcie presję z zewnątrz, ale pamiętajcie o celu
  9. Praktykuj za każdym razem. Dzięki temu będziesz w tym coraz lepszy

Powodzenia!

I pamiętaj, cokolwiek robisz, zawsze zaczynaj od 12 pytań!

MK

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *