Kiedy nadchodzi właściwy czas dla firmy, żeby zacząć korzystać z zarządzania projektami? Może zarządzanie projektami nadaje się tylko dla dużych korporacji, a dla przedsiębiorstw z sektora MSP nic dobrego nie może wyniknąć z zastosowania metodyk i standardów zarządzania projektami? W końcu to biurokracja, a małe przedsiębiorstwa nie mogą sobie pozwolić na spętanie się skomplikowanymi procedurami. Czy na pewno?

Zarządzaniem projektami na różnych poziomach dla różnych zespołów zajmuję się od lat. I bardzo często spotykam się z postrzeganiem tej dziedziny jako utrudnienia pracy dla specjalistów, którzy wykonują swoją pracę,a kierownik projektu tylko im przeszkadza. Za każdym razem gdy spotkam się z taką sytuacją zastanawiam się nad tym ile energii i pieniędzy firmy tracą na co dzień podchodząc w ten sposób do tematu. Przecież na co dzień realizowane są kolejne przedsięwzięcia wewnątrz organizacji. Firmy istnieją tylko dzięki temu,że potrafią wykorzystywać swoje zasoby i dostarczać rynkowi to, czego on potrzebuje. Statystyki pokazuję, że 80% z nich można realizować taniej,szybciej, przy mniejszym stresie.

Co jest do tego potrzebne? Lekka zmiana perspektywy. Projekt to nie tony dokumentów. Projekt to współpraca pomiędzy ludźmi. Zarządzanie projektami to nie jeden słuszny sposób realizacji wszystkich przedsięwzięć.Zarządzanie projektami to dostosowanie standardów i najlepszych praktyk do potrzeb firmy. Prawdy tak bardzo oczywiste, że tak często pomijane. Wiele firm nie podejmuje się nawet drobnej inwestycji w tym kierunku obawiając się, że będzie to długotrwały i kosztowny proces.

Tak naprawdę większość projektów na świecie to stosunkowo małe projekty realizowane przez niewielkie grupy ludzi, którzy potrzebują podstawowych narzędzi do tego, żeby znacząco zwiększyć swoją efektywność, a tym samym dostarczać większą wartość dla swojej firmy. W wielu wypadkach zamiast wysyłać pojedynczych pracowników na szkolenia otwarte dużo bardziej opłaca się zainwestować w zamknięte warsztaty, które bardzo szybko określą, co warto usprawnić oraz jakich narzędzi firma potrzebuje. Dzięki współpracy doświadczonego w zakresie zarządzania projektami specjalisty z ludźmi realizującymi swoje zadania na co dzień możliwe jest wypracowanie praktycznych rozwiązań, które można wdrożyć w życie tuż po zakończeniu warsztatu! To nieprawda, że na efekty z takiej inwestycji trzeba długo czekać, mogą pojawić się prawie natychmiast.

Co skłania najczęściej firmy do wdrożenia „procesu zarządzania projektami”? Potrzeba kontroli. Przedsiębiorstwo rozrasta się w taki sposób, że trzeba znaleźć jakiś sposób na raportowanie i gromadzenie informacji z poszczególnych działów firmy. Wtedy po pozorem zarządzania projektami narzuca się na pracowników konieczność tworzenia okresowych raportów. Piszę „pod pozorem”, bo zapomina się o wyposażeniu ludzi, a także często zarządów w narzędzia, które pozwolą na zwiększenie efektywności i uzyskanie jakichkolwiek realnych korzyści. W takiej sytuacji na zarządzanie projektami narzekają wszyscy: pracownicy, bo dorzucono im więcej pracy, która nie przynosi korzyści oraz kierownictwo bo nie widzą, żeby projekty były realizowane szybciej i taniej.

Właściwym podejściem jest skoncentrowanie się na podstawach,czyli zadanie sobie pytania jak efektywnie skorzystać z zasobów, którymi już dysponujemy. Ludzie realizujący na co dzień swoje zadania dysponują ogromną wiedzą, doświadczeniem i pomysłami w obszarze swojej specjalizacji. To czego im brakuje to wiedza lub umiejętności efektywnego organizowania procesów i  zarządzania nimi. Te umiejętności można pozyskać na zewnątrz, wypracować wspólnie efektywny proces dopasowany do organizacji,bazujący na najlepszych praktykach zarządzania projektami, a jednocześnie, co najważniejsze, osadzony w rzeczywistości firmy. Kolejna księgą mądrości,których nikt nie stosuje naprawdę nie jest nikomu potrzebna. Potrzebne są praktyczne zasady, które działają.

Próba uporządkowania zarządzania projektami w firmie zazwyczaj obnaża słabość wielu innych procesów, takich jak kontrola kosztów,procedury zakupów, przepływu informacji w firmie. Trzeba się na to przygotować,bo tak naprawdę jest to pozytywny proces. Zamiast wydawać pieniądze na audyt można uzyskać tę samą informację od ludzi, którym i tak płaci się pensje.Wystarczy ich posłuchać, zebrać zdobyte informacje i małymi krokami wprowadzać usprawnienia. To prawda, że lubimy słyszeć o sobie tylko dobre rzeczy, a o firmie, której poświęciliśmy znaczną część swojego życia tym bardziej. Można powiedzieć, że takie działania są tylko dla odważnych. Z drugiej strony wielkiej odwagi wymaga jeżdżenie samochodem bez lusterek i z zaklejonymi wszelakimi kontrolkami. Samopoczucie kierowcy może być lepsze, bo nie psuje mu humoru brak paliwa, czy oleju. Ale ignorowanie problemów nie powoduje, że znikają. Jak w takim razie zacząć?

Po pierwsze kierownictwo firmy, zarząd lub właściciel, musi podjąć decyzję co do zaangażowania się we wdrażanie procesu zarządzania projektami w firmie. To zaangażowanie czasowo niekoniecznie będzie znaczące.Istotne jest jasne zakomunikowanie, że osoby decyzyjne chcą wiedzieć o pojawiających się problemach oraz są gotowe podejmować decyzje, które doprowadzą do ich rozwiązania. Takie działanie udrażnia komunikację i bardzo podnosi motywację ludzi.

Po drugie zidentyfikować najważniejsze przedsięwzięcia w firmie i osoby za nie odpowiedzialne. Dosyć logicznie zmiany wprowadzone w istotnych obszarach przynoszą najwięcej korzyści, a osoby zajmujące się tymi projektami będą w stanie dostarczyć najlepszych informacji do stworzenia dopasowanego do firmy procesu.

Po trzecie, najlepiej przy udziale obu zidentyfikowanych powyżej grup określić, co chcemy osiągnąć, gdzie mamy problemy. Tutaj inwestycja w osobę, która potrafi moderować pracę w grupie jest zawsze trafiona. Dobrze poprowadzony proces będzie trwał góra kilka godzin, a pozwoli uzyskać zrozumienie sytuacji, którą trudno wypracować we własnym gronie miesiącami.

Po czwarte zacząć wdrażać usprawnienie w zakresie zidentyfikowanym w kroku trzecim. To będzie proces, który nie zakończy się po 2dniowym szkoleniu. Warto nastawić się na ewolucję, której wyniki będą zauważalne dosyć szybko, jednak tak jak pisałem wcześniej ujawnione zostaną dodatkowe problemy, do których rozwiązania potrzebne będą decyzje osób kluczowych. Dlatego na początku szukamy zaangażowania kierownictwa.

Po piąte wpoić pracownikom zasadę „Nie przychodź z problemem, przychodź z rozwiązaniami.” rozumianą w ten sposób, że każdy w wypadku problemów proponuje trzy różne opcje jego rozwiązania i z nimi idzie do szefa. Dzięki temu każdy w firmie czuje odpowiedzialność za efekt, a kierownictwo nie jest obciążane płynącymi zewsząd problemami. Wprost przeciwnie otrzymuje konstruktywne sugestie co można zmienić na lepsze.

Szukając odpowiedzi na pytanie postawione w tytule. To od zarządów i właścicieli firm w znacznej mierze zależy czym zarządzanie projektami będzie. Przy odpowiednim podejściu zyskają bardzo skuteczne narzędzie, które dodaje firmie napędu zwiększając przejrzystość działań,zaangażowanie pracowników oraz co bardzo ważne mniejsze koszty i większe zyski.

• Doświadczenie w prowadzeniu międzynarodowych projektów IT
• Certyfikat Project Management Professional PMP®
• Wykładowca standardu PMBOK® na Politechnice Warszawskiej

• Wyjątkowe, innowacyjne i praktyczne metody rozwojowe – interakcyjne symulacje rzeczywistych sytuacji biznesowych
• Certyfikowany International Coach ICC (Executive, Business, Project Management Coaching)
• MBTI Practitioner (oceny typu osobowości)
• Przeprowadzone ponad 2000 godzin skutecznych warsztatów i szkoleń

• Twórca i główny autor bloga proaktywnie.pl nt. efektywności w życiu i biznesie
• Liczne publikacje na temat efektywności i zarządzania projektami m.in. w Personel Plus, Computerworld, Business Coaching Magazine
• Prezentacje na licznych konferencjach branżowych m.in. GigaCon, Project Management Institute, Computerworld

• Efektywność indywidualna i zespołowa
• Zarządzanie Projektami, wyznaczanie i realizacja celów