Pracy jest zawsze za dużo, planowanie czegokolwiek wydaje się nie mieć sensu, bo i tak wyskoczy coś niespodziewanego. Maile prawie wylewają się z ekranu, a dodatkowo właśnie pojawiło się kolejne spotkanie, które wytnie dwie godziny z Twojego cennego czasu. Cały dzień na maksymalnych obrotach, a praca wydaje się nie posuwać ani o krok do przodu. Brzmi znajomo? Przytrafiają Ci się takie dni? Wcale tak nie musi być!

Każdemu przytrafiają się okresy, w których trzeba się „przycisnąć” i pracować dłużej i żadne cudowne narzędzie nie pomoże. Jednocześnie każdy zdaje sobie sprawę, że długo w takim trybie funkcjonować się nie da. Stres się skumuluje na tyle, że zamiast osiągać więcej zatrzymasz się na jakiś czas, zazwyczaj w najmniej oczekiwanym momencie. Ideałem byłoby utrzymywanie stałego poziomu zaangażowania i dostarczanych wyników, żeby móc spokojnie, zdrowo, w sposób kontrolowany poradzić z każdym wyzwaniem zawodowym.

Niestety środowisko, w którym pracują managerowie dalekie jest od tego ideału. Nauczyliśmy się wierzyć, że tak już jest i nie da się kontrolować tego co się dzieje dookoła nas, bo otoczenie biznesowe zmienia się błyskawicznie. Mogę się mylić, ale w większości wypadków mamy co najmniej chwilę do namysłu. Zdarzają się sytuacje naprawdę awaryjne, kiedy rzuca się wszystko, żeby ugasić pożar, ale praca managera nie tylko na tym polega.

Większość problemów generujemy sobie tak naprawdę sami, niekoniecznie świadomie, bo nikt o zdrowych zmysłach nie zafunduje sobie permanentnych nadgodzin. Nasze nawyki dotyczące pracy w biurze, w zespole, na stanowisku managerskim w większości wypadków są dalekie od optymalnych. Czy można je zmienić? Zdecydowanie. Czy będzie to łatwe? To już zależy od Ciebie. Zasady są proste, wdrażanie ich po kolei pozwala na ewolucyjną zmianę i trwały efekt. A konsekwentne trzymanie się wyrobionych nawyków pozwoli Ci rozwinąć nie tylko zdolności zarządzania sobą, ale też pozytywnie wpłynie na twój sposób myślenia i działania na innych polach.

Od czego by tu zacząć? Może od całościowego spojrzenia na zagadnienie „zarządzania czasem”. Chcę przede wszystkim od razu stwierdzić: czasem się nie da zarządzać. Kropka. Możesz zarządzać całą masą innych rzeczy, ale czas sam w sobie jest poza twoją kontrolą. Doświadczenie uczy, że umiejętnością, która będzie Ci potrzebna do tego, żeby efektywnie wykorzystać swój czas jest podejmowanie decyzji. Wydaje się, że to takie proste, a jednak sprawia najwięcej problemów. Ale do tego jeszcze wrócimy.

Jak wygląda zatem całościowy model efektywności osobistej? Całkiem nieintuicyjnie trzeba zacząć od końca. Czyli od długoterminowego planowania. Jeżeli znasz swoje cele w perspektywie 5, 10, 30 lat, to planowanie wstecz powinno być łatwiejsze ;). No dobra, gdybym teraz poprosił Cię o wyznaczenie celu biznesowego za 30 lat to faktycznie miałbyś prawo popukać się w czoło. Praktyczną perspektywą powinien być jednak okres 3 lat. Jaki są twoje cele w tym okresie? Co jest od Ciebie oczekiwane, co sam chcesz osiągnąć dla siebie?

Przełożenie długofalowych celów na planowanie krótkoterminowe, w perspektywie 1 roku, pozwala na zidentyfikowanie rzeczy, które są dla Ciebie kluczowe i którymi będziesz się zajmował, aż zostaną zrealizowane. Można przełożyć je na konkretne projekty, które będziesz chciał w ciągu tego roku zrealizować, i na których warto skoncentrować swoją uwagę. Warto tutaj spojrzeć na swój scorecard i oczekiwania ze strony przełożonego, bo te elementy tak naprawdę wyznaczą twój kierunek na cały rok.

Reszta jest już prosta: cokolwiek co będziesz realizować na co dzień musi być połączone z twoimi celami krótkoterminowymi. Cokolwiek, co nie da się połączyć powinno znikać z twojego pola widzenia szybciej niż się pojawiło. Banalnie proste, nie? Teoretycznie wykład powinien się skończyć w tym miejscu, praktycznie trzeba pokazać jakieś rozwiązanie.  Dzisiaj skupimy się na realizacji. Planowanie zostawimy sobie na inną okazję.

 
Co zatem jest potrzebne do tego, żeby dało się efektywnie poradzić sobie z nawałem obowiązków? Znowu istotne jest całościowe podejście. Po pierwsze trzeba w jakiś sposób gromadzić informacje,  pytania, polecenia, prośby, które codziennie do nas trafiają. Czasem zapisujemy je na luźnych kartkach, czasem w notesie, innym razem jest to mail lub rozmowa telefoniczna. Nietrudno przeoczyć w pewnym momencie coś ważnego.

W jaki sposób to robić? Ja korzystam z 3 miejsc: skrzynki programu pocztowego dla przychodzących maili, arkusza Excel dla pomysłów, które pojawiają się „z nikąd”, biurka dla papierowych dokumentów. Dzięki temu wiem, że wszystko co w jakiś sposób wymaga mojej uwagi będzie w jednym z tych miejsc i szanse, że przeoczę coś ważne są bardzo małe. Kiedyś stosowałem układanie kluczowych dokumentów w strategicznych miejscach biurka czy pokoju, ale to generowało tylko większe zamieszanie niż zysk. Im mniej masz miejsc, które musisz kontrolować tym lepiej.

Po drugie, i tak naprawdę najistotniejsze, to filtrowanie napływających do nas „zadań”. Ten krok wymaga podejmowania twardych decyzji, ale dzięki temu wyrabia niezłą dyscyplinę i zmienia perspektywę patrzenia na otoczenie. Każdy z elementów, który zgromadziłeś w pierwszym kroku wymaga podjęcia decyzji, co się stanie z nim dalej. Przy podejmowaniu tej decyzji zastosuj się ściśle do poniższego algorytmu. To ważne, żeby wyrobić sobie nawyk postępowania zgodnie z nim. To klucz do tego, żeby zacząć zajmować się tym co naprawdę ważne, a nie wszystkim przed czym nie udało się nam w porę uciec.

Codzienne podejmowanie decyzji

 

Źródło: Opracowanie własne na podstawie Getting Thins Done, D.Allen oraz Take Back Your Life!, S. McGhee

Kluczowe jest myślenie o każdym z elementów z naszej listy pod kątem wykonalności. Czy to co otrzymaliśmy przekłada się na jakieś działanie. Na pewno znasz maile, które w treści zawierają tylko „spójrz na to”, a pod spodem widać kilkanaście innych maili przesyłanych pomiędzy przypadkowymi ludźmi bez ładu i składu. Jeżeli poważnie traktujesz swoje obowiązki to jeszcze zaczniesz się zastanawiać jak na to spojrzeć. A tak naprawdę tego typu maila należą do kategorii „nie przekłada się na działanie, do kosza”. Brutalne, ale prawdziwe. Większość maili, które dostajemy nadają się od razu do kosza. Pytanie jak dobrzy my jesteśmy w pisaniu maili?

Na pewno pomożesz sobie, jeżeli w mailu napiszesz dokładnie czego oczekujesz od drugiej strony, jaką akcję ma wykonać. Zwiększasz tym szanse, że zostanie to faktycznie zrobione, bo oszczędzasz drugiej stronie domyślania się o co mogło chodzić.

Wracając do procesu podejmowania decyzji. Jeżeli element nie przekłada się na działanie możesz go albo skasować i o nim zapomnieć, albo zapisać sobie na listę rzeczy do zrobienia w bliżej nieokreślonej przyszłości lub zachować jako informację na przyszłość. Więcej opcji nie ma. Jeżeli przekłada się na działanie warto sobie zadać pytanie: czy wspiera realizację moich krótkoterminowych planów? Jeżeli nie, to nie ma sensu się nim zajmować, zatem czeka go lista rzeczy „na kiedyś”, zachowanie jako informacji lub kosz.

Jeżeli jest jednak ważne i zajmuje mniej niż 2 minuty, to po prostu to zrób. Nie odkładaj na później bo to nie ma sensu, więcej czasu zajmie Ci później przypominanie sobie co z tym zrobić. Rozwiązując na bieżąco tego typu „zadanka” bardzo często szybko poruszasz się do przodu. A jako efekt uboczny inni zaczną postrzegać Cię jako osobę szybko reagującą na potrzeby innych. To taki mały bonus.

Przy dłuższych zadaniach warto zastosować powszechnie znany przywilej managera, czyli delegowanie. Jeżeli ktoś inny zrobi to lepiej od Ciebie, to nie zastanawiaj się długo tylko deleguj. Zgodnie z zasadami opisanymi trochę wyżej przy pisaniu maili. Określ czego dokładnie oczekujesz, jak ma wyglądać wynik i na kiedy ma być to zrobione. Ułatwiasz pracę innym, a przy okazji sobie, bo zmniejszasz ryzyko tego, że tuż po otrzymaniu maila pracownik przyjdzie do Ciebie dopytując co ma tak naprawdę zrobić i wyjaśnianie zajmie dużo więcej czasu niż zrobienie tego samemu.

Jeżeli nie dało się delegować i zadanie trwa dłużej niż 2 minuty pozostaje odłożenie jego realizacji w czasie. Do tego służy lista zadań do wykonania. Zorganizowana w pewien szczególny sposób. Otóż dla odmiany nie organizujesz tej listy nadając działaniom priorytety. Ważniejsze od priorytetów jest pogrupowanie zadań w tak zwane konteksty. Na przykład jeżeli masz do wykonania kilka telefonów w ciągu dnia najlepiej wykonać je jeden po drugim, później zabrać się za zadania, które wymagają  dostępu do komputera, wreszcie takie, które polegają na pracy z kartką i długopisem. Konteksty określają w jakich okolicznościach wykonanie danego zadania ma sens.

W momencie, w którym nastawisz się na dzwonienie każdy kolejny telefon wykonuje się łatwiej. Jeżeli jednak raz dzwonisz, później coś piszesz, później przeglądasz coś w sieci, a później znowu dzwonisz tracisz dużo czasu i energii na „przełączanie się” pomiędzy kontekstami . To trochę jak z robieniem zakupów: możesz biegać po całym sklepie nabijając kilometry, albo przejść się alejkami i załatwić szybko to co Ci potrzebne w konkretnych miejscach zaoszczędzając czas.

Priorytety jednak istnieją. Zadania, które mają być wykonane danego dnia warto zrealizować jako pierwsze. To raczej oczywiste ;). Natomiast wszelakie pozostałe trzymasz na swojej liście i starasz się je zrealizować tak wcześnie jak to tylko możliwe. Dzięki takiemu podejściu twoje planowanie uwzględnia twarde deadline’y i jednocześnie daje wystarczająco dużo swobody i elastyczności, żeby móc dodać do planu dnia niespodziewane, a bardzo ważne zadania, które delegował na Ciebie przełożony, który przeczytał ten sam numer Business Coaching ;).

Po podjęciu decyzji co do każdego elementu z twoich zgromadzonych list powinieneś mieć czyste biurko, pustą listę w Excelu i pustą skrzynkę mailową (najlepiej przenieść sobie maile, co do których podjąłeś decyzję do katalogu innego niż mailbox). Człowiek od razu czuje się lepiej, gdy widzi, że jednak praca posuwa się do przodu.

Jak długi powinien być cykl realizacji? Jak radzą guru w tej dziedzinie, i jak uczy doświadczenie własne autora, sprawdzanie wszystkich miejsc gromadzenia informacji raz na tydzień jest optymalne. To na tyle długi okres, żeby móc spokojnie poruszyć do przodu kilka naszych tematów, a na tyle krótki, żeby nie przeoczyć niczego naprawdę ważnego. Kiedy najlepiej przeznaczyć czas na przegląd? Gdy pracowałem jako manager dobrym rozwiązaniem był piątek rano. Mogłem wtedy zamknąć otwarte sprawy jeszcze w ciągu danego tygodnia. Teraz pracuję w charakterze konsultanta, dlatego przeniosłem mój przegląd poza czas pracy z klientami i najczęściej robię przegląd w czwartki wieczorem.

Oczywiście trochę inaczej ma się sprawa z mailem i wpadającymi codziennie „wrzutkami” od szefa. Maile warto sprawdzać regularnie w ciągu dnia, czas zależy od specyfiki twojej pracy. Chodzi o to, żeby unikać sytuacji, w której każdy mail Cię rozprasza. W moim przypadku sprawdzanie maila 3 razy dziennie w zupełności wystarcza. Co do większości niespodzianek jesteś zazwyczaj w stanie szybko podjąć decyzję, czy to jest pożar i trzeba wszystko rzucić, czy może poczekać do kolejnego tygodniowego przeglądu.

Trudno wyczerpać cały temat efektywności managera w jednym artykule. Zainteresowanych odsyłam do źródeł i zapraszam do kolejnych artykułów, gdzie będziemy rozwijać temat.

Powodzenia .

5 głównych myśli:

1. Nauczyliśmy się wierzyć, że otoczenie biznesowe zmienia się błyskawicznie i musimy reagować natychmiast na pojawiające się wyzwania.
2. Nie da się zarządzać czasem. Możesz zarządzić tym jak organizujesz sobie pracę, czas niech sobie płynie spokojnie dalej.
3. Skuteczne zarządzanie sobą teraz zależy od tego jak jasno określiłeś swoje cele długoterminowe.
4. Ważne, żebyś na co dzień potrafił gromadzić i filtrować napływające z otoczenia informacje, polecenia, pomysły itp. Dzięki temu skupisz się na najistotniejszych dla Ciebie sprawach eliminując wszystkie pozostałe
5. Przede wszystkim sprawdzaj, czy to co „wpada” do zrobienia daje się przełożyć na jakiekolwiek działanie. Jeżeli nie to najprawdopodobniej nie musisz z tym nic robić.

Action plan:

1. Zaplanuj sobie czas na co tygodniowy przegląd swoich zadań do wykonania
2. Zastosuj mechanizm codziennego podejmowania decyzji do maili, które masz w tej chwili w twojej skrzynce
3. Przenieś wszystkie przeczytane maile do osobnego katalogu, tak, żeby w skrzynce znajdowały się tylko maile, co do których musisz jeszcze podjąć decyzję
4. Załóż sobie plik, w którym będziesz spisywał swoje pomysły i „wrzutki”
5. Regularnie raz w tygodniu przeprowadzaj przegląd elementów „do zrobienia”