PM Board – Czyli jak zapanować nad pracą, gdy projektów jest wiele - Leadership Center

PM Board – Czyli jak zapanować nad pracą, gdy projektów jest wiele

Model PM House, czyli domek opisuje jak sobie radzić z pojedynczym projektem. I najczęściej nie ma problemu z tym, żeby jedną rzecz wykonać po kolei. Bo człowiek może się na tym skupić i już. Nic mu nie przeszkadza innego, nie musi się tym zajmować. Problem pojawia się, gdy tak nie jest. A dotyczy to 90% ludzi, albo nawet więcej. Mamy na głowie więcej niż jedną rzecz do zrobienia i często z różnych dziedzin. Wtedy wkrada się przeładowanie, chaos, a co za tym idzie stres i poczucie bezsensownego mielenia w kółko.  Początkowy entuzjazm znika i zaczynamy utykać, dławić się, rezultaty są coraz mniej przewidywalne i coraz gorszej jakości, aż w końcu wszystko się zapycha.

Jak sobie z tym poradzić? Rozwiązanie modelowo jest proste. Wymaga spojrzenia trochę szerzej niż jeden projekt. Poniżej znajdziesz ilustrację tego, co się dzieje zazwyczaj z projektem.

Przechodzi przez kilka poziomów dojrzałości projektu. Celowo nie piszę etapów, bo to wcale nie jest tak, że projekt nie wróci z późniejszego stadium i nie cofnie się w rozwoju. Często tak się dzieje. Jak dojrzewa projekt:

  • Najpierw to POMYSŁ – może być luźno rzucona uwaga, ale też może być to wynik strategii firmy, albo sposobu na zapewnienie sobie łatwiejszej pracy w przyszłości, inwestycja. Pomysły są jak niemowlęta – słodziutkie i milutkie i najpiękniejsze i każdemu wydaje się, że wyrosną z nich nieprzeciętni ludzie. W tym przypadku nieprzeciętne sukcesy. Jak z niemowlętami jest każdy wie. Z projektami podobnie – bez odpowiedniego podejścia i wyznaczenia granic będziesz mieć do czynienia z bachorem, a nie dobrze ułożonym dzieckiem. Trzeba wyznaczyć pewne granice, dlatego naprawdę warto mieć pewne kryteria podejmowania decyzji, dzięki którym nie złapiesz się na „słodkie oczy”
  • Stadium drugie to WIZJA – trzeba sprawdzić, czy pomysł naprawdę ma sens całościowo. Bardzo często jest tak, że patrząc z jednej strony wszystko jest super, a z drugiej katastrofa. Jak ktoś kupował używany samochód, to wie. Ze strony, którą pokazuje Ci sprzedawca wszystko lśni, gorzej, gdy potrafisz zajrzeć w zakamarki. I w tym stadium naszym zadaniem jest sprawdzić, czy po opisaniu wizji projekt ma sens. Jak to zrobić? Szybkie 12 pytań! Jeżeli po odpowiedziach nadal historia ma rację bytu, to ma sens przejść dalej, czyli do planowania
  • Stadium 3-cie to PLANOWANIE – tutaj angażujemy już więcej naszego czasu i myślenia, dlatego nie warto tego robić jeżeli nie jesteśmy pewni, co do tego, czemu służy nasz projekt. Bez WIZJI trudno angażować ludzi, a jednocześnie bardzo łatwo pójść za tym, co „fajne” a niekoniecznie tym, co potrzebne. Celem planowania jest wypracowanie REALNYCH OPCJI OSIĄGNIĘCIA CELU. Może być ich więcej niż jedna, to wiesz z TRÓJKĄTA PROJEKTOWEGO. Żeby je stworzyć, trzeba włożyć w to trochę wysiłku. I bardzo rzadko pierwsza opcja jest optymalna pod kątem czasu, kosztów i jakości. Ja popełniałem ten błąd i staram się go nie popełniać nigdy więcej – jeżeli nie masz trzech opcji to nie masz żadnej. Jak zrobić planowanie –zagłębić się w 12 pytań i wykorzystać narzędzia do każdego z nich.
  • Stadium czwarte ZAPEWNIENIE ZASOBÓW – kluczowe! Najlepszy plan wysypie się, jeżeli nie ma czym i kim robić! Niestety najczęściej z nastawieniem „jakoś to będzie” ruszamy z impetem po to, żeby się rozbić o temat „jestem zajęty, przyjdź kiedy indziej”. I zamiast osiągać więcej zaczynamy konkurować o zasoby. Te same zasoby w firmie. I żeby było „śmieszniej” coraz więcej czasu zajmuje nam rozwiązywanie konfliktów wokół tego, co potrzebne do projektu zamiast pracy! Przypomina to trochę wyjazd z zatłoczonego parkingu, jeżeli nikt nie ustąpi to nikt nie wyjedzie. Dopiero jak ktoś zdecyduje się poczekać korek można odblokować i ruszamy. Jeżeli mamy ludzi, sprzęt i pieniądze to projekt może dojrzeć .
  • Stadium piąte REALIZACJA – czyli robimy to, co sobie zaplanowaliśmy. Tu się dużo dzieje, pojawiają się problemy, weryfikują założenia. Dzieje się praca. To wszystko zasługuje na osobny cykl książek, natomiast z punktu widzenia projektowego sprawa jest prosta – sprawdzamy, czy realizujemy plan, czy nie i korygujemy kurs. Nasza wizja 12pytań zderza się rzeczywistością. Jeżeli wcześniej zrobiliśmy dobrą robotę, to teraz czeka nas przyjemność :). Wszystko co dobre szybko się kończy (tak, dobre projekty szybko się kończą) i dojrzewamy.
  • Stadium szóste ZAKOŃCZENIE – czyli przekazujemy nasz projekt temu, kto będzie korzystał z jego owoców oraz WYCIĄGAMY WNIOSKI. Najważniejsza dla Ciebie jest NAUKA! Jeżeli się nie uczysz to będziesz popełniać te same błędy w nieskończoność. Dla własnego dobra na koniec projektu zainwestuj chwilę w zbudowanie i przemyślenie wniosków na przyszłość. Najczęściej oczywiście to co było stare jest już nieważne, bo jest już nowe, a to nowe pilniejsze i na pewno inne. Moje prywatne zdanie – w ten sposób firmy i ludzie topią najwięcej czasu i pieniędzy. Ja też dużo straciłem, więcej nie zamierzam. Dla swojego dobra – ucz się na swoich błędach i sukcesach proszę 🙂

cykl życia ptojektu

I po co to wszystko o tych stadiach projektu? Bo trzeba kontrolować to co się Tobie przydarza. Tobie, Twojemu zespołowi, Twojej firmie. Naturalna będzie presja na coraz więcej, coraz szybciej kosztem myślenia! Jeżeli nie chcesz skończyć źle, to BROŃ SWOJEGO PM BOARD I PROCESU WOKÓŁ NIEGO JAK NIEPODLEGŁOŚCI!

Co zrobić na początek krok po kroku?

  1. Wybierz narzędzie, w którym będziesz działać – Karta Papieru, Excel, Trello. Możesz wybrać też inne, ale tutaj dam Ci przykłady
  2. Wypisz wszystkie projekty nad którymi pracujesz – jeżeli masz wątpliwości czy to co robisz jest projektem, czy też nie to i tak wpisz – pokażę Ci w kolejnych krokach jak sobie z tym dać radę
  3. Umieść projekty kolumnach, które opisują właściwe stadium rozwoju projektu

Tym sposobem uzyskujesz swój stan wyjściowy. Tego gdzie jesteś, jakie masz zobowiązania, na co poświęcasz czas i nad czym pracujesz. Najprawdopodobniej jest tego dużo. Dużo za dużo. Dlatego trzeba sobie z tym poradzić. I niekoniecznie pracując po 24 godziny na dobę. Chociaż jak chcesz to możesz. Ale wtedy raczej byś nie czytał tego, co mam Ci do powiedzenia.

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *