PM Board w akcji – czyli sytuacja zmienną jest - Leadership Center

PM Board w akcji – czyli sytuacja zmienną jest

Projekty to bardzo dynamiczne zwierzaki. Nie stoją sobie w miejscu, żeby je podziwiać, tylko cały czas są w ruchu. A gdyby tego było mało to wykazują silne cechy mutantów – cały czas ewoluują! Projekty zostawione sobie przez jakiś czas już nie będą takie same. W zależności od wielu czynników – uwagi, priorytetu, fajności, zasobów, osób zaangażowanych i wielu innych mogą stać się rzeczy, których się nie spodziewasz :).

Kluczem do tego, żeby nie dać się wciągnąć w dziki wir zmian jest

  • Rozpoznanie co się dzieje
  • Reakcja w momencie, w którym da się łatwo korygować kurs.

Proste. Tak naprawdę to sedno tkwi w tym, żeby w sytuacji kryzysowej, gdy pracy jest dużo i nie wiadomo za co się chwycić reagować szybko i właściwie. Niestety w takich momentach mózg najczęściej przełącza się w tryb „gadzi”, który działa instynktownie, a instynkt z kolei dba o przetrwanie. To odłącza większość zaawansowanych funkcji myślowych i wpadamy w projektach w mniejszą lub większą panikę rozdarci pomiędzy dwie główne siły

  • Presję na to, żeby zrobić wszystko, bo nie chcemy nawalić
  • Krzyczącą intuicję, która rozpaczliwie woła, że wszystkiego się nie da

Jeżeli będziesz działać w oparciu o paradygmat „Trzeba to wszystko zrobić teraz, żeby nie nawalić!” to się wysypiesz. Bo są sytuacje, gdy to nie jest możliwe. Trzeba zmienić podejście na „Trzeba najpierw dostarczyć najważniejsze, żeby nie nawalić. Dla reszty trzeba znaleźć inne rozwiązanie, żeby zadbać o relacje!”. Wiem, że to brzmi mniej sexy niż poprzednie zdanie, ale tak jest.

  • Można osiągnąć wszystko, ale nie da się zrobić wszystkiego na raz!
  • Kluczem do sukcesu jest wybieranie, co najpierw
  • Rezygnowanie z najmniej istotnej pracy jest częścią sukcesu

Proponuję przeczytać to, co powyżej kilka razy. Wiem, że to trudne do zaakceptowania ze względu na ten konflikt opisany wyżej. Powiem Ci tylko, że wiem co mówię. Za każdym razem, gdy wycinałem w mojej pracy i firmie ile się da, okazywało się, że efekty były dużo lepsze! A czy robiłem to pracując w korporacji? Też! I tylko wtedy mogłem coś zrobić. Zamiast biegać z taczką zastanów się, co do niej ładować!

Po tym krótkim 😉 wstępie przechodzimy do rzeczy, czyli jak podejmować decyzje w projekcie.

PM Board jest skonstruowany w taki sposób, że określa też priorytety

  • Im bardziej na prawo tym ważniejszy
  • Im wyżej tym ważniejszy

Dlaczego tak? Żeby w czasie stresu popatrzeć na niego i wiedzieć, co trzeba robić. Bo priorytety ustawiał ktoś w pełni władz umysłowych, a nie przestraszona jaszczurka, którą stajesz się, gdy coś idzie nie tak (wcale nie jestem inny, to mechanizm, który jest niezależny do naszego myślenia, ale gdy wiesz, że on tam jest to masz nad nim kontrolę).

Dlaczego im bardziej w prawo to ważniejszy? Bo projekty to koszt! Zaczynają przynosić zyski dopiero, gdy przejdą do realizacji. Jeżeli zamiast kończyć projekt rozpoczynasz nowy to podnosisz koszty bez generowania przychodów. Czy stać Cię na to? Zacznij kończyć, przestań zaczynać! To zasada, która w dzisiejszych czasach na pewno pomoże.

Dlaczego im wyżej tym ważniejszy? Bo to w miarę naturalne 🙂 i ułatwia czytanie. Zazwyczaj na górze hierarchii jest najważniejsze.

Kolejna sprawa to świadomość tego, co dzieje się z projektem. Oprócz tego, że mutują to mają zdolność kameleona. Przeskakują do kolejnego poziomu na PM Board, pomimo tego, że tak naprawdę nie osiągnęły odpowiedniego stadium rozwoju! Dlatego regularnie trzeba przeglądać PM Board i pilnować zachowania.

Poniżej znajdziesz schemat tego jak rozwijają się projekty i po czym poznać kameleona.

Stadium

Może przejść dalej, gdy

Kameleon, który chce się przedrzeć dalej

Pomysł

Pasuje do strategii i profilu firmy Pomysł, który jest fajny, ale odciąga od najważniejszej pracy

Wizja

Po odpowiedzi na 12 pytań nadal ma sens Szczątkowe odpowiedzi, szczególnie widać brak kryteriów sukcesu

Plan

Mamy gotowy plan działania Brak oszacowanego czasu zadań

Brak kosztów dla zadań

Zasoby

Mamy przypisane osoby i zasoby do pracy Brak nazwisk osób, które dopilnują pracy

Realizacja

Osiągnęliśmy cele projektu lub

Projekt nie ma uzasadnienia

„Kończmy, kończmy, bo kolejny czeka!”

Zamknięcie

Spisaliśmy wnioski (nawet na serwetce)

„Oj, przecież wiemy, co skopaliśmy, po co o tym gadać?”

Jeżeli wpisałeś w poprzednich krokach projekt na pewnym stadium, a nie spełnia on kryteriów powyżej, to znaczy, że trzeba coś z tym zrobić. Co? Znowu podpowiedź na schemacie 🙂

  JEST PLAN

NIE MA PLANU

SĄ ZASOBY

Kontynuować (GO) Przestać robić, zrobić plan (RECYCLE)

NIE MA ZASOBÓW

Zaparkować (HOLD) Zabić (KILL)

Co teraz zrobić krok po kroku?

  1. Ułóż swoje projekty w PM Board od najważniejszego do najmniej ważnego na liście – nie ma dwóch tak samo ważnych!
  2. Sprawdź projekty według schematu powyżej odnośnie tego jaką decyzję podjąć – GO / HOLD / KILL /RECYCLE
  3. Dodaj sobie do listy zadań to co wyszło z poprzedniego kroku i działaj
    1. Jeżeli okazuje się, że nie dasz rady podjąć działań dla wszystkich projektów to parkuj (HOLD) te z dołu listy (najmniej ważne) tak długo aż odzyskasz zdolność ruchu

To może być trudne do zaakceptowania, ale to najprawdopodobniej najlepszy obraz rzeczywistości.

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *