Komunikacja w zarządzaniu projektami - Leadership Center

Komunikacja w zarządzaniu projektami

Komunikacja w zarządzaniu projektami

Komunikacja w zarządzaniu projektami

Niewiele rzeczy denerwuje mnie tak w zarządzaniu projektami jak stwierdzenie „projekt się nie udał, bo zabrakło komunikacji”. To nic nie wyjaśnia a sprawia, że mamy uczucie niby „zidentyfikowanie przyczyny kluczowej”. Temat jest bardzo złożony i przy każdym projekcie uczę się czegoś nowego. Nie będę się silił na stworzenie poradnika wyjaśniającego wszystko. Zamiast tego chciałbym, żebyśmy przestali patrzeć „płasko” na komunikację.

Szukając inspiracji do tego wpisu sięgnąłem po książkę ”Komunikacja biznesowa oczami kierownika projektu”. Autorem tej książki jest projectmanagerka.pl, Katarzyna Żbikowska. Dlaczego tu? Bo dawno temu czytając tę książkę dużo stron zaznaczyłem jako ciekawe pomysły. I teraz też idealnie trafiłem na fajny rozdział. Trochę wziąłem z książki, trochę dodałem od siebie, tak synergicznie powstał ten artykuł :), mam nadzieję, że autorka da mi swoje błogosławieństwo ;).

Kierownik projektu, myśliwiec i pilot transportowca

Wiecie, co sprawiało, że niektórzy piloci są świetnymi myśliwcami, a niektórzy będą potrafili pilotować tylko transportowce i za nic nie odnajdą się w walce powietrznej? To taka bardzo mała rzecz, która na co dzień nie przeszkadza, ale w przypadku pilotów jest fundamentalna. O co chodzi?

Każdy z nas od urodzenia radzi sobie z otoczeniem. Chodzimy, biegamy, unikamy przeszkód. Generalnie nabywamy nawyków, dzięki którym potrafimy przetrwać. Przed wejściem na ulicę rozglądamy się w lewo, w prawo. Grając w piłkę, czy inną grę kontrolujemy otoczenie. Doskonale panujemy nad tym, co się dzieje wokół nas. No i tu jest pies pogrzebany. Wokół!

Szukamy zagrożeń w dwuwymiarowej przestrzeni! Z lewej, z prawej, z przodu, z tyłu. Ale już nie z góry, z dołu! I to jest ten detal. Wiele osób nie będzie potrafiło przestawić się na myślenie w dużo bardziej złożonym otoczeniu! Stare nawyki będą silniejsze. Jeśli dojdzie do tego stres i poczucie zagrożenia to pozamiatane. Rozglądanie się wokół nie wystarczy.

Komunikacja to oczy dookoła głowy

Większość z nas jest przyzwyczajona do pewnego prostego układu komunikacji szef – ja – zespół, który mam. Koniec, finał. Prosty przebieg komunikatu i z mniejszymi lub większymi problemami jakoś się dogadamy. W projektach tak nie ma! Tutaj wchodzimy w dużo więcej wymiarów i dlatego komunikacja na poziomie intuicyjnym ma sporą szansę się nie sprawdzić. Bo jak dodasz do tego różne nawyki i przyzwyczajenia do narzędzi (email, karteczki, spotkania, wizyty przy biurku), to widać czego dotykamy.

Nie chcę Cię straszyć, bo…

Każdy projekt da się ogarnąć, tylko trzeba świadomie spojrzeć na kilka sposobów łączących różne perspektywy.

Od razu dodałem do nich pomysły związane z komunikacją.

  1. Do przodu – ten tydzień, 5 tygodni, kluczowe etapy projektu
  2. Wstecz – co ważnego się wydarzyło co musi być przekaane?
  3. W dół – podwładni i zespół
  4. Do góry – szefowie, zarząd
  5. Na zewnątrz – poza projektem, poza organizacją
  6. Do wewnątrz – zespół projektowy, nasza organizacja
  7. Na produkt – to, co powstaje w ramach projektu
  8. Na proces – to, w jaki sposób pracujemy

No i w każdym z tych aspektów trzeba sobie zadać 3 pytania:

  • Kto jest ważny? – po prostu lista osób, albo organizacji
  • Co musi wiedzieć? – żeby wykonać swoją pracę, żeby podjąć decyzję. Nawet nie dotykam tematu, o czym nie chcę mówić 😉
  • Jak najlepiej to przekazać? – Co najmniej 3 kanały, bo doświadczenie pokazuje, że inaczej do nas niewiele trafia 🙂

Jeżeli zrobisz sobie taką tabelkę (nawet nie musisz robić, możesz pobrać na końcu wpisu :)) to powstanie plansza, na której grasz. Teraz wystarczą kredki do pokolorowania, żeby sprawdzić, czy panujesz nad danym obszarem i czy tam się „wróg nie czai”. To przypomina technikę stosowaną przez pilotów, dzielenia sobie przestrzeni otaczającej samolot na sektory, które systematycznie sprawdzają.

A co jak okaże się, że gdzieś jest na czerwono? To wtedy proponuję zajrzeć do Problem Solvera :).

A jak Ty radzisz sobie z komunikacją w swoim projekcie?

Tabelka do ogarniania projektów 🙂

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *