Jakie narzędzie do zarządzania projektami?

Narzędzia do zarządzania projektami. 6 wniosków

Jakie narzędzie do zarządzania projektami?

To pytanie, które mniej więcej jest tak samo stare jak to, czy „Bóg istnieje”. I podobnie jak w przypadku tego drugiego masz szanse trafić na miliony wyznawców przekonujących do tego, że istnieje, a ich jest najlepszy ;). Moje doświadczenie nauczyło mnie tego, że marketing czasem robi więcej krzywdy niż korzyści. Poprosiliśmy kilku praktyków zarządzania projektami o ich typy narzędzi, w przyszłym tygodniu opublikujemy wstępny raport, a do tego czasu chciałem się podzielić z Tobą moimi wnioskami i doświadczeniami.

Wniosek 1 – Excel nieśmiertelny, bo…

Większość ludzi, chociaż się do tego nie przyzna, to i tak będzie zarządzać projektami w Excelu. Albo w jego odpowiedniku w Google. Dlaczego? Bo to narzędzie wszyscy znają, potrafią w nim dużo zrobić i harmonogram da się w nim stworzyć. A oprócz tego można też ogarnąć fajne wykresy, tabelki i naprawdę sporo tematów popchnąć do przodu.  Można się śmiać, mówić, że nienowoczesne i archaiczne, ale warto zwrócić uwagę na kilka punktów

  • Dostępność – każdy ma
  • Łatwość użycia – każdy potrafi w nim działać
  • Elastyczność – dopasujesz sobie do każdego projektu
  • Zero kosztów – bo już zapłaciliśmy albo Google daje za darmo

Gdy zrobisz to w google’owej wersji rozwiążesz też problem dostępu wielu ludzi do dokumentów. I masz narzędzie, które rozwiązuje 80% potrzeb projektowych. Jeżeli chcesz wdrożyć inne narzędzie, trzeba zapewnić podobne właściwości, inaczej będzie pod górę.

Możliwe, że się skrzywiłeś w tym momencie, bo to nie jest sexy. Może i tak. Moje doświadczenie mówi, że jak ktoś nastawia się na to, że problemem jest narzędzie, to w 90% przypadków nie ma racji. Problemem jest raczej sposób pracy nad projektami.

Wniosek 2 – Nie ma narzędzia do wszystkiego

Przyznaję się do grzechu. Szukałem narzędzia, które rozwiąże mi problemy całościowo. Do tej pory takiego nie znalazłem, chociaż widzę, że SmartSheet jest takim narzędziem, które odpowiednio wdrożone może być stosunkowo tanim narzędziem, w którym da się zarządzać wieloma projektami, tworzyć harmonogramy i naprawdę zarządzać projektem! Natomiast po pierwszych testach widać, że co do komunikacji, to może być wymagające.

Korzystałem z Trello, Excela, MS Project, Project Libre i każdemu cholera czegoś brakowało. Jeżeli coś robiło świetny harmonogram, to absolutnie nie dało się przydzielać zadań (bez inwestycji na poziomie kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie). A jak przydzielało zadania to olewało harmonogram, bo skupiało się albo na przepływie przez poszczególne etapy, albo pozwalało pracować tylko na liście zakresu (backlogu). A nawet jak działało, to pod kątem rozdzielenia obowiązków była kicha :(.

Ostatecznie u siebie korzystamy z kombinacji LiveSpace (do zarządzania relacjami z klientami), Trello (do pilnowania projektów i procesów), GoogleDocs (do uzupełniania ważnymi informacjami), maila (tak nieśmiertelny, chociaż mnie wkurza) no i ściany z rozpisaną strategią :). Przetestowałem na sobie różne kombinacje i widać, że potrzeba kilku aplikacji najczęściej:

  • Do zarządzania główną działalnością (produkcją, świadczeniem usług, wytwarzanie oprogramowania) – to bardzo często specjalistyczne narzędzie
  • Do kontroli całej działalności firmy – można połączyć z narzędziem do zarządzania projektami
  • Do zarządzania projektami

Możliwości jest wiele i tu pojawia się klęska urodzaju :(. Dlatego zabraliśmy się za ten raport z narzędziami, żeby móc się ogarnąć w tym gąszczu

Wniosek 3 – Narzędzia do harmonogramowania nie są narzędziami do zarządzania projektami

Tak, MS Project to nie jest narzędzie dzięki, któremu zarządzisz projektem. To oprogramowanie, dzięki któremu dostaniesz wszystkie informacje o projekcie, jeżeli je zasilisz. Ale zarządzanie projektem dzieje się już w warstwie ludzkiej. I tutaj proces jest ważniejszy od narzędzia. Przy odpowiednim poziomie złożoności potrzebujesz lepszego, ale …. nie daj sobie wmówić, że narzędzie zmieni Ci firmę.

Jeżeli masz chaos i go zautomatyzujesz, to będziesz skuteczniej wytwarzał chaos. A rynek nabywców na chaos dosyć wąski jest ;).

Wniosek 4 – Nie przywiązuj się do narzędzia

„Zawsze tak robiliśmy” to nie jest argument. Ja wyrastałem z moich narzędzi kilka razy, podobnie z moją działalnością. Nie mówiąc o firmach, które rosną bardziej dynamicznie. Czasy się zmieniły i dużo bardziej liczy się „sexy” wygląd i łatwość dostępu z każdego miejsca. Jeżeli narzędzie już Ci nie służy to je zmień.

Wniosek 5 – Proces jest tak samo ważny jak narzędzie

Albo ważniejszy. Jeżeli dało się postawić piramidy bez rozwiązań w chmurze, to da się poprowadzić projekt bez najnowocześniejszego softu. Tylko trzeba to co się ma używać z głową. Zanim wdrożysz narzędzie, wydasz na to kasę i pieniądze na szkolenie ludzi z narzędzia to zastanów się jak mają z niego korzystać.

Dużo sensowniej jest najpierw ustalić jak mają prowadzić projekty, jakie informacje dostarczać dla raportowania, a później szkolić z tego jak to robić w narzędziu. Spora oczędność i mniejsza frustracja dla ludzi wdrażających zarządzanie projektami i narzędzie w firmie. Większość z nich nie potrzebuje ani narzędzia, ani zarządzania projektami. Chcą robić swoją robotę. Im łatwiej to się im poda i mniej muszą wymyślać tym lepiej.

Wniosek 6 – Chcesz wdrożyć narzędzie, trzeba pracować nad ludźmi

Standardowy proces, przez którzy przechodzę w uczeniu projektów.

Etap 1: Coś jest nie tak z firmą, musimy się ogarnąć i poznać narzędzia, żeby działało lepiej.

Etap 2: Mamy narzędzia, ale ludzie jacyś tacy niekumaci i nie chcą współpracować

Etap 3: No dobra. Mamy narzędzia do projektu, mamy narzędzia do ogarnięcia ludzi. Coś nie trybi nadal… I?

To jest punkt zrozumienia. Narzędzie musi być umieszczone w rękach zręcznego rzemieślnika. A ten musi wiedzieć do czego i po co z niego korzysta. Wiedzieć jak się je konserwuje i jak o nie dbać.

A że główną mantrą dzisiaj jest „szybko, szybko” to robimy sobie długi, których nie widać. Olewamy dokładną komunikację, przekazanie danych, zrobienie podsumowania, wyciągnięcie wniosków. Nie to, żebym był zwolennikiem biurokracji. Nigdy! Nienawidzę! Widzę natomiast to, że ścinamy na co dzień zakręty i zaciągamy „dług niedokładności”. To sprawia, że coraz trudniej jest nam iść do przodu.

Coś, co kiedyś było łatwe i szybkie w pewnym momencie staje się przeszkodą nie do przebycia. Rozwiązanie? Ludzie i ludzki proces współpracy wspierany narzędziami. Może jestem staroświecki, ale wierzę w to, że organizacja działa najlepiej gdy systematycznie dostarcza dobrej jakości wyniki, a nie gdy działa od pożaru do pożaru, który sam wytwarza.

Narzędzia w tym pomogą. Praca nad sobą bardziej.

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *