Najważniejszy dokument w każdym projekcie

Najważniejszy dokument w każdym projekcie

dokument w projekcie

Dzisiaj trochę na temat zarządzania projektami. Uważam, że tak jak praca nad sobą powinna być dodana do programu obowiązkowego w szkołach, tak samo powinno się zadziać z zarządzaniem projektami, czyli jak sobie zorganizować pracę, żeby osiągnąć efekt przy optymalnym wysiłku.

Mała zagadka

Zanim będziesz czytać dalej mała zagadka. Co jest najważniejsze w zarządzaniu projektami? Co będzie Ci najbardziej potrzebne w czasie realizacji przedsięwzięcia? Na poważnie, chwila namysłu zanim zaczniesz czytać dalej. No i jak? Jeżeli odpowiedziałeś Plan Projektu to gratulacje! Całkiem niezła odpowiedź, ale to nie to :(. Każdy ortodoks zarządzania właśnie ostrzy swój miecz, maczetę, czy cokolwiek tam ma, żeby mnie skrócić o głowę. A ja się nie boję. I zaraz powiem Ci dlaczego.

Większość ludzi nie lubi planować.

Nie widzi w tym sensu, nie widzi korzyści, bo przecież zabiera to czas, który można przeznaczyć na “coś pożytecznego”. I pracując z managerami w różnych miejscach mogłem o tym przekonać się empirycznie. Planowanie to ostatnia rzecz, o której chcą myśleć. O planowaniu napiszę trochę później, bo uważam, że jednak się przydaje ;). Ale teraz wyjawię tajemnicę, która jest skrywana przed wami od wieków. Otóż najważniejszym dokumentem w projektach jest zwana ze staropolskiego “Issue List”. Tłumacząc na nasze – lista wszystkich kwestii, które w tej chwili wymagają uwagi.

Ja proponuję wpisywać na nią wszelakie pytania, problemy, decyzje do podjęcia. Dotyczące wszystkiego, co związane z projektem. Jeżeli nie masz planu to po prostu ta lista będzie dłuższa, bo działasz mniej efektywnie, ale mimo wszystko projekt będzie posuwał się do przodu. Dlatego, że będziesz reagować na to, co rzeczywiście się dzieje. Jedyny warunek, to pilnowanie, że taka lista powstaje, przeglądasz ją regularnie i określasz, co zrobić, żeby się danym tematem zająć.

Jeżeli nie dopilnujesz tego, to projekt się sypnie…

i tyle, bo nie zapanujesz nad nim. Jeżeli będziesz skupiać się tylko na tym jednym dokumencie i regularnie pracował z tym, co się tam pojawia utrzymasz tempo pracy. Oczywiście, że bez planu nie masz odniesienia do tego, czy idzie dobrze, czy źle, czy przyspieszyć, czy zwolnić, ale to inna sprawa. Plan to zbiór założeń, to nasza Issue List nadaje projektowi życia i paliwa.

Jeżeli się nad tym zastanowić i zobaczyć jak ludzie radzą sobie ze swoimi przedsięwzięciami, to właśnie tak to się dzieje: przychodzi człowiekowi coś do głowy i się tym zajmuje. Metodyczne podejście pozwala efektywniej ogarnąć wszelakie możliwe kwestie, pozwalając na to, żeby skupić się faktycznie na wyjątkach, a nie czynić wyjątku z każdego problemu, na który się napotka.

Jak wdrożyć to w praktyce?

Kartka A4, flip-chart na ścianie, dokument w google docs (jeżeli pracuję nad nią więcej osób), plik w .xls. Warto zacząć od czegoś prostego w trzech kolumnach: Kwestia, Kto się tym zajmie, Co zostanie zrobione. I wystarczy działać dalej uzupełniając listę rozwiązywać napotykanie wyzwania ? regularność jest istotna, najlepiej raz w tygodniu. O planach już wszyscy wszystko napisali, ale ja też niedługo wtrącę swoje trzy grosze. W międzyczasie – używajcie staropolskiej Issue Listy :).

Issue List możesz pobrać tutaj :)

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *