Czym się różni zarządzanie projektami HR od zwykłego zarządzania projektami

Czym się różni zarządzanie projektami HR od zwykłego zarządzania projektami

Czym się różni zarządzanie projektami HR od zwykłego zarządzania projektami

Tydzień temu poprosiłem Was o odpowiedź na jedno pytanie w krótkiej ankiecie ” Jakie są dwa pytania dotyczące zarządzania projektami w HR, na które odpowiedzi koniecznie MUSZĄ się znaleźć w programie naszego szkolenia?” Dziękuję bardzo za wszystkie pytania.  Coś w tym jest, że pobudzają one jakoś inaczej neurony i chce się pracować :). Nie na wszystkie pytania, które padły odpowiem od razu, bo trzeba godzić wiele tematów, ale trzy najczęściej pojawiające są na początek 🙂

1. Czym zarządzanie projektami HR różni się od zwykłego zarządzania projektami?

W teorii nie ma różnicy między teorią a praktyką, w praktyce jest ;). Zarządzanie projektami HR opiera się o te same zasady i można zrealizować je tymi samymi metodami co większość, projektów, ale…

No właśnie diabeł tkwi w szczegółach. Różne branże mają swoją specyfikę i podejście. I w zależności od tego na różne elementy projektu trzeba będzie zwracać uwagę. W przypadku projektów IT kluczem do sukcesu jest dobre zarządzanie wymaganiami i testowanie produktu. Wymagania i testy, to jest coś, co na koniec przełoży się na udany produkt.

Oczywiście innych tematów się nie uniknie, ale te dwa obszary są krytyczne! Zauważ, że to nawet nie o bariery technologiczne chodzi, a wydawałoby się inaczej. Projekty marketingowe też mają swoją specyfikę (sprawdź artykuł: “Śmierć kariery czy życia rodzinnego? Jak pracować na „krytycznych deadlinach” i wielu projektach równocześnie”), sprzedaż ma też swoje wyzwania (największe to przekonać się do pracy projektowej 😉 ). A jak jest w przypadku HR?

Projekty HR wiążą się w 90% ze zmianą! Zmieniają coś, co dzisiaj jakoś działa, na coś, co będzie działać inaczej. I najgorsze jest to, że dotykają nie martwej materii (zmień maszynę w hali produkcyjnej na inną maszynę), tylko dotykają TEGO JAK LUDZIE WYKONUJĄ SWOJĄ PRACĘ!

Dlatego kluczem do sukcesu są:

  • Dobre rozpoznanie kluczowych osób w projekcie, ich potrzeb oraz oczekiwań
  • Zaangażowanie ich we właściwym czasie we właściwy sposób
  • Dbanie o komunikację (w sensie PR) i dobre „sprzedawanie projektu” od początku do końca

 To takie łączenie pracy szpiega ze spin doktorem :). Na te kompetencje bym stawiał.

 Jak zacząć to robić? Zapraszam do lekcji nr 2 kursu „Jak rozpoczynać i kończyć z sukcesem projekty HR”, tam znajdziesz narzędzie, które może w tym pomóc, jeżeli z jakiegoś powodu jeszcze tam nie byłaś 🙂

 2. Co zrobić, jak nie idzie? Gdy ciągle przesuwane są terminy, a projekty HR mają niski priorytet?

Niedawno popełniłem o tym inny wpis „Jak robić projekty HR i nie zwariować”. Tam jest bardzo dużo inspiracji, czasem z przymrużeniem oka, ale praktycznej, opartej na życiu. Ale tego pytania też nie zostawię bez odpowiedzi, chociaż spróbujmy go ugryźć z innej strony.

 Ja Cię o coś spytam – jakie tematy u Ciebie mają niski priorytet? Jakie tematy odkładasz „na później”? Jakie wiecznie się opóźniają? Co wszystkie z nich mają wspólnego?

 A teraz druga seria pytań – Jakie tematy są wysoko na liście? Jakie robisz od razu? Jakie się dzieją? Co one z kolei mają wspólnego?

 I? Co Ci przyszło do głowy? Nie podglądaj dalej, żeby nie popsuć sobie zabawy, spróbuj samodzielnie :).  Dasz radę, naprawdę 🙂

 No dobra. Albo faktycznie sobie to rozpisałaś, albo i tak Cię nie przekonam, więc napiszę jak to jest, według życiowego doświadczenia.  Motywacja wynika z tego, że WIERZYSZ, ŻE MASZ Z TEGO KORZYŚĆ! Nie musi być konkretna, namacalna, przeliczana na monety. Ale na pewno coś Ci daje, albo dałaś się do tego przekonać. Człowiek nie potrafi może dobrze liczyć, ale zawsze zachowuje się racjonalnie. I jak nie widzi w czymś sensu to tego nie robi. I tyle.

 Gdy projekty dostają niski priorytet to

  • Ludzie widzą więcej korzyści w innych projektach
  • Ludzie widzą więcej kosztów niż zysków
  • Ludzie nie wierzą, że one im coś dają

I tyle.  Prawda jest taka, że konkurujesz z projektami ważnymi dla innych! A mają ich na głowie tak dużo, że musisz im te projekty sprzedać. A, żeby jest sprzedać musisz wrócić do pierwszego pytania: przeanalizować interesariuszy i ich potrzeby, stworzyć dobrą „kampanię marketingową” dla projektu. Przekładając na praktykę – zamiast pchać na siłę, wróć do podstaw projektu. A jak się nie da, bo inne projekty są faktycznie bardziej wartościowe to wymyśl lepszy projekt

 3. Jaka metodyka zarządzania projektami jest najskuteczniejsza w projektach HR? Jak zrobić to niskobudżetowo?

 No co ja mogę na to odpowiedzieć. Oczywiście, że 12 pytań KISS PM ™ :). Jakaż inna metoda może Ci pomóc ;). Ok, jestem teraz w roli doradcy, nie sprzedawcy. Tak jak inny Mariusz „mówię jak jest” :D.

 Najpierw budżet. Jak uczyć się, gdy jest go mało?

Możesz mieć absolutnie zero budżetu, żeby nauczyć się już dużo (na liście 12pytan.pl, z raportów, które mamy na stronie), z kursu, który właśnie trwa do 30 listopada 2017 .  A za cenę 4 kaw możesz przeczytać książkę, która mi się naprawdę udała (tak mówi dumny ojciec), która pokaże Ci projekt krok po kroku, a co więcej 3 przykłady projektów razem z błędami i dobrymi praktykami. To naprawdę niska cena spokoju. I naprawdę dużo można zrobić. Taka podpowiedź na 2018 i postanowienia noworoczne „zarezerwuję budżet na szkolenie z zarządzania projektami  i sprzedaży dla HR” :D.

Metodyka. Nie będę obiektywny więc nie będę pisał dużo. Po prostu nie można mi ufać, w tym temacie. Ja uważam, że powinna być:

  • Prosta
  • Praktyczna
  • Przyjazna

Tak, żeby to nie ona była bohaterem, tylko, żeby projekt HR był bohaterem. Dziś na spotkaniu z działem HR, z którym będziemy wdrażać 12pytań w HR  właśnie to do mnie dotarło. Tak jak dobrego lidera poznaje się po tym, że ludzie mówią „sami to zrobiliśmy”, dobrego coach’a po tym, że klient mówi „to było proste, sam sobie dałem radę” :), to tak samo z metodą zarządzania projektami (metodyka to nauka o metodzie 😉

  • Masz nie czuć, że z niej korzystasz, bo jest nautralna

 Najpopularniejsze na rynku to

  • Prince 2 – metoda, której źródłem jest administracja publiczna, która lubi dużo dokumentować. Bardzo dużo fajnych rzeczy ze sobą niesie, ale niesie też obciążenie silnego procesu i kontroli
  • PMBOK – standard, który mówi jak powinno się robić projekty. Bardzo go lubię, od niego zaczynałem i jestem nadal z nim zgodny. Wyzwaniem standardu jest jednak to, że musi pasować do każdego z możliwych przypadków, więc jest dosyć ogólny
  • SCRUM – to nie standard zarządzania projektami, tylko wytwarzania oprogramowania. Modny i super jeżeli chodzi o IT. I poza IT też (sam polecam, propaguję i wdrażamy z zespołem), ale ma jeden mankament – SKUPIA SIĘ NA WYTWARZANIU PRODUKTU. Nie ma tam zarządzania interesariuszami i komunikacji poza zespół projektowy.

 Na każdej z nich da się zbudować solidny projekt. Pierwsze dwie wymagają sporej inwestycji czasu, żeby je zrozumieć i stosować oraz dostosować do siebie. Trzeciej brakuje istotnego dla projektów HR elementu. Dlatego jest 12 pytań 🙂

 12pytań KISS PM™ jest idealne! Żartowałem ;). Oczywiście, że nie jest, ale za to:

  • Powstało po to, żeby uprościć skomplikowane metody
  • Dopracowywałem je robiąc moje projekty (jak coś skopię to płacę za to moimi pieniędzmi, czasem i stresem – więc tego unikam jak ognia)
  • Da się je opanować szybko, bo cały model mieści się na jednej stronie
  • Obejmują WSZYSTKIE aspekty, które trzeba uwzględnić projekcie, a nie tylko wytwarzanie
  • Są dopasowane do naszych realiów
  • Robią robotę! Wystarczy poczytać opinie uczestników (Wiem, że to mało skromne, ale to fakt).

Mało skromnie to wyszło. Faktycznie. Ale jakoś ze spokojem to piszę, bo z czystym sumieniem.  Sprawdziłem i jestem jedynym trenerem zarządzania projektami, który bada ten temat od kilku lat i tak się w nim specjalizuje. A nasz projekt „Zarządzanie projektami w HR” też jest unikalny i się rozwija, więc trochę wiem, co mówię 🙂

 Rozejrzyj się, poszukaj, pokombinuj. A jak sprawdzisz wszystko to wiesz, gdzie mnie znaleźć ;).

 To byłoby na tyle. Mam nadzieję, że odpowiedziałem na pytania. Czekam na kolejne. Mam nadzieję,  że zobaczymy się na którymś ze szkoleń. I liczę na więcej pytań :).

P.S. Do 30.11.2017 kurs „Jak jak rozpoczynać i kończyć z sukcesem projekty HR” jest bezpłatny. Korzystaj póki można, bo kolejna taka okazja nieprędko.

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

1 Comment

  1. Super tekst. Uwielbiam twojego bloga. Można się wiele ciekawych rzeczy dowiedzieć o zarządzaniu projektami, a wiedzy nigdy za dużo. 😀

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *