Zarządzanie projektami – program - Leadership Center

Zarządzanie projektami – program, który po prostu musisz znać

Jeżeli szukasz programu do zarządzania projektami to na pewno go znajdziesz, bo wybór na tym polu jest ogromny. To dobra wiadomość. Zła jest taka, że trzeba podjąć decyzję, z którego z nich skorzystać. Gdybyś miał zdecydować się tylko na jedno rozwiązanie to polecam Ci Trello.com

Dlaczego akurat to? Ze względu na jego uniwersalność i możliwość dopasowania nie tylko do każdego projektu to jeszcze do wielu sytuacji, które w projektach mogą Cię spotkać 🙂

Praca z tablicami (nie tylko Kanban)

Na pierwszy rzut oka nie powiesz, że jest to program do zarządzania projektami. Czy aplikacja. Zwał jak zwał :). Po prostu nie wygląda! Nie ma ani wykresu Gantt’a ani wcale niepodobne do rozwiązań typu MS Project. Jak niby to ma pomóc?

Trello opiera się o pracę na tablicach, które można sobie samodzielnie konfigurować.

Każda taka tablica to jakby ściana, na której możesz przyklejać karteczki. Tak jak na przykład na tej.

Na początku jest to całkiem pusta przestrzeń z założeniem, że każdy może sobie zrobić z tym wszystko co mu jest potrzebne. Tablice KanBan wspierają najczęściej proces wytwórczy, dlatego poszczególne kolumny opisują poszczególne jego etapy. Najczęstszy przykład wygląda tak.

Trzy kolumny:

  • Do zrobienia – tutaj pojawiają się wszystkie elementy, które mają być wytworzone
  • W trakcie – na tymi zaczęliśmy już pracować
  • Zrobione – czymś możemy się już pochwalić, to zostało ukończone

Naszym zadaniem w projekcie byłoby przeciągnięcie wszystkich zadań do zrobienia przez cały proces. Zadania bardzo łatwo dodaje się w formie „karteczek” w kolumnach. Tak jak tutaj.

I co jest naprawdę fajne, to można po prostu przytrzymując karteczkę przenieść ją do kolejnej kolumny gdy przychodzi na to czas. A co więcej w środku „karteczki można umieścić naprawdę dużo detali”

  • Opisać zadanie
  • Skomentować
  • Dodać osoby odpowiedzialne
  • Zrobić załącznik

Cała praca nad zadaniem jest w jednym miejscu! A nie tak jak często to bywa trzeba tego szukać w milionie maili. Jak może wyglądać taka rozbudowana karteczka?

Daje to naprawdę przeogromne możliwości, bo można dzięki trello:

  • Określić dokładnie zakres pracy
  • Przydzielić zadania
  • Rozpisać je w czasie
  • Ułatwić komunikację
  • Kontrolować projekt

I nie tylko :). Włączamy kreatywność i wyobraźnię i pokażę Ci zastosowania!

Zastosowania do zarządzania projektami

Korzystam z Trello do:

  • Zarządzania wieloma projektami jednocześnie
  • Rozpoczynania i kontroli każdego projektu, który robimy w firmie
  • Pilnowania projektu i komunikacji z klientami
  • Tworzenia harmonogramu, uproszczonego, ale i tak dającego więcej niż nieumiejętnie zrobiony dokładny
  • Pracy w SCRUM i metodykach zwinnych

Niektórzy wykorzystują to narzędzie też do:

  • Zarządzania swoją listą ToDo – gdyby nie to, że jestem uzależniony od innego programu to też bym pewnie tu działał
  • Opracowania sobie strategii firmy
  • Miejsca, gdzie można gromadzić wiedzę

Myślę, że to bardzo krótka lista zastosowań, ale jak ma być zarządzanie projektami i program to trzymam się tej dziedziny

Zalety programu

  • Intuicyjność – od razu wiesz co robisz
  • Prostota – to nie kombajn, tylko narzędzie do pracy na tablicach, dzięki temu praca jest przyjemna
  • Wsparcie większości funkcjonalności potrzebnych w projekcie
  • Fajność – bardzo łatwo można sobie dopasować go tłem, czy obrazkami do tego, żeby się z nim przyjemnie pracowało
  • Plug-in’y – multum różnych dodatków, które można sobie doinstalować i integrować z oprogramowaniem, które już może działać na rynku

Wady programu

  • Nie ma wad :). Ma ograniczenia, ale dla mnie to jedno z najprzyjemniejszych narzędzi. Rewela 🙂

Wnioski praktyczne

Używaj Trello i tyle. Nie będę się specjalnie rozwodził. Jeżeli dodasz do niego dobrze przemyślany proces i filozofię zarządzania projektami to korzyści są niesamowite. Wdrażam 12pytań KISS PM™ bazując na tym programie. I jeżeli możesz łatwo

  • Zorganizować sobie pracę całej firmy –  możesz zobaczyć film z naszego kanału na You Tube „Jak sobie radzić z wieloma projektami jednocześnie”
  • Oszczędzić czas na nudnych spotkaniach statusowych
  • Zwiększyć jakość pracy
  • Poprawić zaangażowanie
  • Wyeliminować luki w komunikacji
  • I mieć radochę z robienia projektów

To czego szukać więcej? 🙂 Polecam, Żanet Kaleta… E, nie to ja polecam, Mariusz Kapusta. Niektóre reklamy jednak za bardzo wbijają się w pamięć ;).

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *