„Krótki przykład lepszy niż długi wykład”. To stosunkowo dobra zasada, która bardzo pomaga w nauce. Jeżeli zobaczysz jak coś wygląda to łatwiej sobie wyobrazić jak można to zastosować u siebie.
Z drugiej strony trudno jest wybrać przykład, który pasowałby wszystkim. Jest taka Książka zarządzania projektami, w której znajdziesz 3 przykłady projektów rozpisane od początku po ich zakończenie. Ale zanim tę książkę zamówisz i przeczytasz to spójrzmy na przykład, który dla każdego będzie zrozumiały i do przełożenia w dużej mierze na rzeczywistość.
Zarządzanie projektami na przykładzie podróży dookoła świata
Dlaczego ten? Zobaczysz :). Jest bardzo ciekawy ze względu na to, że każdy choć raz w życiu myślał o czymś takim i może odnieść to do siebie. Ma wszystkie cechy projektu
- Jest to coś unikalnego i nowego
- Ma początek i koniec
- I trzeba doprecyzować w trakcie, co tak naprawdę chcemy zrobić.
Po dokładną odpowiedź na pytanie „Co to jest projekt” odsyłam na mój kanał YouTube, a teraz spójrzmy jak ugryźć taką podróż?
Etap 1 – Pomysł
Fajnie, wpadamy na pomysł, żeby zrealizować swoje marzenie. W biznesie może być podobnie. Prezes wpadł do biura i mówi „Robimy ekspansję na nowy rynek!”. Czad. Niezależnie od tego jak bardzo Ci się to podoba czy nie pomysł jest pomysłem. I jeżeli uznajemy, że trzeba go zrealizować to bierzemy się do roboty. Ale z głową.
Etap 2 – Rozpoczęcie
Tutaj nadajemy kształt naszemu projektowi. Trzeba sprawdzić, czym ten nasz pomysł konkretnie jest. Tworzymy tzw. Kartę Projektu, która dokładnie opisuję wizję naszego projektu.
Można to zrobić na różne sposoby.
- W pliku tekstowym, np. korzystając z tego typu szablonów, np. Uniwersalnej karty projektu
- W prezentacji, w formie mapy myśli. Na kartce :). Do wyboru do koloru, albo
- W programie zarządzania projektami Trello.com
Tutaj przykład jak to może wyglądać. Gdzie odpowiadamy sobie na 12 kluczowych pytań dotyczących projektu. Dzięki nim mamy pewność, że nic nam nie umknie. A co najważniejsze zweryfikujemy całkowicie różne pomysły na projekt :). Ciekawe, czy tak wyobrażałeś sobie swoją podróż 🙂
W jednej karteczce Trello mamy rozpisane główne założenia projektu. Jeżeli razem łączą się w spójną historię i nasza opowieść o projekcie jest przekonująca to mamy to 🙂
Etap 3 – Planowanie
Teraz czas na zagłębienie się w plan. Czyli tworzymy dokładny zakres projektu. W tym przypadku jest to ryzykowne i wbrew pozorom duże przedsięwzięcie, dlatego dosyć dokładnie warto rozpisać sobie zakres projektu. W Trello każda kolumna to jeden z elementów zakresu, o który należy zadbać.
Tutaj widać od razu przypisane zadania do poszczególnych osób w projekcie. Nie można pozwolić sobie na to, żeby coś pozostało bez osoby odpowiedzialnej. Wtedy na pewno się nie wydarzy.
W kolejnym kroku zakres trzeba umiejscowić w czasie. Do tego wykorzystujemy albo bardzo dokładny harmonogram, albo możemy sobie na etapie planowanie założyć planowanie bardziej ogólne (np. z dokładnością do miesiąca) i wiemy co po kolei będzie się działo.
I voila. Oto przykładowy plan projektu :). Oczywiście to nie wszystko, bo trzeba zadbać jeszcze o zarządzanie ryzykiem, monitorowanie przygotowań i całego projektu, ale dużą część pracy mamy już wykonaną
Etap 4 – Zapewnienie zasobów
Tutaj przypisane są już do zespołu odpowiednie osoby, czyli zakładamy, że mamy zespół. Ale może się okazać, że potrzebujemy zebrać pieniądze od sponsorów i partnerów.
Akurat w przypadku takiego projektu najpierw musimy zainwestować naszą pracę, żeby pojawiło się wsparcie, więc decydujemy, że pierwsze 3 miesiące styczeń-marzec, realizujemy z naszymi zasobami, a kolejne miesiące dopiero, gdy pojawi się konkretny sponsor i będziemy mieć podpisaną umowę. Inaczej nici z projektu.
Etap 5 – Realizacja
I tutaj niespodzianka! Bo podróż to nie tylko sama wyprawa! To tylko czas od wrzesień-listopad!
Przed samą wyprawą mamy 8 miesięcy przygotowań
A po samym projekcie coś o czym często się zapomina
Etap 6 – zakończenie i wyciągnięcie wniosków
Nie można zapomnieć też o świętowaniu 🙂
Wnioski praktyczne
- Żeby realizacja projektu była przyjemna, potrzebny jest plan i przygotowanie
- Plan powinien jako minimum zawierać wizję projektu (odpowiedź na kluczowe pytania), zakres (co należy zrobić), harmonogram (kiedy to się zadzieje), odpowiedzialność (przypisane odpowiedzialne osoby) i regularne monitorowanie postępu
- Projekt to nie tylko jego główna część którą widać (tutaj podróż), nie zapominaj o planie, przygotowaniu a później zamknięciu projektu!
Powodzenia w projektach :). Jeżeli chcesz się nauczyć dobrze planować i realizować projekty to zapraszamy 🙂
Zobacz też nasz film na YouTube:
Zapisz się na darmowy kurs PM
Poznaj 12 pytań, które błyskawicznie nauczą Cię zarządzania projektami
