3 sposoby na skuteczne spotkania biznesowe - Leadership Center

3 sposoby na skuteczne spotkania biznesowe

spotkanie biznesowe

Jak organizować efektywne spotkania biznesowe? Czemu to ważne, żeby robić to skutecznie? Jak uniknąć najczęściej popełnianych błędów, przez które marnujesz swój czas i energię?

Przez 12 lat mojej kariery zawodowej miałam przyjemność organizować oraz uczestniczyć w różnego rodzaju spotkaniach. Były to zarówno spotkania biznesowe z Klientami indywidualnymi jak i z różnej wielkości firmami (od małych firm do tych największych). Spotkania mogą być różnego rodzaju. Te z którymi  ja miałam styczność to spotkania sprzedażowe, negocjacje i projektowe. Jednak niezależnie od tego jaką rolę pełnisz w swojej organizacji i jakie posiadasz stanowisko jest to temat, który na pewno Ciebie dotyczy lub będzie dotyczył bo ciężko dziś wyobrazić sobie działalność, która mogłaby się odbyć bez spotkań tych „na żywo” i wirtualnych z potencjalnymi oraz obecnymi Klientami, czy współpracownikami.

Jest to temat o tyle ważny, że nikt nas w szkole nie uczy jak organizować dobrze spotkania biznesowe, czy jak je prowadzić. Na etapie edukacji mamy do czynienia tylko ze spotkaniami towarzyskimi, które przeważnie nie mają jasno określonego celu i służą jedynie dobrej zabawie. Wszystko jednak zmienia się gdy zaczynamy pracować, ponieważ spotkanie to jedna z podstawowych form komunikacji bez której w zasadzie ciężko sobie wyobrazić pozyskanie Klienta, negocjacje, start projektu, czy też zwykłą operacyjną działalność, ponieważ zwykle w naszej pracy współpracujemy z innymi ludźmi.

 

PRZYGOTOWANIE SPOTKANIA BIZNESOWEGO

Jak we wszystkim najważniejsza jest dobra organizacja i planowanie. Niezależnie od tego jaki cel ma nasze spotkanie i na jakim szczeblu firmy się odbywa, najważniejsze jest dobre zaplanowanie spotkania i przygotowanie do niego. Spotkanie to często tylko 2 godziny czasu od których może dużo zależeć, więc przygotowanie do niego, zwłaszcza jeśli my je prowadzimy, powinniśmy zacząć dużo wcześniej.

Najpierw niezależnie od celu spotkania trzeba określić:

– czas i termin,

-miejsce i formę,

– osoby wymagane na spotkaniu

oraz materiały i narzędzia potrzebne do jego przeprowadzenia.

Czas i termin

W zależności od tego ile osób jest potrzebnych do przeprowadzenia naszego spotkania i jak bardzo te osoby są dla nas dostępne lub na jakim szczeblu w organizacji się one znajdują (im wyżej tym mniej osiągalne), może być to jedna z trudniejszych rzeczy do ustalenia. Im wyższy szczebel w organizacji, tym wcześniej powinniśmy takie spotkanie zaplanować aby osoby z „C-level” mogły sobie zarezerwować na nie czas. Najlepiej jest przesłać wcześniej takim osobom zaproszenie do ich kalendarza lub poprosić ich asystentów/asystentki o wprowadzenie naszego spotkania do ich kalendarza aby o nim nie zapomniały. Niech potwierdzone spotkanie w kalendarzu Was nie zwiedzie, najlepiej jeszcze przed waszym spotkaniem (1 lub 2 dni wcześniej) potwierdzić, czy zaproszone osoby pamiętają o naszym spotkaniu i czy nic się nie zmieniło w ich kalendarzu aby mogły bez przeszkód w nim uczestniczyć. Warto pamiętać o tym, że ludzie to tylko ludzie i spotkanie biznesowe także ma swoją dynamikę i w odróżnieniu od spotkań towarzyskich ciężko nam będzie pozyskać uwagę zaproszonych osób i utrzymać ich koncentrację (nikt jeszcze nie wygrał z potrzebami fizjologicznymi, które dotyczą nas wszystkich – nawet Prezesa ;)), więc najlepiej żeby nasze spotkanie nie trwało dłużej niż 2 godziny (jeśli musi być dłuższe to warto zaplanować w nim przerwy).

Miejsce i forma

Może nam być łatwiej uporać się z poprzednim punktem jeśli odpowiednio zaplanujemy miejsce i formę naszego spotkania, dogodną dla wszystkich nam potrzebnych osób. Jeśli struktura danej firmy jest rozproszona, może nam być ciężko zgromadzić wszystkie potrzebne osoby w jednym miejscu.
Z niektórymi osobami możemy nawet nie mieć możliwości spotkać się osobiście, ponieważ w naszym regionie bywają, np. 2 razy do roku a my nie mamy zgody/ budżetu/ ochoty na tak dalekie wyjazdy. W takich sytuacjach przychodzą nam z pomocą różnego rodzaju narzędzia w które jesteśmy uzbrajani już od pierwszych dni w firmie – są to różnego rodzaju komunikatory z których większość posiada funkcję wideo, czy telekonferencji. Spotkania biznesowe coraz częściej odbywają się „wirutalnie’, a często może być to jedyny sposób na zorganizowanie naszego spotkania, dlatego warto się z nimi oswoić. Jeśli spotkanie jest w formie tradycyjnej to nie zapomnijmy o zarezerwowaniu na nie sali konferencyjnej!

Osoby wymagane na spotkaniu

Pamiętajcie też, że im więcej osób tym trudniej zorganizować i przeprowadzić spotkanie, dlatego ważne jest aby zapraszać na spotkania osoby absolutnie niezbędne do osiągnięcia ustalonego przez nas celu spotkania, czyli osoby decyzyjne lub bezpośrednio zainteresowane daną kwestią, którą chcemy omawiać lub rozwiązać. Nie zapraszajmy osób, których nie dotyczy dane zagadnienie, ponieważ raz, że zmarnujemy ich czas, dwa będą się nudzić i mogą nam przeszkadzać w trakcie spotkania.

Inną kwestią jest podniesienie rangi spotkania, tzn. czasami dla zaznaczenia wagi danej sprawy warto jest zaprosić na dane spotkanie Dyrektora, czy Prezesa aby pokazać pozostałym uczestnikom, że dany temat jest ważny i trzeba się w niego zaangażować. Jednak jest to bardzo potężna broń i nie należy jej nadużywać zwłaszcza, że tego typu osoby z reguły są bardzo zajęte, dlatego radzę stosować tą metodę z umiarem i tylko w na prawdę ważnych sprawach. Taka osoba nie musi też na spotkaniu przebywać od początku do końca (jeśli nie jest potrzebna przez cały czas jego trwania), czasem wystarczy, że pojawi się tylko na moment aby osiągnąć efekt o jaki nam chodzi.

Nie należy też przesadzić w drugą stronę, tzn. zbyt okroić listy osób zaproszonych na spotkanie, ponieważ może się okazać, że bez obecności na spotkaniu osoby decyzyjnej w danym temacie lub specjalisty od poruszanego zagadnienia nic się nam nie uda ustalić i będzie potrzebne kolejne spotkanie. Dlatego warto jest przemyśleć listę osób zaproszonych patrząc przez pryzmat celu jaki chcemy osiągnąć, np. jeśli spotykamy się z osobą indywidualną aby ją do czegoś przekonać to może się okazać, że i tak nic ona nie zdecyduje w danej kwestii bez obecności, czy konsultacji z żoną/ mężem. Jeśli np. spotykamy się z drugą firmą aby omówić pomysł wdrożenia jakiegoś narzędzia to mogą nam być potrzebne osoby techniczne / specjaliści od danego tematu, którzy pomogą omówić kwestie merytoryczne dotyczące danego zagadnienia.

Materiały i narzędzia

Pamiętajmy też o niezbędnych materiałach i narzędziach. Przy spotkaniach towarzyskich jak o czymś zapomnisz to nie stanie się nic wielkiego (chyba, że przyjdziesz bez prezentu na imprezę urodzinową). Jeżeli chodzi o spotkania biznesowe to brak przygotowania może oznaczać konkretne straty. Np. jeśli jedziemy na spotkanie sprzedażowe to nawet jeśli robimy to już 100 raz to może nam się przydać prezentacja na temat naszego produktu, która raz, że pokaże uczestnikom naszego spotkania o czym mówimy (większość ludzi to wzrokowcy), dwa nie pozwoli nam zapomnieć, czy pominąć istotnych kwestii, ponieważ przygotowując wcześniej taką prezentację jeszcze raz przemyślimy sobie o czym na tym spotkaniu chcemy powiedzieć.

Jeśli idziemy na spotkanie w celu negocjacji umowy to nie zapomnijmy wysłać wcześniej jej draftu do zainteresowanych osób aby każdy miał ją na swoim komputerze lub wydrukujmy po jednym egzemplarzu dla każdej osoby.

Spotkanie biznesowe to też często negocjacje i sprzedaż, dlatego jeżeli nastawiasz się na taki cel to może Ci być potrzebny też jakiś kalkulator przygotowany wcześniej w Excelu dzięki któremu łatwo policzymy finalną cenę dla Klienta.

Pamiętajmy o przygotowaniu wcześniej i sprawdzeniu wszystkich narzędzi, których będziemy używać  podczas spotkania takich jak: komputer, rzutnik (upewnijmy się czy będzie na miejscu), system do telekonferencji, potrzebne kable i przejściówki ponieważ nic tak nie dezorganizuje spotkania jak problemy techniczne.

 

CEL I PRZEBIEG NASZEGO SPOTKANIA

Gdy już uda nam się ustalić i przebrnąć przez wszystkie kwestie powyżej, nadchodzi dzień naszego spotkania. Jeśli jesteśmy jego organizatorami to pamiętajmy o punktualności! Lepiej przyjechać za wcześnie i poczekać pół godziny przed siedzibą Klienta niż przyjść spóźnionym na zorganizowane przez siebie spotkanie. Jeśli już się zdarzy, że jesteśmy spóźnieni to pamiętajmy aby zawsze poinformować o tym drugą stronę. To samo tyczy się spotkań wirtualnych – zawsze jeśli organizujemy jakieś spotkanie to powinniśmy być na nim pierwsi i witać po kolei wszystkich zainteresowanych. Nie należy też jednak przesadzać, tzn. jeśli przyjechaliśmy np. na spotkanie do Klienta o pół godziny za wcześnie to najlepiej zaczekać jeszcze 15 minut np. w samochodzie, ponieważ osoby do których przyjeżdżamy mogą być w trakcie poprzednich spotkań lub być zajęte innymi obowiązkami, dlatego najlepiej polecam się pojawić 15 minut przed zaplanowanym spotkaniem. Jest to optymalny czas na przygotowanie wszystkiego: włączenie komputera, podłączenie rzutnika itp.

Spotkania biznesowe rządzą się swoimi prawami i nie wszędzie zasady są intuicyjne. Ważne jest też to jak wyglądamy, zwłaszcza jeśli spotykamy kogoś po raz pierwszy (wpływ pierwszego wrażenia na przebieg dalszych relacji jest nie do przecenienia). Nasz wygląd powinien być dostosowany do okazji i nie powinien w żaden sposób odwracać uwagi zgromadzonych osób od tematu rozmowy, np. jeśli na spotkanie Zarządu przyjdziemy w żółtych spodniach w kwiatki to gwarantuje Wam, że przez miesiąc inni będą mówić tylko o tym. Dlatego upewnijmy się wcześniej jakie obowiązują normy w danej firmie, zawsze lepiej się ubrać zbyt zachowawczo niż z czymś przesadzić. Istnieją oczywiście w biznesie kolory takie jak czerwony, które z jednej strony wzbudzają agresję ale z drugiej przykuwają uwagę i pozwolą nam być zapamiętanym przez drugą stronę, jednak jeśli nie umiemy tego robić w umiejętny sposób to najlepiej się ubrać w nieśmiertelne klasyki takie jak biała, czy niebieska koszula i granatowa czy czarna garsonka lub garnitur. Ważne spotkanie to nie jest czas na eksperymenty z naszym wyglądem.

Jeśli już chodzi o samo spotkanie to najważniejszy jest jego cel, tzn. po co to spotkanie organizujemy. Inny cel będzie mieć spotkanie sprzedażowe, inny „kick off” projektu, a jeszcze inny negocjacja umowy, więc polecam aby zawsze patrzeć na spotkanie poprzez pryzmat celu jaki przyświeca nam jego organizacja.

W czasie spotkania rozmowa może pójść w różne strony, dlatego wcześniej najlepiej wypisać sobie w notatniku, czy na komputerze, jakie aspekty chcemy poruszyć/ jaki jest nasz cel (np. negocjacyjny), aby w czasie spotkania mieć to gdzieś w zasięgu wzroku i w razie czego pokierować rozmowę na właściwe tory.

 

SPOTKANIE SPRZEDAŻOWE

Na spotkaniu sprzedażowym naszym głównym celem jest zaprezentowanie siebie (Klient najpierw kupuje Ciebie) i produktu, który oferujesz. Musisz być przygotowany na wszystkie jego pytania związane z produktem. Najlepiej wcześniej zrobić rozpoznanie z kim się będziesz spotykał i jakie są jego oczekiwania. Np. Klienta mogą interesować głównie referencje z konkretnego obszaru/ branży albo jakiś specyficzny aspekt produktu, który najlepiej pogłębić/ odświeżyć sobie przed spotkaniem. Nie ma nic złego w tym aby przed spotkaniem zadzwonić i zapytać co daną osobę najbardziej interesuje: mogą być to kwestie techniczne, referencje, warunki umowy itp. Zweryfikowanie tego przed spotkaniem pozwoli nam się lepiej przygotować i spełnić oczekiwania drugiej strony. Przygotowując przed spotkaniem to o co prosi Klient zaoszczędzamy jego i swój czas. Najlepiej zrobić też wcześniej rozpoznanie z kim się będziemy spotykać: czy będzie to np. dział controllingu, dział IT, czy Zarząd – inne rzeczy w Twoim produkcie będą interesować różne grupy osób i na co innego będą zwracać uwagę. Pamiętaj, że nie musisz znać odpowiedzi na wszystkie pytania bo nikt nie jest alfą i omegą – zawsze możesz zapisać jakieś pytanie i przesłać na nie odpowiedź po spotkaniu (ważne aby takich sytuacji nie było zbyt dużo). Rozmowa rekrutacyjna też jest w pewnym sensie spotkaniem sprzedażowym ;).

 

SPOTKANIE NEGOCJACYJNE

Wymaga od nas szczególnie dobrego przygotowania. Musimy przemyśleć wcześniej na czym najbardziej zależy drugiej stronie i nam. Musimy też wcześniej określić swoje granice, np. policzyć sobie jak nisko możemy zejść z ceną aby dany kontrakt był dla nas dalej opłacalny i najlepiej zapisać gdzieś sobie na kartce (oczywiście nie zdradzając tego drugiej stronie). W czasie negocjacji nie ma już miejsca na improwizację, dlatego wszystko musimy mieć dobrze przemyślane. Najlepsza jest sytuacja w której staramy się doprowadzić do sytuacji win- win, czyli do takiej sytuacji w której obie strony wygrywają. Jest to dobra wróżba dla dalszej współpracy. Na temat negocjacji powstało dużo osobnych książek, artykułów i szkoleń dotyczących różnych technik negocjacyjnych, więc nie będę się tu na ich temat teraz rozpisywać. Chcę tylko zaznaczyć, że również jest to forma spotkania.

 

SPOTKANIE PROJEKTOWE / „Kick – off”

Jeśli przebrniemy przez wszystkie powyższe rodzaje spotkań pomyślnie, tzn. przez spotkania sprzedażowe i negocjacje to później często następuje szereg spotkań projektowych z których najczęściej pierwszym tego typu spotkaniem jest Kick – off projektu.

Kick – off jest bardzo ciekawym rodzajem spotkania, które również może mieć trochę charakter sprzedażowy, ponieważ zazwyczaj uczestniczą w nim wszystkie osoby, które będą brać udział w projekcie. Pamiętajmy, że to, że ktoś „na górze”  zadecydował, że nasz projekt rusza to nie znaczy, że wszystkie wyznaczone do niego osoby są naszym projektem zainteresowane. Bardzo często zostały do niego wyznaczone mimo, że o to nie prosiły i mają szereg innych obowiązków, więc naszym zadaniem jest „sprzedać” im ten pomysł. tzn. sprawić, że się w nasz projekt zaangażują. Przedstawić jakie są cele projektu, kto będzie w nim uczestniczył, kto będzie za co odpowiedzialny, jakie są ramy czasowe projektu. Na takim spotkaniu musimy z grupy często przypadkowo wybranych ludzi stworzyć zespół, który będzie pracował ze sobą wiele miesięcy. Oczywiście tworzenie zespołu to nie jest coś co nam się uda w trakcie jednego spotkania, ale musimy stworzyć do tego fundamenty. Zobaczyć jak Ci ludzie się ze sobą dogadują, poznać ich aby później wiedzieć jak z nimi pracować.

Rodzajów spotkań może być wiele, jednak niezależnie od tego w jakiego rodzaju spotkaniach przyjdzie Wam uczestniczyć (bo na pewno przyjdzie) to najważniejsze elementy są uniwersalne dla wszystkich. Trzy najważniejsze rzeczy według mnie w prowadzeniu i organizowaniu spotkania, uniwersalne dla wszystkich rodzajów to:

– dobra organizacja spotkania,

– przygotowanie do spotkania

i koncentracja na celu spotkania.

Jeśli zwrócicie uwagę na te trzy powyższe elementy to wasze spotkanie biznesowe nigdy nie będzie stratą czasu! 🙂

Jolanta Katarzyna Rokicka,

Key Account Manager

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *