Cykl życia projektu - Leadership Center

Cykl życia projektu

Przez jakie sześć faz powinieneś poprowadzić swój projekt? Co zrobić i o czym naprawdę nie chcesz zapomnieć, bo może Cię to dużo kosztować. I o czym pamiętać, żeby sobie zapewnić 80% sukcesu w projekcie, o tym będzie ten artykuł.

Cykl życia projektu – czyli prosty model, który podpowie Ci, w jaki sposób organizować projekty. Zanim przejdę dalej to powiedzmy sobie po co on nam jest i po co mieć to poukładane? Po pierwsze jak zaczynasz nowy projekt, to możesz zrobić go na zasadzie pospolitego ruszenia, co jest dosyć długą tradycją w naszym kraju J Jeśli chcemy zrobić to lepiej to musimy sobie odpowiedzieć na kilka pytań. Jak wprowadzić projekt do organizacji? Jak zadbać o jego przygotowanie? Jak kontrolować jego realizację?

Cykl życia projektu pokażę na 3 poziomach, bo to jest ważne. Na koniec zobaczysz nie tylko jak powinien wyglądać ten projekt, ale też o co zadbać w projekcie, żeby podnieść szansę jego zakończenia sukcesem.

Zastrzeżenie – dla osób które mówią, że to tylko teoria, a inaczej to wygląda w praktyce. Ja nie mówię o teorii, a pewnym modelu. Cykl życia projektu wynika z dobrych praktyk działania i zobaczysz, że jest sensowny, a to, że jest często źle wykorzystywany to już inna sprawa.

Jak wygląda proces w cyklu życia projektu?

Każdy proces przechodzi przez poszczególne etapy dojrzewania.

Najpierw pojawia się pomysł. Może to być nagłe natchnienie prezesa, Wy wpadliście na pomysł, pojawiła się potrzeba rynku, przyszedł klient itd.

Następnym etapem jest rozpoczęcie. Czyli sprawdzenie, czy ten pomysł jest sensowny. Statystyka jest brutalna, ponad 80% pomysłów nie ma sensu. Jak za szybko przechodzimy do realizacji i działamy, to okazuje się, że nic z tego na koniec nie wystartuje. Ludzie z doświadczeniem biznesowym, wiecie o czym mówię J. Rozpoczęcie to etap na którym powinniśmy sobie zadać 12 pytań, stworzyć kartę projektu, żeby sprawdzić czy mamy strukturę i czy ma to ręce i nogi.

Dlaczego to jest ważne, zanim przejdziemy do kolejnego etapu, którym jest planowanie? Rozpoczęcie da się zrobić na kartce  w ramach rozmowy 2 osób, sponsora, który zleca i kierownika projektu. Natomiast planowanie jest już kosztowne, bo potrzebujesz do niego ekspertów, czasu itd. Nie warto więc planować słabych projektów.

Kolejny etap to zapewnienie zasobów. W niektórych modelach, których ja się uczyłem, ten element był schowany pod spodem. Wyciągam go tutaj specjalnie, bo bardzo dużo projektów zaczyna działać i zaczyna być realizowany, bez zapewnienia właściwych zasobów. Osoba, która prowadzi taki projekt męczy się i nie jest w stanie popchnąć go dalej. Dochodzi do sytuacji, gdzie bardzo dużo kierowników projektów ze sobą próbuje konkurować o zasoby, wzajemnie się blokując. Jak zaplanujesz, to plan sam się nie zrobi, trzeba go robić kimś, czymś.

Później przechodzimy do realizacji. Czyli dużo się dzieje, działamy, funkcjonujemy, dużo pożarów, dużo adrenaliny. Coś co lubimy, te poprzednie etapy są postrzegane jako mało wnoszące wartości.

Ostatni etap to zakończenie. Wg. mnie mega ważny, bo to moment, w którym nie tylko wystawiasz fakturę, ale też wyciągasz wnioski. Co poszło dobrze, co można poprawić, żeby kolejny projekt był lepszy.

Po każdym z tych etapów projekt może zostać zabity, albo przepuszczony dalej, albo zmodyfikowany. I tyle. Trzymajmy się tego, to jest dobra rzecz. Jeżeli jesteś przedsiębiorcą cykl życia projektu zaoszczędzi Ci od groma pieniędzy i nerwów wynikających ze wdrażania Twoich pomysłów. Jeżeli jesteś managerem, w firmie i dostajesz projekt do zrealizowania, jeżeli zidentyfikujesz na którym etapie się znajduje, będziesz w stanie się przygotować tak, żeby nie zapłacić za to własnym zdrowiem. Jeżeli jesteś wysoko w organizacji i masz dużo zasobów i wrzucisz coś ludziom do zrobienia na zasadzie „nagłego natchnienia prezesa” to cos tam zrobią, ale będzie to kosztowało więcej niż się wydaje i nie koniecznie przyniesie te zyski, których oczekujesz.

Już słyszę głosy niektórych „ale projekty Agile, robi się inaczej, są szybsze”. Nie o to tutaj chodzi. Sposób realizacji to są różne sposoby. Z punktu widzenia jakiegokolwiek podejścia sensownego wydawania pieniędzy i czasu ludzi to wcale nie zajmie to dużo czasu, nie spowolni projektu, a ograniczy bardzo dużo problemów. Oprócz samego procesu ważna rzecz to narzędzia jakich potrzebujemy na poszczególnych etapach.

Przy rozpoczęciu to jest karta projektu, później plan zarządzania projektem, zasoby, wyniki i wnioski. Karta projektu – w zależności od tego jak duży projekt masz do zrealizowania i jaki to typ projektu to mogą być proste karty, dla projektów złożonych mogą być rozpisane dokładniej co, kiedy, za ile, kluczowe ryzyka. Natomiast dla całkiem nowych projektów to planowanie karty projektów jest bardzo złożone. Przechodzisz przez wszystkie 12 pytań, robisz dokładną kartę projektu, sprawdzasz słabe punkty w projekcie zanim zaangażujesz czas i pieniądze.

Plan zarządzania to coś innego niż plan projektu. Plan projektu kojarzy się z harmonogramem, natomiast plan zarządzania projektem to jest to czego w tym momencie potrzebujemy. To sposób na to jak my ten projekt dostarczymy. Nie co będzie robione, tylko jak się zorganizujemy, czy zwinnie, czy tradycyjnie, czy łańcuchem krytycznym, albo w inny sposób. Jak będziemy sprawdzać postępy naszego projektu? Kiedy? W jakiej formie będziemy się spotykać? Jak uchronimy projekt przed zmianami. 3 elementy, które w planie zarządzania trzeba zawrzeć.

Zasoby – ludzie, sprzęt, finanse.

Realizacja – w czasie realizacji powstają nam trzy rzeczy: produkty, zmiany (nie wszystkie są złe, możemy np. skorygować sposób działania) i problemy. Tymi trzema elementami trzeba zarządzić. Do samych produktów to jest ta część merytoryczna. Natomiast pilnowanie zmian jest trudniejsze, też o to trzeba dbać. Sposób na wychwytywanie i rozwiązywanie problemów też trzeba mieć. Rozwiązaniem jest czarny zeszyt, o którym opisuję więcej w książce, której napisałem „Zarządzanie Projektami Krok po Kroku”. Potrzebujesz mieć jako kierownik projektu czarny zeszyt.

Wnioski – odnośnie procesu. Czy nasz proces pracy był ok, czy korzystamy z dobrych narzędzi, czy jako zespół ze sobą właściwie pracujemy. Jeżeli zadbasz o ten proces i narzędzia to już masz 80% sukcesu, żeby to wszystko miało ręce i nogi. Trzeci obszar przez który patrzę na projekt to jest to na jakim etapie angażujemy poszczególne osoby w projekt.

Podsumowując – jeżeli robisz projekty, zastopuj, pomyśl, sprawdź czy pomysł ma sens, dopiero przejdź do planowania, zapewnij zasoby i zacznij realizować.  To, że sobie ustawiasz ambitną wizję, którą chcesz zrealizować jest spoko. Ruszasz z projektem, ale częścią planu jest zapewnienie sobie w trakcie odpowiednich ludzi, zasobów, żeby wszystko się spięło. Nie musisz wszystkiego mieć od momentu startu. Dostarczasz sobie materiały na bieżąco, wtedy kiedy są Ci faktycznie potrzebne, ale masz plan, żeby te materiały pojawiły się we właściwym momencie.

Tyle z mojej strony, dacie sobie radę z projektami, jeżeli włączycie więcej spokoju, namysłu, a dopiero później zaczniecie realizację.

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *