Interesariusze - osoby, o których musisz pamiętać w projekcie - Leadership Center

Interesariusze – osoby, o których musisz pamiętać w projekcie

Dzisiejszy temat będzie dotyczył interesariuszy w projekcie. Jak pierwszy raz usłyszałem to słowo, to powiedziałem, że „ w polskim słowniku takie słowo nie istnieje”.  Istnieje – możesz sprawdzić J

Natomiast dla części osób, które pracują w większych organizacjach bardziej swojsko brzmiącym słowem jest „stakeholder” „Jakich stakeholderów potrzebujesz mieć w swoim projekcie?” i wtedy wszystko staje się jasne. Dziś popatrzymy na dwa aspekty. Pierwszy – jak myśleć o interesariuszach, kto to w ogóle jest i jak się upewnić, że identyfikujemy odpowiednie osoby. A później opowiem Ci jakie osoby musisz mieć koniecznie zaangażowane w projekcie. O kim trzeba pomyśleć, żeby na koniec się nie okazało, że jednak mimo wszystko coś nie zadziałało.

Zaczniemy trochę akademicko, czyli od definicji

Interesariusze to są wszystkie osoby, które będą miały wpływ na Twój projekt, albo na które Twój projekt wpłynie. Bardzo częstym błędem popełnianym przez wiele osób jest myślenie o interesariuszach tylko w obszarze swojego najbliższego otoczenia (Twój szef, szef Twojego szefa, firma, zarząd itd.). Najczęściej Twoje projekty dotykają nie tylko firmy, ale często wpływają na świat zewnętrzny. Na klienta, jeżeli robisz projekty społeczne – wpływają na lokalną społeczność. I interesariusze na pewno będą mieli wpływ na to, czy Twój projekt uda się przeprowadzić czy nie.

Jak patrzeć na interesariuszy?

Na pewno będą osoby, dla których Twój projekt jest czymś co poprawia ich życie. Są zwolennicy projektu, którzy będą gotowi przeznaczyć swoje zasoby, swój czas, energię. Będą Ci pomagać, żeby Twój projekt zakończył się sukcesem. Patrząc realnie na rzeczywistość jeżeli wprowadzasz jakikolwiek projekt naruszasz status quo i interesy innych ludzi. Więc nie zdziw się, jeżeli część osób nie do końca będzie, aż tak zachwycona tym co robisz i będzie stawiała opór. Ile tych osób oporujących w projekcie będziesz mieć może być różnie. Natomiast załóż, że tacy się pojawią i nie bądź zaskoczony, że wszyscy traktują Twój projekt jako dobro objawione. Są oczywiście osoby, które będą nastawione neutralnie do całego przedsięwzięcia i to jest ok.

To co możesz zrobić na początku , żeby sprawdzić nastawienie ludzi to jest zadanie sobie pytania jaki jest koszt dla osób, które chcę zaangażować w projekt. Co ich to kosztuje? Czym muszą zapłacić? Czy swoim czasem? Być może swoimi pieniędzmi? Może zmieniasz ich sposób na tyle, że obawiają się czy ta praca nadal będzie tam istnieć? Wprowadzasz jakiś sposób automatyzacji w jakimś w konkretnych działów ludzie mogą się zastanawiać czy zarząd nie wykombinował tego w ten sposób, żeby później nas się pozbyć. To warto zrobić zaraz na starcie, bo będziesz wiedział na jak dużą koalicję wsparcia możesz liczyć, a jak dużo osób będzie oponować. Na szczęście już ktoś wymyślił o jakie kategorie interesariuszy warto zadbać i o nich opowiem.

Pierwszy najważniejszy interesariusz w projekcie, osoba, która ma mega wpływ na projekt to jest SPONSOR PROJEKTU. To jest osoba na tyle wysoko w organizacji, która chce mieć ten projekt i jest w stanie pomóc Ci ten projekt poprowadzić. Sponsor może być kimś na poziomie zarządu/dyrektora. Na szczęście to jest osoba wysoko, która ma władzę. Na nieszczęście ma mało czasu do tego, żeby się tym zająć. Dlatego powołuje kierownika projektu, czyli Ciebie. Twoim zadaniem jest zrealizować wizję sponsora. Ty się zajmiesz tymi wszystkimi problemami pod spodem, ale Twoja relacja ze sponsorem jest jedną z najważniejszych jaka się dzieje w projekcie. Jeżeli nie będziesz w stanie utrzymać tej relacji to zostaniesz z organizacją sam. Kierownik projektu ma ten problem, że ma bardzo mały wpływ na organizację, mało zasobów, a jednocześnie dużą odpowiedzialność.

Kto jeszcze bierze udział w projekcie?

Managerowie funkcyjni. Z jakiegoś miejsca musisz pobrać zasoby  do swojego projektu: ludzi, sprzęt itd. Jednym z Twoich pierwszych zadań będzie negocjowanie z nimi „Słuchaj potrzebuję od Ciebie tego i tego, na taki i taki czas”. Są interesariuszami i mogą wpłynąć na Twój projekt, dlaczego? Bo w każdej chwili mogą ludzi z Twojego projektu zabrać, albo mogą też umniejszać priorytet projektu, bo oni też mają swoje zadania do zrealizowania. Generalnie bardzo ważna grupa, bo korzystasz z ich zasobów.

Kolejna grupa to Eksperci. Dostajesz do swojego projektu ekspertów – ludzi, którzy będą członkami Twojego zespołu projektowego i którzy będą wykonywać robotę, która ma być wykonana , po to, żeby zrealizować wizję sponsora.

Kolejny interesariusz, o którym koniecznie trzeba pamiętać to klient. Klient to osoba, która płaci za projekt. Niektóre firmy realizują projekty dla klientów zewnętrznych. Wtedy wewnątrz firmy jest ktoś, kto pilnuje, żeby projekt był zrealizowany i opiekuje się klientem. Klientem może być osoba na zewnątrz, która za ten projekt zapłaci. Ma bardzo duży wpływ na projekt, bo decyduje ostatecznie, czy podpisze fakturę czy nie. W niektórych organizacjach klientem jest ktoś wewnętrzny. Na przykład pracujesz w dziale IT, robicie system IT dla działu sprzedaży. Klientem może być dyrektor działu sprzedaży, który zdecyduje czy odebrać ten projekt czy nie. Dla tego człowieka pracują nasi użytkownicy.

Użytkownik to ktoś, kto będzie korzystał z produktu lub usługi, która powstanie w ramach projektu. Ci ludzie też mają swoje konkretne oczekiwania. Jaka jest różnica pomiędzy klientem, a użytkownikiem? Ja ze względu na moje doświadczenie zawodowe, miejsce, gdzie zaczynałem moją pracę tłumaczę wszystko na przykładzie pieluch. Kto jest klientem w przypadku pieluch? – Rodzice. Kto jest użytkownikiem w przypadku pieluch? – Dziecko. Co się dzieje jeśli dziecko jest niezadowolone? Najprawdopodobniej płacze. Co się dzieje z klientem? Klient też jest niezadowolony i wraca do Ciebie i mówi „Coś jest nie tak z pieluchami”. Podobnie w przypadku projektu. Dużo ludzi skupia się na kliencie, bo klient wydaje się być wysoko w organizacji, a trochę po macoszemu traktuje się ludzi, którzy mają korzystać z tego projektu na koniec. Użytkownicy bardzo często mają większy wpływ na klienta, niż masz Ty jako kierownik projektu. Dlatego zadbaj o tych ludzi. Totalnie egoistycznie, aby później nie mieć problemów. Nie namawiam Cię koniecznie, aby to była misja „Czynimy świat lepszy dla ludzi”. Nawet jeśli jesteś egoistą – zadbaj o ludzi, wszystkim wyjdzie to na dobre.

Ostatnia grupa to Managerowie wsparcia. Jeżeli wyprodukujesz jakiś nowy system, albo uruchomisz nowy sklep, albo cokolwiek innego, ktoś będzie się musiał zaopiekować, tym co powstało po zakończeniu projektu i jest to właśnie dział wsparcia. Bardzo często widziałem sytuacje, w których ta praca wyglądała na zasadzie „gorącego kartofla”. Kierownik i eksperci coś wyprodukowali, projekt został odebrany na koniec i komuś trzeba było tego kartofla wcisnąć, a nikt go nie chciał wziąć. Ja wypracowałem takie podejście, że zaraz na początku projektu pytam dział wsparcia „Czego potrzebujecie? Jakie są wasze kryteria, żebyście chcieli mój projekt przejąć do siebie, do opieki?” Jeżeli te wymagania znam i to spełnię to nie mam problemu „gorącego kartofla”. Ci ludzie są częścią zespołu projektowego, a ich oczekiwania są uwzględnione już na starcie.

Podsumowując, o jakich interesariuszach musisz koniecznie pamiętać:

Sponsor  – chce projekt, ma władzę

Kierownik projektu (TY) – masz mało władzy, dużą odpowiedzialność

Managerowie funkcyjni – dają Ci ludzi do pracy nad Twoim projektem

Klient – płaci za projekt, ma spore wymagania

Użytkownicy – będą z projektu korzystać

Dział wsparcia – utrzyma projekt po jego zakończeniu

W tych wszystkich grupach mogą się pojawiać :

Zwolennicy – np. użytkownicy będą wiedzieć, że system im pomoże w pracy i będą Ci pomagać.

Przeciwnicy – np. w tej grupie użytkowników, ktoś może stracić pracę

Neutralni – np. manager działu finansów, który tylko i wyłącznie podpisuje rachunki i dopóki wszystko się zgadza to jest ok.

To tyle. Warto pamiętać, o tym,  że projekty robią ludzie, a nie procedury.  Jeżeli zdasz sobie sprawę z kim pracujesz i kogo możesz zaangażować i zrobisz to odpowiednio wcześnie i na zasadzie wzajemnego szacunku to projekty dzieją się dużo łatwiej, dużo lepiej. Powodzenia w Twoich projektach!

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *