Macierz odpowiedzialności RACI (RASCI) - Leadership Center

Macierz odpowiedzialności RACI (RASCI)

Dziś będzie o odpowiedzialności. O tym jak podzielić odpowiedzialność w zespole. Jak ustawić to w taki sposób, żeby się nie okazało, że piłka rzucona pomiędzy dwoma osobami spada na podłogę.

Inspiracją do poruszenia tematu jest problem, który sygnalizuje mi praktycznie każdy z kim się spotykam. Sytuacje, takie, że „nie mogę wyegzekwować od moich ludzi zadań”, albo „jeżeli się do czegoś zobowiążę, to okazuje się, że nagle jestem odpowiedzialny za wszystko”.  Czyli osoby, które chcą być odpowiedzialne, ale nie chcą być fajerem, pracując po 80 godzin i robiąc robotę za innych. No i sytuacje w których jeśli nie popchniesz sam roboty dalej w zespole, to generalnie za wiele się nie dzieje.

Jest na to rozwiązanie. Kryje się ono w słowie „Odpowiedzialność”. Jest pewne narzędzie – macierz RACI, które przydaje się zawsze tam, gdzie okazuje się, że coś nie trybi w komunikacji, znikają gdzieś zadania zrobione i proces nie rusza i nie jest automatyczny, ludzie nie przekazują sobie wiedzy między sobą.

Pierwszy raz kiedy przekonałem się, że macierz RACI świetnie działa, był wtedy, kiedy trafiłem do firmy, która produkowała prototypowe maszyny na zamówienie. To była ekipa inżynierów, która tak bardzo lubiła swoją robotę, że nigdy nie dostarczyli żadnego projektu o czasie i żadnego projektu w budżecie. To nie wynikało z ich złej woli, a z perfekcjonizmu. Nie było nikogo, kto by sprawdzał, czy w tym momencie i budżecie to nie najlepsza maszyna jaka może powstać. Wszyscy bardzo mocno skupiali się na tym, aby zrobić jak najlepszy produkt. To powoduje, że zaczynasz zatracać się w tym i generujesz koszty, zamiast zysków. Rozwiązaniem była Macierz RACI. Rozbiliśmy odpowiedzialność. Brakowało osoby odpowiedzialnej za projekt i kilka innych problemów.

Na czym polega macierz RACI (RASCI)?

RESPONSIBLE – opisuje osobę, która jest odpowiedzialna za wykonanie zadania. Upewnienie się, że temat się zadzieje i zaistnieje.

ACCOUNTABLE – to osoba, która zatwierdzi czy to co zostało zrobione, jest faktycznie zrobione zgodnie z oczekiwaniami / wymaganiami

SUPPORT – osoby, które wykonują pracę

CONSULT – ludzie, którzy nie robią pracy, ale poświęcą trochę czasu, żeby dać Ci informacje, które pozwolą Ci wykonać pracę. Np. przygotowujesz ofertę dla klienta, to idziesz do inżyniera i pytasz co jest możliwe do wykonania i ile mniej więcej będzie to kosztować. Ta osoba nie będzie robić roboty w tym momencie, będzie dawać Ci consulting

INFORM – osoby, które mają być poinformowane, o tym, że dane zadanie się dzieje. Np. jeżeli Ty składasz ofertę dla klienta, to fajnie, żeby dział produkcji już był poinformowany o tym i był gotowy do produkcji

Przez długi czas uważałem, że to narzędzie jest bez sensu. Jak pierwszy raz próbowaliśmy go  użyć, to amerykanie pokłócili się z hindusami jaka jest różnica między RESPONSIBLE, a ACCOUNTABLE. Po 2 godzinach spotkania jako RESPONSIBLE, wszędzie w całym projekcie przypisano mnie jako kierownika projektu. Uznałem wtedy, że to jest tak totalnie głupie, bo jako kierownik projektu oczywiście, że jesteś RESPONSIBLE za całość….

Wracając jeszcze do firmy produkującej prototypy maszyn i ciekawej rzeczy jaką wtedy odkryłem…. Zaczęliśmy rozpisywać wtedy proces i zastanawiać się kto będzie odpowiedzialny. Wskazałem wtedy osobę, która wg. mnie z racji pełnionej funkcji powinna być odpowiedzialna za ten kawałek. Usłyszałem „nie, nie nie, ja nie chcę być odpowiedzialny”. Totalnie mnie to zdziwiło, pierwszy raz spotkałem się z taką awersją do słowa „odpowiedzialność”. Zapytałem, więc czy może się tym zaopiekować i to było ok J Zgodził się. Tylko raz się spotkałem z taką sytuacją. Natomiast czasem tak jest, że próbujesz przydzielić odpowiedzialność i natrafiasz na opór. Zapytaj wtedy „czy możesz się tym zaopiekować?”

W skrócie, dlaczego to narzędzie jest ważne. Po pierwsze odpowiedzialność w polskim języku kojarzy się źle. Po drugie nie rozwijamy tej odpowiedzialności na subtelności i ktoś kto miał tylko konsultować dla nas informacje, próbujemy go wciągnąć do robienia swojej roboty. Ważny jest też element, że zaczyna pojawiać się informacja.

Jak użyć macierz RACI w praktyce?

Przykładem będzie proces tworzenia maszyn prototypowych.

  1. Wypisujemy sobie, co się musi zadziać w naszym procesie.
  2. Robimy dokumentację na to co mamy zrobić.
  3. Zebrać materiały, które są nam potrzebne do zrobienia maszyny.
  4. Zrobić prototyp.
  5. Wyprodukować maszyny.
  6. Podsumować

Teraz bierzemy sobie wszystkie osoby, które mamy przypisane do naszego projektu i tworzymy tzw. Macierz odpowiedzialności. Mamy w zespole 4 osoby: Janek, Kasia, Marcin, Ania. Czyli mamy już proces i mamy osoby. Teraz skorzystajmy z podejścia RACI. Potrzebujemy najpierw określić, kto jest odpowiedzialny za poszczególne elementy

Janek: dokumentacja

Kasia: organizacja materiałów

Marcin: zajmie się prototypem

Ania itd.

Teraz, kto zatwierdzi, że dokumentacja jest dobra? Ponieważ Kasi będzie później przygotowywać materiały, to jest dosyć logiczne, żeby to Kasia powiedziała, czy dokumentacja jest porządku i czy może z nią przejść do kolejnego etapu.

W przypadku materiałów – fajnie, żeby Marcin je zatwierdził, bo zrobione są dla niego.

Prototyp – czy prototyp spełnia wymagania, może to pojawić się u Janka, który potwierdzi, czy jest zrobiona zgodnie z dokumentacją

Potrzebujemy Support – damy tu Marcina, bo jest inżynierem i pomoże dobrze zrobić

Przy materiałach weźmiemy do projektu Anię, która pomoże nam obdzwonić i zebrać oferty.

Przy okazji prototypu – Marcin będzie jednocześnie Responsible i Support. Taka sytuacja czasem występuje. Bylebyś nie był jednoosobową armią dla całego projektu. Nie jest to komfortowe, ale tak czasem jest.

To co ważne – informujemy:

O dokumentacji – dobrze, żeby była informowania Ania, bo będzie angażowana w kolejny etap

O zbieraniu materiałów – fajnie byłoby poinformować Marcina

O tym co się dzieje z prototypem – fajnie, żeby wiedział Janek

I consult – Ania, żeby w dokumentacji mogła dać trochę informacji, jak podchodzić do materiałów, jak podchodzić do rynku, żeby nie robić rzeczy od czapy

Dosyć prosty i kompleksowy przykład jak to robić. Ja wiem, że procesy możesz mieć trochę bardziej złożone. Nie zawsze to działa. Bo jeżeli mamy mały projekt, to przypisujemy tylko osoby odpowiedzialne i nie musimy kombinować dalej. Natomiast jeżeli masz przepychanki z odpowiedzialnością w zespole, a tak bywa, to na styku różnych elementów ta dokumentacja i te materiały to jest bardzo życiowy przykład. Dział handlowy przygotowuje ofertę, a później dział produkcji ma to zrobić i wtedy jest przepychanka, kto powinien być za to odpowiedzialny. Ścieżka, którą próbuje iść część firm, czyli doprecyzujmy jeszcze bardziej odpowiedzialność nie zadziała.

Kiedy macierz RACI się sprawdza?

W sytuacjach, o których mówiłem, że coś zawodzi z komunikacją, informacja nie jest przekazywana dalej i okazuje się, że projekty nie idą w takim tempie, jakim byś chciał. Gdzieś znika odpowiedzialność. To  chroni – np. zgłaszasz się do projektu i mówisz, że jesteś CONSULT, że Twój zakres odpowiedzialności to jedynie konsultowanie. Wiemy dokładnie na czym stoimy. Jeżeli chcesz sprawdzić co robisz w projekcie, to patrzysz na macierz i sprawdzasz. Jeżeli chcesz sprawdzić kogo musisz poinformować/ zaangażować przy danym zadaniu to robisz tak samo, sprawdzasz i już wiesz.

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *