Trójkąt Projektowy - czyli jak robić rzeczy niemożliwe - Leadership Center

Trójkąt Projektowy – czyli jak robić rzeczy niemożliwe

Co robić w sytuacji, w której szef przychodzi do Ciebie i mówi „chcę, żebyś zrobił to na wczoraj, nie mam na to budżetu, ale w jakiś sposób dasz radę, liczę na Ciebie”. Jak sobie radzić w takich sytuacjach, jak robić rzeczy niemożliwe, o tym dziś opowiem.

Wczuj się w taką sytuację – przychodzi do Ciebie szef i mówi „chcę, żebyś zrobił ogólnopolską kampanię, która sprzedaje nasz produkt. Adwords załatwi nam robotę. Musi ruszyć od jutra i to z przytupem. Zawsze narzekasz, że masz mały budżet to proszę 300 zł – wyciągnąłem z własnej kieszeni, jedziesz”.

Co pomyślisz wtedy? Jaka będzie Twoja reakcja? Jest spora szansa, że powiesz, że to niemożliwe. Potrzeba więcej zasobów. Zrobimy, ale potrzeba więcej pieniędzy, bo inaczej się nie da.

Pytanie – czy udaje Ci się coś uzyskać w takim podejściu?

Raczej nie… Na koniec i tak musisz to zrobić i jesteś totalnie sfrustrowany. Wcale tak nie musi być. Jest bardzo prosty sposób, jak sobie poradzić z taką sytuacją i do tego służy nam trójkąt projektowy.

Trójkąt projektowy inaczej potrójne ograniczenie projektowe, to narzędzie, które zawiera 3 elementy: zakres, czas i koszt.  Działa w ten sposób, że jeżeli zmienisz w projekcie zakres to przełoży się to na czas albo na kasę. Jeżeli nagle ktoś Ci obetnie budżet o połowę to wpłynie to na czas i zakres itd. Szybko tanio i dobrze – wybierz dwa. Wszyscy znają tą zasadę, ale w dziwny sposób nie potrafią jej wykorzystać w rzeczywistości.

Możesz zrobić coś bardzo prostego, co spowoduje, że zmienisz swoją sytuację na partnera do dyskusji. Trzeba zmienić sposób myślenia. Gdy przychodzi ktoś i mówi, że chce dużo, na wczoraj i za darmo to trzeba na to spojrzeć z innej perspektywy.  Jeśli ktoś przychodzi do Ciebie z takimi oczekiwaniami, tak naprawdę przychodzi z pytaniem „Co jest możliwe?”, bo często sam tego nie wie. Klient czy szef przychodzi do Ciebie bo Ty jesteś ekspertem. To jest jego życzenie na początek. Jaka jest właściwa odpowiedź w takiej sytuacji? Jedyna prawidłowa odpowiedź to „TAK”.

Może brzmi to dziwnie, ale tego nauczyłem się od konsultantów z którymi pracowaliśmy, jak jeszcze pracowałem w korporacji. Jeśli coś chcieliśmy – pierwszą odpowiedzią z jaką przychodzili było „Tak, zrobimy to, działamy”. Jacy nastawieni na współpracę ludzie! Tydzień później przychodzili z kosztorysem, tego co chcemy zrobić. Wow jacy nastawieni na współpracę, inteligentni ludzie – takich potrzebujemy! I dokładnie tak powinieneś podejść. Nie ma sensu kopać się z koniem na tym etapie. Twoja odpowiedź jest tak, sprawdzimy co jest możliwe. Nie używasz słowa ale, bo ale kasuje to co powiedziałeś wcześniej. (Jeśli powiesz komuś pięknie dziś wyglądasz, ale… właśnie szlag trafił Twój komplement :))

Jedyna prawidłowa odpowiedź brzmi „TAK”.

Robisz swoją robotę korzystając z trójkąta projektowego. Przychodzisz z opcjami. Zakładamy, że druga strona ma rację , a Ty przygotowujesz opcje.

Jeżeli ważny jest dla Ciebie czas, żeby to ruszyło od jutra – to taki jest zakres i takie koszty

Jeżeli ważna jest ogólnoświatowa kampania – to zajmie nam to tyle czasu i tyle będzie kosztować

Jeżeli mamy tylko 300 zł – to możemy zrobić taki zakres w takim czasie

Która z tych opcji pasuje Ci najbardziej?

Całkiem inne podejście. Nie kłócisz się, mówisz tak oczywiście, działam. Dlaczego to jest ważne? Ta osoba ma problem, chce żebyś pomógł go rozwiązać, jeżeli mówisz „nie” to stajesz się częścią problemu. Bądź częścią rozwiązania. Idziesz w pozytywną energię, przychodzisz z opcjami, bo jeżeli zrobisz robotę pod spodem, z planowaniem, ryzykiem, to nagle Twoja pozycja rośnie, bo wcześniej było da się/ nie da się, a w tym momencie przychodzisz z konkretnymi argumentami. Najprawdopodobniej druga strona wybierze opcję czwartą czyli jakąś kombinacją tych propozycji.

Natomiast to, co jest ważne – zmienia się całkiem relacja. Z chłopca do bicia stajesz się partnerem i profesjonalistą. Co się stanie, jeżeli pomimo wszystko będzie presja na to, że i tak masz wszystko to zrobić. To wtedy nawet najlepsza technika zarządzania projektami Ci nie pomoże, ale poruszę jeszcze temat jak radzić sobie z tymi, którzy nie są do końca rozsądni… Natomiast dla wszystkich rozsądnych to najlepsza technika, żeby nie stracić klienta, być profesjonalnym i nie frustrować się przy realizacji rzeczy niemożliwych.

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *