Kamień milowy - przykład, który każdy zrozumie - Leadership Center

Kamień milowy – przykład, który każdy zrozumie

kamień milowy

Wbrew pozorom sponsorem odcinka nie jest Inspekcja Transportu Drogowego 😉 Skupimy się na tym czym jest kamień milowy – co to takiego w projekcie? Jak z nich korzystać? Czy się różni czymś od milestone`a, a może nie? W jaki sposób wykorzystywać kamień milowy w komunikacji i do czego został wymyślony? Dziś odpowiedzi na te pytania

Kamień milowy – co to jest?

Bohaterem, który dziś pomoże nam to zrozumieć będzie Yamato i podróż Shoguna z jego zamku do zamku innego Shoguna (jeśli chcesz wiedzieć kto to jest Yamato i Shogun zobacz naszą serię PM NINJA).

Kamień milowy to bardzo ważny punkt w projekcie. Definicja jest taka, że jest to istotne wydarzenie projektowe, na podstawie którego jesteś w stanie mierzyć postępy. Czemu kamień milowy? Chodzi o to, żeby były to wydarzenia, które określają sensowny, duży postęp. Nie dajesz informacji „o przeszliśmy 1 m, 2 m, 3 m” i zanim przejdziesz całą milę tysiące informacji. Chodzi o to, żeby dla osoby, która jest w miarę wysoko w organizacji nie przekazywać szczegółów, tylko główne punkty, wg. których oceni czy Twoja praca, czy Twój projekt jedzie do przodu.

W przypadku naszego Shoguna i Yamato sytuacja jest następująca: trzeba Shoguna przenieść z punktu A do punktu B. Yamato jako PM Ninja dostał taką funkcję, żeby zaplanować ten projekt. No i teraz tak, może mu powiedzieć „Drogi Shogunie teraz wsiadamy do lektyki. Wchodzisz do lektyki zamykasz drzwi, pokonujemy pierwsze metry. Dochodzimy do pierwszego punktu, później do drugiego, tam spotkamy się z Sensei, który opowie Ci o tym i o tym i razem pojedziecie do karczmy, gdzie będziecie wybierać dania. Na obiad będziecie jeść sushi i później wypijecie Sake”.

W 5 sekund wyleciałbyś z takiego spotkania ze swoim prezesem, bo jest tego po prostu za dużo… Generalnie potrzebujesz zamiast opowiadać o wszystkich detalach nakreślić główne punkty, tak, żeby człowiek do którego mówisz o projekcie był w stanie się zorientować o co chodzi. Trzeba to powiedzieć w prostej formie i głównymi punktami. Więc Yamato powinien przyjść do Shoguna i powiedzieć:

1. Zaczynamy dnia tego i tego

2. Pierwszym przystankiem będzie spotkanie z Keshu, twoim głównym managerem, który przedstawi Ci kluczowe informacje odnośnie tego, co się dzieje w naszych projektach

3. Następnie spotkasz się z mentorem, głównym nauczycielem, który powie Ci jakie są nowe trendy w zarządzaniu cesarstwem

4. Odpoczniemy sobie w karczmie

5. Ostatecznie dotrzemy do zamku

5 głównych punktów, które są istotne. Pierwszego dnia wyruszamy, tydzień później spotkamy się z Keshu, 2 tygodnie później z mentorem, szesnastego dnia karczma, 18 dnia kończymy całą wyprawę. Nie opowiadasz co się dzieje pomiędzy poszczególnymi punktami. Chodzi o to, żeby człowiekowi, który jest wysoko w organizacji dostarczyć główne informacje. Tyle.

Shogun też nie będzie sprawdzał co się dzieje pomiędzy, bo może się okazać, że potkniesz się z lektyką, potrwa to trochę dłużej, trzeba będzie rozwiązać jakiś problem. Takie informacje też nie są istotne, żeby przekazywać je do swojego szefa, prezesa albo klienta, jeżeli nie wpływają na czas ukończenia kamienia milowego. To co się dzieje pod spodem to jest Twoja sprawa jako kierownika projektu, sponsor będzie sprawdzał, czy ty dostarczyłeś kamień milowy na czas i będzie zarządzał swoim czasem i patrząc przez swoje portfolio wszystkich swoich projektów, bazując na kamieniach milowych właśnie.

Kamień milowy – skąd się to bierze?

Żeby kamienie milowe dograć, to trzeba zrobić harmonogram, bo kamieni milowych nie zgadujesz… Przytoczę tutaj przykład, który pochodzi z mojej książki „Zarządzanie Projektami Krok po Kroku”. Przykładem jest budowa placu zabaw dla dzieci.

Jak mogą wyglądać kamienie milowe dla budowy placu zabaw:

Zatwierdzenie projektu. Ktoś mówi „dobra, w porządku, zaczynamy realizować ten projekt”

Projekt. Przygotowujemy projekt czyli to jak ma architektonicznie wyglądać ten plac zabaw

Plan, kosztorys. Powstanie konkretny plan projektu z kosztorysem

Dostawca. Wybierzemy dostawcę, który zrealizuje nam plac zabaw

Gotowy plac. Ukończony plac zabaw, nadający się do użytku

Przekazanie. Przekazujemy gotowy plac zabaw jednostce, która będzie się nim zajmować

Te kamienie milowe wyznaczają konkretną ścieżkę. Ustawiasz sobie w głowie jak będzie przebiegał Twój projekt i jakie są logiczne duże kroki i tyle. Nie sprawdzamy w tym momencie co się będzie działo pod spodem, bo tego albo jeszcze nie wiesz, albo przy raportowaniu w górę, nie jest to istotne. Następnie przypisujemy daty

Zatwierdzenie – 1 marca

Projekt – 15 marca

Plan i kosztorys – 1 kwietnia

Dostawca – 1 maja

Gotowy plac – 1 czerwca

Przekazanie – 1 lipca

Mamy w tym momencie pokazany każdy kamień milowy. Jasno i przejrzyście widzisz wtedy co się dzieje, nie opowiadasz za dużo, bo szczegóły nikogo nie interesują i to jest punkt do sprawdzania co się dzieje w projekcie.

O czym warto pamiętać?

O tym, że jeżeli opowiesz, o każdym kamieniu milowym i przypiszesz im daty, to jest zobowiązanie z Twojej strony. W tych terminach powinieneś się wyrabiać. Pomiędzy poszczególnymi elementami mogą się dziać pewne przesunięcia, ale kamienie milowe powinny być realizowane o czasie.  Jeżeli widzisz, że któryś z kamieni milowych może się opóźnić warto o tym odpowiednio wcześniej poinformować. Nie musisz informować o wszystkich opóźnieniach, musisz informować, o tych opóźnieniach, które zagrażają dostarczeniu kamienia milowego.

To by było tyle, nie ma tu żadnej magii. A jeszcze odpowiedź na pytanie czy milestone to to samo co kamień milowy – tak, to to samo 🙂

Mam nadzieję, że to pomoże Ci w projektach, warto kamienie milowe mieć, aby wyznaczały jasną ścieżkę. Powodzenia w projektach, wykorzystuj kamienie milowe, rób je tak, żeby faktycznie były dużymi osiągnięciami, a nie kamyczkami.

Jeśli chciałbyś przeczytać o jakichś innych tematach, to napisz w komentarzu, o jakim temacie warto jeszcze opowiedzieć.

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *