5 największych mitów Zarządzania Projektami - Leadership Center

5 największych mitów Zarządzania Projektami

Dziś opowiem o pięciu największych mitach Zarządzania Projektami. Pięć największych bzdur, które możesz usłyszeć o Zarządzaniu Projektami, które wprowadzają w błąd, które nie pozwalają do końca wykorzystać potencjału, który w projektach drzemie. Dziś zmierzę się z nimi i pomogę je obalić.

Mity o Zarządzaniu projektami wkurzają mnie dlatego, że ja dziedzinę po prostu uwielbiam. Jak słyszę o niej różne nieprawdy, to po prostu mnie krew zalewa, dlatego rozprawimy się dziś z nimi.

5 największych mitów zarządzania projektami:

Mit 1 Zarządzania Projektami: Biurokracja – to najczęściej pojawiająca się bzdura. Straszenie, że jak zaczniesz zarządzać projektami to utoniesz w morzu dokumentów.

Mit 2 Zarządzania Projektami: Agile vs. Waterfall – mit mówiący, że istnieją tylko dwie metody zarządzania projektami i są to Agile i Waterfall. Zwinne podejście albo podejście tradycyjne. Za każdym razem jak to słyszę, czuję jak adrenalina mi się uruchamia.

Mit 3 Zarządzania Projektami: Tylko duże firmy – tylko one korzystają z zarządzania projektami, bo to wymyślono w korporacjach i tylko korporacje tego używają

Mit 4 Zarządzania Projektami: Tylko dla PM-ów – nie jestem kierownikiem projektu, więc to nie jest dla mnie. Skoro nie mam takiego stanowiska to po co mi wkuwanie tych ksiąg, które mają po kilkaset stron

Mit 5 Zarządzania Projektami: Brak czasu – na zarządzanie projektami bo pracujemy w tak dynamicznym środowisku, że nie ma czasu na zarządzanie projektami, tu liczy się działanie, a nie jakaś biurokracja i jakieś harmonogramy, które i tak nie działają.

Jak na to wszystko popatrzeć to kierownik projektu ma do wyboru – albo będziemy totalnie zwinnie, albo tradycyjne metody inaczej nie zrobimy. W dodatku tonie w papierach i tylko i wyłącznie je wypełnia. Oczywiście nie ma czasu na nic innego. No i tylko i wyłącznie człowiek mający nazwę stanowiska kierownik projektu może zarządzać projektami. Hmmm w takim razie tylko zawodowi kierowcy powinni jeździć samochodami.

Skąd się wzięły mity zarządzania projektami?

Biurokracja wzięła się stąd, że niektórzy ludzie wdrażają zarządzanie projektami w oparciu o formularze. Przychodzi człowiek, rzuca stertę formularzy i mówi, że od tej pory robimy w taki sposób. To zabija radość z pracy nad czymkolwiek. Wiem, bo trochę sam tak robiłem 😉 Przyszedłem po super szkoleniu i stwierdziłem, że jak będziemy robić formularzami to będzie działało. Ja nie chciałem tego wypełniać, ludzie też nie. W ogóle nie o to chodzi.

Agile vs. Waterfall – marketing jest niesamowity, bardzo łatwo jest porównywać jedno do drugiego. Ten mit wziął się właśnie z marketingu, gdzie bardzo łatwo było pokazać, że stare metody są wolne i nie działają, a w nowoczesnym szybko zmieniającym się świecie można wykorzystać tylko i wyłącznie zwinne podejście.

Tylko duże firmy –  faktycznie duże firmy są poukładane trochę bardziej niż mniejsze, bo potrzebują mieć procedury i struktury. Dlatego w małych firmach postrzeganie jest takie, że jak my sobie nałożymy ten kaganiec dużych firm to to nas przyblokuje. Nie tędy droga.

Nie mamy czasu – to wiadomo skąd się wzięło. Oczywiście jest to najlepsza wymówka. Nie mamy czasu na nic jest wymówką na wszystko i jakąkolwiek zmianę.

Nie jestem kierownikiem projektu – to    jestem w stanie zrozumieć, bo tak jak nie jestem kierowcą zawodowym to też nie będę się uczyć jeździć 😉

Jak na to spojrzeć rozsądnie?

Zarządzanie projektami to tak naprawdę 3 tematy:

Dowożenie – dowożenie wyniku, czyli sprytne organizowanie tego wszystkiego co masz zrobić, po to, żeby na koniec powstał rezultat. To jest coś co robicie na co dzień, to co dostarczasz, zarządzanie projektami to obejmuje

Zarządzanie – mierzenie efektywności, czy praca przynosi faktycznie taką wartość jakiej byśmy oczekiwali. Czy nasza marża na koniec projektu, będzie taka jakiej oczekiwaliśmy. Czy ma sens zaangażować w to pięć osób, jeżeli mogą to zrobić dwie kosztem dłuższego czasu, ale to i tak nam się zwróci. Zarządzanie to jest myślenie liczbami, o tym co robimy. Jak poznajesz liczby to podejmowanie decyzji jest dużo prostsze.

Przywództwo – potrzeba kogoś z jajami, żeby doprowadził sytuację, w której czegoś nie ma i jest cała masa problemów do czegoś co jest i część z tych problemów jest rozwiązana.

To są trzy rzeczy, o które w zarządzaniu projektami chodzi. Dowieźć faktycznie coś co widać, zrobić to efektywnie i poprowadzić tak zespół, że na koniec wszyscy powiedzą „warto było to robić”.

Wracając do mitów zarządzania projektami, jak o tym myśleć?

Biurokracja. Ja mam dysformulię i nienawidzę wypełniać formularzy, więc staram się unikać biurokracji. Natomiast w projektach nie da się uniknąć części dokumentów, które tworzymy, bo one wspomagają komunikację. To nie chodzi o biurokrację, tylko o ochronę ciebie i całego projektu, żeby wszystko było odpowiednio poukładane. Ile razy spotkałeś się z sytuacją, w której Ty byłeś winny wszystkim problemom, które się działy, bo nie były udokumentowane decyzje podejmowane przez kogoś innego.

Jeśli chodzi o mit podejście zwinne albo tradycyjne. Idea jest taka, że tak naprawdę istnieje co najmniej pięć obszarów metod, w których można pracować, ich jest kilkadziesiąt albo kilkaset. Część jest najbardziej znana to inna kwestia.

Duże firmy – otóż okazuje się, że zarządzanie projektami można dopasować J Nie tylko duże firmy z tego korzystają, małe też potrafią wykorzystać zarządzanie projektami, dobierając odpowiednią metodę, skalując ją we właściwy sposób jesteś w stanie skorzystać z tej efektywności i nie zamienić się w ciężkiego molocha, trzeba tylko wiedzieć jak.

Nie mamy czasu. 5% czasu mniej więcej potrzeba, żeby skutecznie zarządzać projektem. Ile czasu marnujesz na rozwiązywanie problemów, których można było uniknąć? Często pożary zajmują większość z niego, a nie o to chodzi, żeby szybko zacząć, ale o to, żeby dobrze skończyć.

Nie jestem kierownikiem projektu. Możesz nie być, ale zarządzanie projektami to jest umiejętność, kompetencja, która jest kompetencją przyszłości. Potrzebujesz ją rozumieć, po to, żeby sobie dać radę z wyzwaniami. Wiele firm, które się do mnie zgłasza, przychodzi i mówi „dobra, my już nie możemy działać w ten sam sposób, co do tej pory. Działaliśmy na zadaniach, ale okazuję się, że jest ich coraz więcej, są coraz bardziej złożone, rozłożone w czasie i nie jesteśmy w stanie pracować dalej tak jak pracowaliśmy do tej pory” To jest ten moment, gdzie warto się zastanowić nad podejściem, jak to zarządzanie projektami odpowiednio wyskalować i dopasować, żeby nie zajmowało dużo czasu i żeby faktycznie pomagało Ci realizować twoją pracę. To jest droga. Jeśli decydujesz się na pójście w świadome zarządzanie projektami to jest myślenie o dowożeniu, zarządzaniu i przywództwie. I to da się zrobić.

Mam nadzieję, że wyjaśniłem większość z tych tematów. Bardzo ważna informacja na koniec, jeżeli chcesz dostać wiedzę, która jest bez ściemy, która pokaże Ci co pod spodem się kryje i jak na bieżąco być z tematami, które faktycznie się sprawdzają, to zapraszam Cię do zapisu do naszego newslettera. Co tydzień wysyłam nową informację, nową wiedzę na temat zarządzania projektami. Jest tam i kurs – darmowy kurs zarządzania projektami 12 pytań KISS PM, informacje ode mnie, ciekawe promocje w tematach jakie realizujemy, plus wiadomości ode mnie odnośnie różnych przemyśleń, które mogą Cię zainspirować, plus, plus, plus dużo więcej rzeczy. Zapraszam!

Napisz w komentarzu czy jeszcze jakieś inne mity w zarządzaniu projektami słyszałeś, zobaczymy czy sobie z nimi poradzę 🙂 Zapraszam do dyskusji

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *