Zespół projektowy - jak go zorganizować? - Leadership Center

Zespół projektowy – jak go zorganizować?

Projekt da się zrobić samodzielnie ale… niekoniecznie tego chcesz. W jaki sposób rozpocząć projekt, tak żeby przypisać sobie właściwe osoby. O kim pomyśleć i w jaki sposób to zrobić.

Będzie o tym:

– kogo powinieneś uwzględnić

– jakie kategorie osób występują

– co z tym wszystkim mają procenty

Artykuł poświęcony jest rozpoczynaniu projektu i wstępnym przypisywaniu zespołu projektowego. W jaki sposób to zrobić, jak o tym myśleć?

 

Zespół projektowy – jak go zorganizować na początku projektu?

Gdy zaczynasz projekt tworzysz sobie kartę projektu. Jednym z elementów w tej karcie projektu jest przypisanie kogo potrzebujesz mieć w projekcie, kogo potrzebujesz zaangażować (czyli zespół projektowy). Generalnie da się robić projekt na zasadzie jednoosobowej armii, ale nie jest to najlepsze rozwiązanie. Czasem niestety tak bywa, że wpisujesz tylko siebie od góry do dołu, prowadzisz wtedy projekt typu niemieckiego, czyli „ja, ja, ja, ja” i sobie go realizujesz. Jeżeli chcesz prowadzić taki projekt, gdzie faktycznie przewodzisz zespołowi, to warto pomyśleć o trzech kategoriach osób w zespole projektowym:

Decydenci – trzeba pomyśleć jakie osoby potrzebujesz mieć w projekcie zaangażowane, które będą decydować odnośnie kryteriów sukcesu projektu, odnośnie zasobów, kierunku prowadzenia tego projektu.

Konsultanci – nie na zasadzie szukam zewnętrznego konsultanta, to jest rola. Rola osób, które dadzą Ci wiedzę, której Ty możesz nie mieć. Bardzo często jak zaczynasz projekt to więcej nie wiesz niż wiesz. Potrzebujesz tych ludzi nie do wykonania pracy, tylko do tego, żeby dostarczyli Ci informacji. Oni też będą musieli poświęcić swój czas, ale warto zarezerwować sobie dostęp do nich.

Wykonawcy – ludzie, którzy będą faktycznie wykonywać pracę w twoim projekcie i konkretne zadania. Jeżeli chcesz szukać całej listy interesariuszy, o kogo trzeba zadbać, to poniżej umieszczam odcinek o tym:

 

Jeżeli chcesz zacząć projekt i mieć ogólny obraz kogo potrzebujesz to te trzy kategorie Ci wystarczą. Kto będzie decydował, kogo potrzebujesz, żeby skonsultował i dostarczył Ci wiedzę, której nie masz i po trzecie kogo potrzebujesz do wykonania tych zadań. To co jest ważne, że nie musisz w tym momencie znać imienia i nazwiska osoby, której potrzebujesz. Wystarczy, że wpiszesz role. Jeżeli chcesz np. zrobić stronę internetową no to wpisujesz, że potrzebujesz grafika, później zamienisz to na konkretną osobę. Jeżeli to ma sens, to możesz napisać w komentarzu, że dobrze gadam, a będę wiedział, że faktycznie mądrze gadam 😉

Oprócz tej „listy życzeń” trzeba zadbać o procenty. Nie o procenty w kategorii nagrody i celebrowania sukcesu, tylko z trochę innej perspektywy. O co chodzi z tymi procentami? Chodzi, o to, żeby oprócz tej listy osób zaangażowanych w projekt wpisać ile procentowo od czasu tych osób potrzebujesz do pracy nad twoim projektem. To jest bardzo fajna miara.

W jaki sposób to działa? Jeżeli zakładamy, że tydzień pracy to jest 40 roboczogodzin, to 10% czasu to są 4h. Myślisz sobie „dobra, tego grafika potrzebuję powiedzmy na 8h w tygodniu i on będzie pracował ze mną przez 4 tygodnie, czyli potrzebuję go na 20% czasu na 4 tygodnie”. I coś takiego wpisujesz na listę na karcie projektu. To ważne dlatego, że z drugiej strony powinieneś mieć managera, który ma tabelkę, w której ma wpisane na ile czasu tych grafików przeznaczył na poszczególne projekty. Jest w stanie ci powiedzieć czy te 20% się mieści, czy ten człowiek jest już obciążony na więcej niż trzeba. Ja wiem, że w niewielu organizacjach tak się działa, ale warto, żebyś wyrabiał sobie ten nawyk rozpoczynając projekty, myśląc o tych procentach.

Na samo rozpoczynanie projektu, jeśli chodzi o zespół projektowy, to powinieneś się zastanowić kogo potrzebujesz, ile czasu ten człowiek będzie pracował w tygodniu i przez jak długo. Te godziny dzielisz przez 40 i ten procent wpisujesz w kartę projektu.

Bardzo ważna rzecz – pamiętaj o szefie. Zawsze pamiętajcie o szefie tej osoby, którą chcecie zaangażować do projektu. Przy przydzielaniu zasobów decydentem o zasobach jest człowiek, który jest szefem osoby, która dla Ciebie coś robi. Dlaczego to ważne – jeżeli o to nie zadbasz, automatycznie masz pod górę, bo Ci ludzie będą zajmować się czymś innym, nie będą mieć dedykowanego czasu dla Twojego projektu.

Druga bardzo ważna rzecz – jeżeli rozpoczynasz projekt dla siebie to to zaangażowanie osób pozwala Ci wyliczyć realne koszty projektu. Dużo osób z którymi pracuję, managerów nie liczy żywej gotówki, którą wydają jako koszty, największym kosztem w wielu projektach jest czas pracy pracowników innych działów. Taki nawyk wypisywania tych kosztów pomaga. Może też być sytuacja, w której wypisanie tych kosztów Ci się nie opłaca, bo jak ktoś zobaczy ile to kosztuje to stwierdzi, że nie robicie tego projektu. To są już czarne techniki zarządzania projektami 😉 Chociaż znam organizacje, które się w to bawią. Nie podają realnych kosztów, uznają, że to są projekty bez kosztowe. Zatrudniliśmy do pracy tych ludzi, nie kosztuje nas to więcej, więc jakby bez kosztowe. Bzdura, te projekty kosztują, czas pracy kosztuje. Gdyby tak organizacje sobie policzyły ile faktycznie kosztują ich niektóre projekty, to warto byłoby je ubić.

 

Podsumowując, jak zorganizować zespół projektowy:

Potrzebujesz na starcie projektu 3 kategorie osób: kto będzie decydował, kto będzie konsultował i kto będzie wykonywał pracę i ile ich czasu potrzebujesz.  To na rozpoczęcie projektu zupełnie wystarczy. Warto od tego zacząć.

Zostawiam Ci link do ebooka „Jak zakończyć swój pierwszy projekt sukcesem”. 12 technik na to jak sobie radzić z projektami, aby zakończyć je sukcesem. Sprawdź, kliknij, zobacz czy to coś dla Ciebie. 12 historii z życia o trudnościach, jakie możesz napotkać robiąc swój pierwszy projekt, 12 artykułów, które pozwolą Ci lepiej myśleć i przebrnąć przez część kłopotów na starcie. Powodzenia w projektach!

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *