Prince 2 - czy metoda wymyślona w administracji publicznej może pomóc w biznesie? - Leadership Center

Prince 2 – czy metoda wymyślona w administracji publicznej może pomóc w biznesie?

Czy w dobie zwinnych metod zarządzania projektami ponad 40-letnia tradycyjna metoda zarządzania może pomóc odnosić sukces biznesowy? Jak wykorzystać sztywne zasady wywodzące się z administracji publicznej w biznesie? Postaram się pokazać Ci, co dobrego można wyciągnąć i zastosować przy prowadzeniu Twojego projektu.

PRINCE2 – początki w administracji

Metoda PRINCE2 powstała W Wielkiej Brytanii. Początkiem była metodyka PROMT opracowana przez firmę Simpact System w 1975 roku. Metoda ta przybrała bardziej współczesny wymiar w 1979 roku dzięki Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA). Był to ówczesny standard stosowany we wszystkich projektach informatycznych wykonywanych dla potrzeb Rządu Wielkiej Brytanii. CCTA przekształciła metodę PROMTdo PRINCE (Project IN Controlled Environment) w 1989 roku, by w 1996 roku nastąpił kolejny etap rozwoju i unowocześnienie metodyki do znanej obecnie PRINCE2. Ostatnia zmiana pozwoliła na stosowanie tej metody nie tylko w projektach informatycznych.

Grafika przedstawiająca założenia metody PRINCE2- źródło https://www.axelos.com/best-practice-solutions/prince2/what-is-prince2

Siedmiu wspaniałych

7 zasad (pryncypiów) wynikających z doświadczeń w zarządzaniu projektami stanowi podstawę do zarządzania projektem z wykorzystaniem PRINCE2. Jest to warunek konieczny, by mówić o zgodności z PRINCE2. Warto zatem przyjrzeć się im dokładnie i zastanowić co każda z nich wniesie do Twojego projektu.

Ciągła zasadność biznesowa (continued business justification) odpowiada na pytanie dlaczego robisz konkretny projekt. Bardzo często w momencie inicjacji projektu cały zespół jest zmotywowany i zna cel projektu. Niemniej jednak wraz upływem czasu, wzrostem

zaangażowania i „wsiąknięciem” w projekt zespół a czasem i kierownik projektu traci tzw. „szeroki obraz”. Jeśli w trakcie prowadzenia projektu uzasadnienie przestanie być ważne zastanów się czy jest sens kontynuować projekt dalej.

Korzystanie z doświadczeń (learn from experience) to wciąż sól w oku wielu zespołów projektowych. By w pełni wykorzystać potencjał wiedzy, wynikający z Twoich sukcesów
i porażek na każdym etapie projektu, pracuj z zespołem nad zapisywaniem dobrych i złych decyzji czy rozwiązań. To one stanowią skarbnicę wiedzy przed kolejnym projektem. Oczywiście zajrzyj do nich przed rozpoczęciem kolejnego projektu. Szkoda tracić energię na wywarzanie otwartych w przeszłości drzwi.

Zdefiniowane role i obowiązki (defined roles and responsibilities) od samego początku Twojego projektu określ z zespołem: kto i co robi, na jakim etapie, kto za co odpowiada. Masz wtedy pewność, że wszystkie zadania zostaną wykonane a i zaangażowanie wzrośnie jeśli unikniesz odpowiedzialności zbiorowej.

Zarządzanie etapowe (manage by stages)odnosi się do kaskadowego zarzadzania wraz
z punktami kontrolnymi. „Plan jest niczym, planowanie jest wszystkim” powiedział Dwight D. Eisehower. Planuj projekt etapami w taki sposób, by były one sterowalne. Zakończenie każdego z etapu stanowić będzie punkt kontrolny dla Ciebie, zespołu i kierownictwa czy podążacie we właściwym kierunku.

Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji (manage by exception)pozwala na określenie limitów dopuszczalnych odchyleń w projekcie, by założony cel biznesowy mógł zostać osiągnięty. Wiele razy podczas trwania projektu podejmujesz decyzje, które mają wpływ na koszt, czas, ryzyko, jakość, zakres czy korzyść. To dzięki tolerancjom możliwe są odchyleniaakceptowalne przez wszystkie strony.

Koncentracja na produktach (focus on products)daje pewność, że projekt nie jest realizowany dla samej realizacji, lecz w celu dostarczenia konkretnego, materialnego bądź niematerialnego produktu. Stąd też zdefiniowanie na początku cech finalnego produktu, pozwoli na skupienie się na wytworzeniu go zgodnie z określonymi założeniami.

Dostosowanie do warunków projektu (tailored to suit the project environment)powoduje, że mimo iż PRINCE2 to tradycyjna metoda zarządzania projektami, to jest możliwa do zastosowania do różnego rodzaju projektów. W zależności od rozmiaru projektu czy zespołu możesz dostosować ją do aktualnych wymagań. Należy jednak pamiętać o przestrzeganiu zasad.

A może warto spróbować?

Metoda PRINCE 2 posiada wiele zalet, które pozwolą Ci lepiej zarządzać projektami. Przede wszystkim zapewni wysoką standaryzację i powtarzalność projektów. Jeśli więc Twoja organizacja ma jednolite podejście do projektów i dokumentów z nimi związanych czy teżstosowanej nomenklatury, może warto zastanowić się nad wdrożeniem metody PRINCE2?Dzięki swoim standardom jest to również dobra metoda do rozwoju kompetencji
w zarządzaniu projektem. Zasada mówiąca o zarządzaniu przez tolerancję, daje spore pole do popisu kierownikom projektu przy jednoczesnej świadomości zaangażowania wyższego kierownictwa. Co więcej, dokumenty stosowane w metodzie PRINCE2 są oparte o szablony, co pozwala na uzyskanieprzejrzystości i kompletności dokumentów. Istotną zaletą jest również szeroka dostępność materiałów dotyczącej metody, a samo jej wdrożenie nie wymaga żadnej opłaty autorskiej. Mimo, że PRINCE2 należy do rodziny tradycyjnych metod zarządzania projektem  przewiduje ona możliwość adaptacji do specjalnych potrzeb organizacji, programu lub projektu.

Druga strona medalu

Było by zbyt pięknie gdyby PRINCE2 nie posiadał jakichś wad. Trudno tu jednak mówić wyłącznie o wadach samej metody. Kładzie onaduży nacisk na dokumentowanie jako narzędzie kontroli podczas realizacji projektu. W niektórych organizacjach dochodzi
w konsekwencji do sytuacji,w której dokumenty stają się celem nadrzędnym podczas gdy projekt nie jest realizowany.

Ponadto, w metodzie PRINCE2 duży nacisk kładziony jest na regularną wymianę informacji pomiędzy wszystkimi zainteresowanymi stronami. Może to być odbierane jako zachęta do częstych, bezproduktywnych spotkań zamiast realizacji projektu. Ścisłe stosowanie metody PRINCE2 bez adaptacji do biznesu może okazać się zbyt pracochłonne przy realizacji małych, krótkotrwałych projektów. Z tego powoduwiele przedsiębiorstw boi się jej stosowania.

Przez wielu metoda PRINCE2 jest uważana za ubogą ze względu chociażby na brak wsparcia zwinnego podejścia do zarządzania projektami czy nieuwzględnienie wielu popularnych technik jak np. metoda łańcucha krytycznego czy metoda wartości wypracowanej. Co więcej, przez koncentrację na perspektywie firmy w relacji z zewnętrznym dostawcą (co wynika
z genezy PRINCE2) metoda ta nie ma zastosowania w wielu sytuacjach,np. w:  projektach
z wieloma dostawcami, projektach badawczo- rozwojowych, projektach z nieokreślonym zakresem, czy w projektach które nie przynoszą wartości biznesowej a budują relacje
z klientem. Należy podkreślić również, że często spotykanym problemem z metodą PRINCE2 jest tzw. syndrom PINO (Prince In Name Only, tzn. PRINCE2 tylko z nazwy). Wiele przedsiębiorstw czy kierowników projektu wybiera niektóre składniki metody udając, że prowadzi projekty metodą PRINCE2. Wynik takiego działania jest przewidywalny.

PRINCE2 stosować czy nie stosować? Oto jest pytanie!

Przy wyborze metody czy techniki w zarządzaniu projektami, zdrowy rozsądek jest Twoim największym sprzymierzeńcem. Metoda PRINCE2 posiada zarówno zalety jak i ograniczenia. By mówić o projekcie prowadzonym w standardzie PRINCE2 należy być konsekwentnym
i dostosować się do wszystkich wymagań stawianych przez tą metodę. W sytuacji, gdy  występują  pewne ograniczenia by zarządzać przy użyciu tej metody może warto wyciągnąć
z niej najbardziej przydatne narzędzia bądź techniki do zarządzania Twoim projektem. Jedna
i druga droga musi zaprowadzić Cię do skutecznej realizacji projektu i dostarczenia obiecanego produktu.

Dawid Świątkiewicz

Program Manager w firmie produkcyjnej

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *