Co to jest projekt i jak to ogarnąć? - Leadership Center

Co to jest projekt i jak to ogarnąć?

projekt

Co ma wspólnego stworzenie świata, odkrycie Ameryki i mieszkanie, w którym mieszkasz? Zagadkę rozwiążemy na koniec, a teraz zabierzemy się za rozwiązywanie skomplikowanego świata zarządzania projektami.

Dla kogo jest ten artykuł:


Dla kierowników projektów, którzy rozpoczynają swoją pracę albo robili ją do tej pory na czuja i chcieliby uporządkować swoją wiedzę.
Dla managerów, którzy zarządzają zespołami i nie są w stanie zorganizować pracę swojego zespołu bez wykorzystania zarządzania projektami
Dla przedsiębiorców, którzy mają dużo energii do działania, ale często nie jest ona poukładana

Te 3 grupy mają ze sobą bardzo dużo wspólnego. Po pierwsze ograniczone zasoby – żadna z tych osób nie ma nieograniczonej kasy i możliwości. Ma zespół, który potrzebuje zorganizować wokół konkretnego celu i ma bardzo dużo do roboty. Każda z tych grup może się od siebie też bardzo dużo nauczyć. Przedsiębiorcy mają bardzo dużo energii, potrafią tworzyć coś z niczego. To czego im brakuje to możliwość poukładania dużych firm, co często mają managerowie. Kierownicy projektów nie mają własnych zasobów i ludzi, muszą prowadzić projekty, więc kluczowe jest przywództwo. To co łączy te 3 grupy to przedsiębiorczość i przywództwo, które przekłada się na konkretny wynik.

Czym jest projekt?

Wpada do Ciebie szef i mówi “słuchaj zajmij się tym projektem”, albo to Ty jesteś szefem i zlecasz komuś wykonanie projektu. Czy wszystko co robimy jest projektem i czy wszystko warto robić projektowo?

Zgodnie z definicją projekt to tymczasowe przedsięwzięcie, które ma za zadanie dostarczyć unikalny produkt lub usługę. Projekty są stopniowo doprecyzowane. Za każdym razem jak masz coś co ma mieć początek i koniec, ma być unikalne i jest coś od czegoś zaczynamy – mniej więcej wiemy co powinniśmy zrobić, a po drodze będziemy sobie wyjaśniać o co nam chodzi – to masz do czynienia z projektem.

To, co ciekawe projekty to nie musi być coś co wytwarza…. To może być coś co zamyka, np. zamknięcie fabryki to też projekt.

Projekt – przykład z życia

Wyobraź sobie, że jesteś młodym, ambitnym managerem, przedsiębiorcą, kierownikiem projektu i dostajesz do opieki prowincję. Trzeba się zająć tym całym ogródkiem. Jest pięknie i wspaniale, pojawiłeś się tutaj, bo powiedzieli Ci, że są tu kwitnące sady, wspaniałe lasy, ekstra miasto, fabryka, która produkuje ryżowe ciasteczka, pola ryżowe… Wszystko jest super ogarnięte, wystarczy, że będziesz stał i cieszył swoje oczy widokiem. Okazuje się, że to wszystko jednak nie jest takie bajeczne…

Od czasu do czasu okaże się, że poszła plotka, że obce wojska będą najeżdżać naszą prowincję. Ludzie z pól ryżowych uciekli ze strachu. Na drodze od czasu do czasu wywali się wóz i zablokuje przejazd. Zanim ludzie uciekli z pól ryżowych, to zdążyli Ci powiedzieć, że są bardzo zmęczeni, bo muszą podlewać pola wiadrami i mają już tego dość. Od czasu do czasu z lasu, który w jednej części rośnie dziko wychodzi troll, który zjada Ci część ryżowych ciasteczek. Zaraz za trollem przyjdzie do Ciebie dzik. Masz też swojego szefa, który chce od Ciebie wygenerowania dużo więcej pracy z tej prowincji. Na początku wszystko wyglądało pięknie, a okazało się, że jest mnóstwo rzeczy do zrobienia, o których nie wiedziałeś na początku.


Każdy z nas ma taką prowincję do ogarniania. Obejmuje ono dużo rzeczy, którymi trzeba się zająć i od czasu do czasu pojawiają się wrzutki, katastrofy itd. Można do nich w bardzo różny sposób podchodzić. To podejście też ma znaczenie.

Teoria zakłada, że w życiu dzieją się nam dwie rzeczy – albo działania operacyjne (coś czym zajmujemy się na bieżąco i trwa cały czas, jest czymś powtarzalnym) albo projekty (coś nowego co jest tymczasowe, unikalne i stopniowo doprecyzowane). Zabawa polega na tym, że świat nie do końca jest czarno biały. Okazuje się, że są małe interwencje, które trzeba zrobić, które niby spełniają kryteria projektów, ale szkoda wytaczać wszystkie działa. Są też tematy – dziko rosnące. Nie wiesz do końca jak to działa i nie chcesz tego ruszać, żeby się nie wywróciło jak wóz na drodze.

Warto spojrzeć na te kategorie. Jakie działania operacyjne muszę utrzymywać, żebym dostarczał wartość i żeby mój biznes działał?
Prowadzenie fabryki ryżowych ciasteczek, czyli coś co wytwarza pewien powtarzalny element będzie działaniami operacyjnymi. Nawadnianie i uprawianie pól ryżowych też będzie działaniem operacyjnych, wiadomo co trzeba robić. Przegląd dróg też będzie działaniem operacyjnym.
Natomiast różne sytuacje, które nam się pojawiają sprawdzamy, w której kategorii się mieszczą, czy to nadal działanie operacyjne czy już projekt.
Jeśli chodzi o “dziko rosnące” – w każdej firmie jest coś takiego. Coś co nie do końca ogarniasz, wolisz nie dotykać, bo w środku może być troll. Dla przedsiębiorców to może być Urząd Skarbowy i administracja, niech się dzieje nie wtykamy nosa. Dla managerów – procedury, to co się dzieje w centrali, lepiej tego nie ruszać. Jak jesteś kierownikiem projektu to tej dzikości jest bardzo dużo – powinien interesować cię Twój projekt, a resztę zostaw swojemu życiu.

Co zrobić jeśli przychodzą do Ciebie ludzie i mówią “nosimy za dużo wiader jest nam ciężko”. Można uruchomić projekt z systemem nawadniania, po to, żeby uruchomić automatyczny system nawadniania, żeby ludzie nie nosili wiader. Ograniczy to koszty, wymaga inwestycji, będzie tymczasowe, unikalne, bo nie mamy tego do tej pory, stopniowo doprecyzowane, bo najpierw pojawił się jedynie pomysł, a trzeba go ułożyć.

Wywrotka wozu – jeżeli robiłeś to dziesiątki razy – nie ma co specjalnie kombinować. Dzik czy troll – może się okazać, że to mała interwencja, ale może też przerodzić się w projekt. Prośba od szefa o większe zarabianie kasy z prowincji może się przerodzić w projekt albo nawet w program.

Projekty służą temu, żeby bardziej dać sobie radę z tymi wszystkimi wydarzeniami, które się dzieją. Z doświadczenia pewnie wiesz, że jeżeli biegasz od pożaru do pożaru, to zamieniasz się w strażaka i bardzo trudno jest zapanować jest nad rzeczywistością. Jeżeli poukładasz robotę – co jest działaniami operacyjnymi, co projektem, a co interwencją, którą można zrobić zadaniami albo projektem a jakie tematy są dziko rosnące i nie chcesz ich porządkować to dużo łatwiej będzie ci ogarnąć rzeczywistość.

Projekty służą temu, żeby łatwiej było Ci pracować. Jeśli masz do zrobienia coś nowego, co ma początek i koniec, jest unikalne i stopniowo doprecyzowane, to masz do czynienia z projektem i warto byłoby podejść do tego projektowo.

Mam nadzieję, że rozjaśniłem trochę rzeczywistość 🙂

Na koniec wyjaśnienie co ma wspólnego powstanie świata, odkrycie Ameryki i Twoje mieszkanie? Każde z nich jest projektem. Świat został stworzony w 6 dni. Jest unikalny, dzień po dniu Bóg myślał co stworzyć. Dotarcie Kolumba do Ameryki też było ciekawe, bo chciał dotrzeć do Indii. To też było unikalne – znalezienie nowej drogi do nowego świata, miało się zakończyć znalezieniem tej drogi, po drodze zorientowali się, że zamiast do Indii dopłynęli do Ameryki. W przypadku wykańczania mieszkania – robimy to zwykle maks kilka razy w życiu, zaczyna się i kończy, a w trakcie przekonujesz się co tak naprawdę to oznacza.

Obejrzyj video


Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *