Egzekwowanie pracy i komunikacja. Najskuteczniejsze narzędzie - Leadership Center

Egzekwowanie pracy i komunikacja. Najskuteczniejsze narzędzie

Dzisiejszy odcinek będzie o programie Apollo i o tym dlaczego część projektów wydaje się tak trudna, jak wysłanie człowieka na księżyc. Opowiem wam o najskuteczniejszym narzędziu do egzekwowania i monitorowania pracy w projekcie, z którego możesz skorzystać od zaraz.

Czarny zeszyt

To jest narzędzie, które poznałem dawno temu i uważam, że jest najlepsze do tego, żeby:

– monitorować postępy projektu
– egzekwować zadania

Przy odpowiedniej wiedzy i wyobraźni jest to jedyne narzędzie, którego potrzebujesz, żeby poprowadzić projekt

Czarny zeszyt i program Apollo

Cofnijmy się kilkadziesiąt lat wstecz. Opowiem o programie Apollo, właściwie o pewnym jego epizodzie. Idea całego programu jak pewnie wiecie polegała na wysłaniu ludzi na księżyc. Ruszyła cała machina, niesamowite przedsięwzięcie. Patrząc na cały program, składa się on z projektów. Był sobie człowiek, który w tych projektach nie wyrabiał. Przychodziła do niego cała masa ludzi z pytaniami, problemami, decyzjami do podjęcia itd. Wymyślił on wtedy proste rozwiązanie – czarny zeszyt.

Przynosił do biura czarny zeszyt, w czwartki, kładł go na biurko i mówił „Słuchajcie wrzucajcie wszystkie pytania, problemy itd. do tego zeszytu”. Zeszyt zapełniał się całą masą różnych tematów. Właściciel zeszytu brał go ze sobą na weekend do domu ( nie był to czas work-life balance ;)) i w czasie weekendu odpowiadał na wszystkie tematy. W poniedziałek zeszyt wracał do biura i ludzie sprawdzali odpowiedzi na swoje pytania.

Co to ma do mojej rzeczywistości? Otóż bardzo dużo. Koncept jest niesamowity, upraszcza mnóstwo rzeczy i pozwala skanalizować wszystkie tematy, które wpadają i odpowiednio nimi zarządzić. Jak zarządzasz projektem to wtedy tych tematów jest naprawdę dużo i nie wszystkim da się zarządzić w harmonogramie czy w backlogu. Te narzędzia nie wystarczają do tego, potrzebny jest jeszcze czarny zeszyt.

Czarny zeszyt – forma

Część ludzi lubi analogowe rozwiązania, i to jest też super. Ja wam natomiast zaproponuję bardziej technologiczne rozwiązanie, coś w czym można popracować zdalnie, z zespołem. Pięknem czarnego zeszytu jest to, że domyka wszystko czego nie pomieszczą standardowe narzędzia do zarządzania projektami. W niektórych regionach nazywa się to issue list, ja w ten sposób poznałem to narzędzie. Zaczynałem pracować i mój pierwszy manager pracował właśnie w taki sposób. Miał plik w Excelu w którym zarządzał tymi rzeczami, których w harmonogramie nie było.

Czego zazwyczaj nie ma w harmonogramie?

Nie ma trzech rzeczy, które są w przestrzeni projektowej

PYTANIA. Większość ludzi na świecie nie była nigdy szkolona jak zarządzać projektami, nie do końca Ci powiedzą „słuchaj w Twoim zarządzaniu ryzykiem, strategie reakcji nie do końca są adekwatne do tego co mówi PMBOK, więc dobrze żebyś to przemyślał”. Najczęściej usłyszysz „a co się stanie jak to do siebie nie będzie pasowało?” Co ci ludzie robią wtedy? Zarządzają ryzykiem.

PROBLEMY. Robisz projekt, masz problemy. Na tym ta robota polega J Nie ma sensu wrzucać tego do harmonogramu, bo wtedy robi się on zlepkiem problemów. Zamiast dawać Ci narzędzie wg. którego się orientujesz co masz zrobić, przestaje działać.

DECYZJE. W harmonogramie widać, że zbliżamy się do jakiegoś punktu kontrolnego, do kamienia milowego i trzeb będzie podjąć jaką decyzję. Robimy jednak pewne złe założenie. Najprawdopodobniej zakładasz, że decyzje będą podejmowane na bieżąco. Podjęcie decyzji wiąże się z odpowiedzialnością, więc często ktoś musi przemyśleć i nie jest to moment tylko cały proces.

Czarny zeszyt XXI wieku

Trochę inny niż ten analogowy. Pokażę Wam moją propozycję. Poznałem go w formie Excela, który był wysyłany mailem przed spotkaniami do całego zespołu. Świat poszedł trochę do przodu w ciągu ostatnich 20 lat i można skorzystać z narzędzi, które są dostępne od razu i współdzielone. Nie ma problemu z kontrolowaniem wersji. Takim narzędziem dostępnym za darmo jest Google Sheets. Tworzysz Google Sheet i udostępniasz go dla całego zespołu.

Wpisujesz do niego tematy, którymi macie się zająć. Wybierasz typ czy to pytanie, problem, decyzja, zmiana itd. Póżniej określasz status – w trakcie, otwarte, zamknięte. Kolejne kolumny to Osoba zgłaszająca, Osoba odpowiedzialna, Termin zgłoszenia, Szczegółowy opis, termin rozwiązania oraz  miejsce na odpowiedz

To bazowe narzędzie na którym można popracować. Ważne jest, żeby mieć do tego proces i regularnie nad tym pracować. Siła tego narzędzia jest niesamowita. Trudno się ukryć 😉 Widać dokładnie kto na kiedy co miał przypisane i jesteś w stanie sprawdzić czy ktoś dostarcza robotę. To uruchamia też mechanizm, żeby coś zrobić i żeby nie było głupio przy kolejnym przeglądzie zeszytu. To narzędzie wykorzystałem kiedyś w organizacji NGO, gdzie spotkania były takie sobie, nie do końca się działo. Jak zaczęliśmy spisywać listę i przypisywać tematy – robota mega ruszyła.

Czarny zeszyt – zastosowanie

1 Tematy wiszą niezrobione. Gdzieś coś wpadło do zrobienia, gdzieś krąży ale ludzie się nie poczuwają do odpowiedzialności, że powinni się tym zająć. W czarnym zeszycie będzie ustalone kto i kiedy to zrobi

2 Brak decyzyjności. Wpisując do czarnego zeszytu decyzje, uświadamiacie, że ma być podjęta. Druga sprawa macie większą możliwość uzyskania decyzji od kogoś pokazując, że np. czwarty tydzień próbujesz wyciągnąć decyzję od kogoś. Zaczynacie rozmawiać o faktach i wzmacniacie swoją pozycję.

3 Milion zmian. W sytuacji, gdzie jest bardzo dużo zmian to czarny zeszyt może wam służyć jako rejestr zmian. Sytuacja z mojego życia zawodowego „Co ty robiłeś przez ostatnie dwa tygodnie, nic nie jest zrobione.” Otwieram czarny zeszyt i pokazuję 20 zmian. Jedyne co robiliśmy to prace nad zmianami. Gdybym tylko mówił, że dużo zmian to wyszedł bym na hamulcowego, a tak miałem na poparcie fakty podpisane przez tych ludzi

4 Poprowadzenie prostego projektu. Jeżeli masz tylko to narzędzie jesteś w stanie poprowadzić projekt. Nie potrzebujesz niczego więcej, ani harmonogramu ani kanban boardów itd.

Czarny zeszyt możesz kupić w naszym sklepie

Ten szablon który wam pokazałem, rozpisany i gotowy do użycia. Razem z zapisem live (po 14.05.2020) . Tylko teraz , aż do 14.05.2020 możecie kupić czarny zeszyt w promocyjnej cenie TUTAJ >>>

To naprawdę mega narzędzie. Niedoceniane, ale wszędzie, gdzie je wdrażam robi świetną robotę. Daje mega Power, przejrzystość i kontrolę.

Serdecznie zapraszam na live, który będzie 14.05.2020 na kanale YouTube Zarządzanie Projektami – Mariusz Kapusta. Przed tym terminem możesz kupić w sklepie czarny zeszyt w promocyjnej cenie.

Po 14.05.2020 w sklepie kupisz Czarny Zeszyt + zapis nagrania live.

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *