Praca zdalna prosto i skutecznie - Leadership Center

Praca zdalna prosto i skutecznie

Cześć, dzisiaj temat z serii „razem damy radę”, żeby nie demonizować pewnych sytuacji, które dzieją się obecnie. Temat pracy zdalnej – jak to ogarnąć. Kilka porad z praktyki jak to ogarnąć. Mam nadzieję, że będą dla Was przydatne.

Dasz radę           

To pierwszy komunikat jaki dla Was mam J Nawet jeśli nie macie doświadczenia w pracy zdalnej, to dasz radę. Jeśli kiedykolwiek rozmawiałeś przez telefon i wysyłałeś maila, to masz wszystkie kompetencje do tego, żeby dać sobie radę w pracy zdalnej.

Łączność w pracy zdalnej

Pierwszy punkt, dla każdej armii, która chce wygrać to łączność. Możesz mieć poukładane najlepsze zasoby, ale jeśli brak możliwości komunikacji to trudno się zorganizować i je wykorzystać. Co mamy do dyspozycji bezpłatnie:

Telefon. Jeżeli pracujesz z kimś na co dzień i jesteście rozdzieleni tylko teraz na czas epidemii, to telefon świetnie działa. Natomiast jeżeli pracujesz z nowymi ludźmi, których nie znasz, to polecam videokonferencje. Odbierasz wtedy więcej sygnałów od drugiej osoby. Widzisz reakcje, zachowanie itd. Sprawdź czy w tle podczas videokonferencji nie ma dziwnych rzeczy w tle 😉

Google Hangout. Otwierasz konferencję w Google Hangout, wysyłasz linka, ktoś w niego klika i dołącza do konferencji. Dla niektórych działa to super, ja też je dosyć lubię.

Skype. Osobiście chyba nie za bardzo ze Skype się lubimy, ale zmienili ostatnio interface i nawet się udaje mi na nim działać

Zoom. Ciekawe narzędzie do robienia videokonferencji (sprawdźcie na zoom.us) Ja nagrywałem niektóre filmy na YouTube w formie wywiadów, właśnie przez to narzędzie

Messenger. Chyba wszyscy znają, nie trzeba przedstawiać 🙂

Podsumowując ten punkt – ustalcie jakiś sposób łączności i go sobie przetestujcie. Wybierzcie ten, który najlepiej dla Was działa.

Praca zdalna – spotkania

Jak już się połączycie to jak te spotkania prowadzić? To jest punkt dosyć ważny. Dobrą rzeczą jest wybór osoby prowadzącej spotkanie. Najczęściej to osoba, która zwołuje spotkanie jest prowadzącym. Warto, żeby powiedzieć z czym chcemy wyjść z tego spotkania. Nie jaki jest cel tylko z czym konkretnie chcemy wyjść np. wypełniona tabela, lista zadań itd.  Warto mieć też główne punkty wypisane. Jeśli pilnujesz też technologii to może być ciężko się skupić i pamiętać o wszystkich punktach. Warto stosować też time-boxy. Polega to na tym, że wyznaczasz sobie określony czas na obgadanie danego punktu. Jako ludzie mamy zdolność do płynięcia w inne tematy, zazwyczaj inne niż obecnie omawiane. Ustawienie np. 5 minut na jakiś punkt, jest dobrym rozwiązaniem. Ostatni element to podsumowanie. Wiem, że to nie odkrycie 😉 ale warto o tym pamiętać. Jeśli masz wprawę w prowadzeniu spotkań pewnie to wszystko wiesz, ale jeśli jesteś początkujący to mam nadzieję, że przydadzą Ci się te wskazówki

Dzielenie się treścią w pracy zdalnej

Warto spisać ustalenia ze spotkania a później jakoś się nimi podzielić. Jak?

Mail. Najprostsze rozwiązanie, podczas spotkania robisz notatki w mailu, które później przesyłasz

WeTransfer. Rozwiązanie dla większych plików do 2 GB

Google Drive. Też można wrzucać tam pliki. Przyznaje, że ja nie za bardzo z tym narzędziem się dogaduję, ale znam ludzi, którzy z niego intensywnie korzystają

Praca zdalna – współpraca i egzekwowanie

Jak już sobie zanotowaliśmy i wysłaliśmy to warto też mieć jakieś miejsce, gdzie te notatki i sposób pracy sobie przerzucimy. To co możecie zrobić to Issue List albo ja to nazywam Czarnym Zeszytem z listą punktów, na które się umówiliście. Tu polecam

Google Sheets – dobre rozwiązanie, darmowe i współdzielone. Możesz zaprosić do 1 arkusza wszystkie osoby, każdy może przeczytać, zaktualizować i działać.

Office 365 – multum narzędzi. Macie Excela do którego mają dostęp wszyscy, macie OneNote, Plannera…

Trello – mówiłem o tym narzędziu w filmach na kanale YouTube – Zarządzanie Projektami – Mariusz Kapusta

Praca zdalna – podsumowanie

Nawiąż łączność, potestujcie, dajcie sobie czas na fackupy na początku.

Trzymaj dyscyplinę spotkań. Zawsze ważne, szanujmy swój czas.

Zapewnij dostęp do treści. Po spotkaniu wyślij notatki, pliki. Miejcie miejsce w którym wszyscy możecie pracować.

Ustal system współpracy. Jak się spotykacie, jak ustalacie, jak egzekwujecie.

To wszystko 🙂 Mam nadzieję, że było to przydatne. Dajcie znać w komentarzach z jakich narzędzi wy korzystacie, bo jest ich naprawdę multum.

VIDEO

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *