Audyt Zarządzania Projektami. Jak to wygląda? - Leadership Center

Audyt Zarządzania Projektami. Jak to wygląda?

Dziś będzie, o tym, w jaki sposób robię diagnozę organizacji. Czemu warto się przyjrzeć, skąd wynika taka filozofia działania i dlaczego tak naprawdę to nie o zarządzanie projektami tutaj chodzi.

Audyt Zarządzania Projektami – kiedy przyjrzeć się organizacji?

W momencie, w którym coś zaczyna boleć 🙂 Są organizacje, które żyją z projektów, działają projektowo, nieprzyglądanie się temu procesowi na bieżąco jest zostawieniem ważnego procesu niezaopiekowanego. A to w tym procesie są koszty, zyski, efektywność i nauka.

W branży budowlanej projekty są sednem. Tam przyjrzenie się temu procesowi jest w stanie oszczędzić ogromne pieniądze.

Jeśli działasz w branży technologicznej, gdzie IT jest kluczem i produkt technologiczny jest kluczem to przyjrzenie się temu i zgranie we właściwy sposób zwinnego podejścia z tym, że biznes nie składa się tylko i wyłącznie z części IT, ale też z działającej organizacji, która to wspiera jest istotne. Jak te elementy ze sobą zgrać i gdzie one ze sobą zaczynają zgrzytać.

Generalnie dobry punkt to zobaczyć po pierwsze ciągłe doskonalenie, drugie, jeżeli coś zaczyna zgrzytać w tym procesie jest bardzo możliwe, że twoja organizacja weszła na inny poziom. Istnieje błędne przekonanie „musimy się wystandaryzować i musimy być tacy jak opisano w standardach”. To powoduje naturalny opór, że to do nas nie pasuje. I często to prawda. W moim rozumieniu tego nie da się ułożyć wszystkich w takie same klocki. Chodzi o to, żeby wypracować taki proces i taki sposób działania projektowego, żeby to wspierało twój biznes i tyle.

Czemu warto się przyjrzeć robiąc audyt zarządzania projektami

Proces – w jaki sposób w tym momencie realizujecie projekty. To są stosunkowo proste pytania, co się dzieje, jak to działa, jak funkcjonuje, jak planujemy projekt itp.

Narzędzia – na jakich narzędziach pracujecie. Narzędzia są istotne, nie są one najważniejszym punktem, ale często, jeżeli mamy organizację złożoną, pracującą albo na skomplikowanych projektach, albo np. w bardzo rozproszonej organizacji to są bardzo istotne

Ludzie – ponieważ projekty są realizowane przez ludzi, a nie procedury to jest bardzo ważny element. Ludzie zachowują się racjonalnie w ramach systemu, w którym zostali umiejscowieni, więc patrzymy też na człowieka. Jakie są relacje wewnątrz całego zespołu. Która działka, branża, plemię w ramach firmy naciska mocniej albo słabiej. Częsta sytuacja jest taka, że sprzedaż mówi „sprzedajemy, sprzedajemy”, dział wsparcia „musimy trochę przystosować, bo inaczej system nie wytrzyma”, na co słyszy „nie znacie biznesu, jedziemy”. Te napięcia, czasem konflikty wpływają na to jak efektywne są projekty

Strategia – gdzie chcesz pójść, co chcesz osiągnąć. Najważniejsze jest to jak ma działać biznes, a nie, że wdrażamy zarządzanie projektami, bo to jest najważniejsze, a już nie daj Boże wdrażamy dokładnie tak jak w książce napisali, bo to będzie działało. To wg. mnie jest marsz ku klęsce. Jeżeli robimy diagnozę organizacji i się zastanawiamy, dlaczego pewne rozwiązania się przyjęły i są stosowane przez Ciebie one wynikają z tego, że to były dobre pomysły i dobre rozwiązania, które doprowadziły Cię do tego punktu. Teraz może się okazać, że trzeba coś zmienić, ale dla mnie wyznacznikiem jest strategia. Zobaczmy, co chcemy osiągnąć, jakie są cele. Generalnie zasady zarządzania projektami będą podobne w firmie budowlanej, w firmie z branży e-commerce czy firmie produkcyjnej czy jakiejś innej branży. Natomiast te detale są kluczowe i inaczej będziemy układać to, co się dzieje pod spodem.

W jaki sposób robię audyt zarządzania projektami?

  1. Wywiady – wywiady z kluczowymi osobami. Potrzebujemy się spotkać i pogadać. Sprawdzić jak jest, jak to wygląda z waszej perspektywy, jak to działa. Mam swoją listę pytań. Ja operuję akurat na freemindzie (mapie myśli), gdzie przechodzimy przez listę pytań, co warto zgłębić. To jest istotne dla złapania obrazu jak jest. Lubię te wywiady 1:1 bo one zawsze są inspirujące. Jak robicie taką diagnozę, to też samemu boicie się, że osoba, która przychodzi z zewnątrz chce znaleźć słabe punktu i przywalić. To nie tędy droga, ja wiem, że przychodząc do jakiejkolwiek firmy mogę powiedzieć „nie działacie zgodnie ze standardem”, bo praktycznie nikt nie działa zgodnie ze standardem. Jest niewiele firm na takim mega poziomie dojrzałości projektowej. Większość firm w dużej mierze działa na czuja. Więc kwestia tych wywiadów to nie jest szukanie słabych punktów, tylko przyjrzenie się temu jak jest zakładając, że wykonujecie pracę najlepiej jak potraficie. To jest fajne, bo w momencie, w którym otwiera się ta bariera i druga strona wie, że nie jesteście wrogiem to zaczynamy rozmawiać i dowiadywać się, dlaczego były podejmowane pewne decyzje, dlaczego działacie w taki a nie inny sposób, dlaczego wytworzył się pewien system, w którym działacie.
  2. Podsumowanie – warto podsumować wnioski, żeby spojrzeć jak wygląda sytuacja. Czego się dowiedziałem, jak to działa (ja to pokazuję w formie też mapy myśli)
  3. Warsztaty – podejmując decyzję o przeprowadzeniu diagnozy u siebie, warto założyć spotkanie po i zrobienie „czegoś” z tych wniosków, żeby ruszyć we właściwą stronę. Na warsztatach adresuję najważniejsze rzeczy, które wyszły w ramach podsumowania. Zwykle jedna do trzech rzeczy, na których trzeba się skupić. Trzeba spotkać się z zespołem i wypracować rozwiązanie. Często ten pierwszy krok jest kluczem do tego, żeby się zadziało.

W ten sposób widzimy, co jest nie tak w procesie, czy są jakieś blokady na poziomie narzędzi, jak ludzie do tego podchodzą i jak ustawić dynamikę to jest bardzo ważna rzecz. Struktura organizacyjna, nastawienie do projektu, sposób pracy, dynamika pracy, konflikty wewnątrz są sednem, bo tam się kryje rozwiązanie.

Ja opowiadam o moim procesie, natomiast chce żebyście zrozumieli filozofię. Zarządzanie projektami jest dla ludzi, jest po to, by tworzyć realne rozwiązania w bardziej złożonych strukturach niż jednoosobowe armie.

Audyt Zarządzania Projektami – na co warto zwracać uwagę?

1. Silne strony – to pierwsza rzecz, którą wyszukuję w ramach organizacji. Co robicie dobrze w tym momencie. To są rzeczy, które chcemy koniecznie zachować. Co ciekawe te rzeczy, które robicie dobrze często wiążą się z tym, że one powodują część problemów. Dlatego, że przy pewnej skali proces nie do końca funkcjonuje.

2. Słabe strony – zawsze są też jakieś słabe punkty, którym po prostu trzeba się przyjrzeć. Nie chodzi tu o napiętnowanie co robicie nie tak. Po prostu przyjrzyjmy się temu, zobaczmy z czego te słabe strony wynikają. One czasem mogą być postrzegane jako słaby punkt, a jednak mimo wszystko może to być decyzja biznesowa, świadoma.  Np. wiemy, że przyjmujemy za dużo projektów do realizacji, nie wszystkie jesteśmy w stanie zrobić tak samo dobrze na etapie oceny i oferty, mamy poczucie, że moglibyśmy robić lepiej, ale mimo wszystko bierzmy tak, bo dzięki temu cały system funkcjonuje lepiej. Jest to np. pewien słaby punkt, ale nie jest kluczowy, żeby zaadresować go teraz

3. Zrozumienie KPI – zrozumienie kluczowych wskaźników, wg. których operujecie i na których powinniśmy działać, żeby poprawić projekt

4. Portfel projektów – zrozumienie ile projektów dzieje się w organizacji,  gdzie one się dzieją i jakiego są typu. Wiele organizacji nie wie czy to są proste, złożone projekty, jakie podejście do nich zastosować, ile w zasadzie ich jest itd.

5. Struktura organizacyjna – zrozumienie jak działa struktura organizacyjna. Struktura organizacyjna może wspierać  projekty, albo może przeszkadzać. Zrozumienie tej struktury jest bardzo ważne dla zespołu

6. Planowanie projektów – jak planujecie projekty? Czy w ogóle planowanie ma jakąkolwiek wartość, czy bardziej organizacja jest nastawiona na „róbmy”, a planowanie „jest dla mięczaków”

7. W jaki sposób przydzielane są zasoby  do projektów – czy one są jakoś formalnie czy nieformalnie przydzielane

8. Wyciągnięcie wniosków – dzięki, którym możemy przejść do kolejnego poziomu i  popracować  nad wnioskami. Największą wartość mają rzeczy proste, chociaż trudno czasem to zaakceptować 😉

Audyt Zarządzania Projektami – wnioski

Wnioski dotyczą m.in.  procesu. Jak on u was działa i dlaczego tak.  Jak to się ma do standardu i dobrych praktyk. Są pewne rzeczy, które funkcjonują dobrze, a czegoś brakuje. Często procesy w firmach nie działają dobrze, bo są robione na czuja, jako potrzeba chwili.  Nawet bardzo doświadczone osoby stosują często pewne rozwiązania w jednym obszarze, a w innych o tym zapominają. Moja rolą jest spojrzeć na to i pokazać gdzie te kwestie mogą być.

Wyciągamy wnioski tez odnośnie narzędzi – fascynujące jest, co czasami odkrywam 😉 – że mają już w firmie narzędzia z których mogą skorzystać, tylko nie wiedzieli, że mogą je wykorzystać w dany sposób. W jednej z firm usłyszałem „Panie Mariuszu, Pan musi sprawdzić jakie narzędzia tutaj możemy wykorzystać, bo to fajne jest co Pan pokazuje, ale my go nie mamy”. Okazuje się, że znaleźliśmy korporacyjne narzędzie gotowe w tej firmie od dawna, tylko było źle sprzedane i nie do końca wdrożone. W momencie, w którym je pokazałem, okazało się, że faktycznie mega oszczędność kasy i czasu, nie trzeba szukać nowego narzędzia 🙂

Kolejna opcja  dotycząca wniosków – dotykamy projektów. Ile ich jest, gdzie są, w których działach, jak są trakowane, jak są podejmowane decyzje odnośnie priorytetów, który projekt jest ważniejszy itd. Szczególnie dla działów wsparcia, które mają projekty, które są cross-funkcyjne, które nie są, aż tak sexy biznesowo, efekt tych projektów będzie widoczny za np. kilka miesięcy i to jeszcze pośrednio. Usprawniasz jakiś proces pod spodem, organizacja tego nie widzi, na koniec pytają „co ty w ogóle robisz” i masz problem z pokazaniem tego. Jeżeli mamy dobre narzędzie, dobrą systematyczność, poukładania tych projektów, to da się je pokazać. To jest jeden z elementów wniosków, zbieranie listy projektów, omówienie w jaki sposób można było to zrobić, bo później trzeba jeszcze podejmować decyzje odnośnie tych projektów.

Wnioski dotyczące inicjowania projektów – jestem fanem skupiania się na dobrym rozpoczynaniu projektów

Wnioski dotyczące zarządzania ryzykiem i angażowanie różnych działów w projekty cross- funkcyjne – też częste tematy dotyczące projektów. Często do mnie trafiają klienci, którzy mają case, że coś nie działa jak próbujemy zrobić coś cross-funkcyjnie. Działało super, nagle przestało działać , o co chodzi?

Wnioski dotyczące dobrego kończenia projektów – wyciąganie wniosków, co organizacja może robić, żeby się uczyć

Clue jest następujące: moja skuteczność jest dobra, jeżeli uda mi się wywindować organizację poziom wyżej. Przez to, że sama potrafi działać, zastosować ten proces i wyciągać wnioski. Żaden konsultant z zewnątrz nie powie Ci jak robić Twój biznes, nad którym pracujesz kilka albo kilkanaście, kilkadziesiąt lat. To jest po prostu ściema. To co ja mogę wnieść to jest proces i pewne elementy, które działają i potrzebujemy je wdrożyć.  Organizacja będzie się uczyła, jeżeli dobrze wprowadzimy ten proces retrospekcji i wyciągania wniosków.

Do czego nas to wszystko prowadzi i jakie elementy przepracowujemy najczęściej warsztatowo i czemu warto się przyjrzeć.

Warsztatowo wypracowujemy dopasowany proces do Ciebie. Nie na zasadzie przeszkolimy Cię ze Scruma i Prince`a i wybierz co do Ciebie nie pasuje. Nie tędy droga. Wybierzmy wiedzę, porównajmy to z tym, gdzie jesteś, gdzie chcesz być i w jaki sposób pracujesz oraz jakie są ograniczenia i dopasujmy proces, który będzie działał i który będzie prostym procesem. Bez spędzania milionów godzin na spotkaniach, wypełniania ton formatek itd. Idea jest taka, że dobry proces zarządzania projektami działa tak, że go nie widać. Ludzie wiedzą, że jest przejrzysty i sprawny. Oczywiście ma pewne koszty, trzeba się spotykać od czasu do czasu, trzeba kontrolować, natomiast da się to zrobić.  Clue jest dopasowanie tego wszystkiego do Ciebie, a nie na odwrót.

Stworzenie zależności pomiędzy zadaniami, pomiędzy działami i stworzenie pewnych schematów. To taki element, że część osób widzi to na zasadzie, że schematy ograniczają kreatywność. Według  mnie uwalniają. Człowiek, który zaczyna projekt i wie, że może realizować projekt tak, albo tak – pozwala to mu skupić się na części merytorycznej. Natomiast jeżeli będzie stosował te proste praktyki ze schematu inny dla większego projektu, inny dla małego ale wszystkie oparte na tej samej filozofii masz większą gwarancję, że zakończy się sukcesem.

Dobre praktyki – wyłapanie dobrych praktyk z dobrych stron plus te, które są z zewnątrz. Ja przynoszę moje doświadczenie z różnych obszarów.

Kwestia też sprawdzenia dojrzałości organizacji – to skomplikowany temat, bo czasem jest opór odnośnie podejścia projektowego i trzeba zaczynać małymi krokami. Czasem trzeba zrobić dyskretne zarządzanie projektami, zastosowałem to w jednej organizacji pozarządowej, ale to temat na inną dyskusję 😉

Szukamy dźwigni – założenie jest takie, żeby nie poprawiać od razu wszystkiego, tylko znaleźć te punkty, w których możemy uzyskać największy zysk. Ten największy zysk, żadna tajemnica jest w inicjowaniu i retrospekcji.  Jeżeli to robisz dobrze, to masz organizację, która jest w stanie wychwycić dużo fajnych punktów, a dźwignia to oparcie się o dobre strony. Znalezienie tej dźwigni nie jest takie proste i oczywiste. Wynika ona z rozmów, wywiadów, które prowadzimy na początku.

Identyfikujemy też na jakie bariery napotykamy i jak sobie z nimi radzić. Bariery mogą być w każdym z obszarów. Strategii nie dotykam, strategia jest Twoja i to Ty decydujesz, gdzie iść z biznesem. Szukamy gdzie na elementach styku są te bariery. Mogą dotyczyć na przykład narzędzia, procesu, często dotykają tego, że ludzie nauczyli się pracować w pewien, określony sposób i potrzebujemy to zmienić.

Opowiedziałem Ci jak do tego podchodzę, jeżeli byśmy się zdecydowali na współpracę. Jeśli interesuje Cię coś takiego, to mam nadzieję, że przedstawiłem, jak o tym myślę i jak do tego podchodzę. Zostawiam też link do oferty: https://leadership-center.pl/audyt-2/ Zobacz, jeżeli jesteś na etapie, że chciałbyś się temu przyjrzeć, poukładać firmę, proces, sprawić, żeby był sprawny  i skuteczny to serdecznie zapraszam 🙂

Video

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *