Jak wybrać narzędzie do zarządzania projektami? - Leadership Center

Jak wybrać narzędzie do zarządzania projektami?

W dzisiejszym odcinku opowiem wam o narzędziach do zarządzania projektami. Na co zwracać uwagę przy ich wyborze i jakie można napotkać problemy z tym związane. Opowiem Wam też, co my robimy, kiedy pracujemy z naszymi klientami, żeby to wszystko dobrze zadziałało.

Problem z wyborem narzędzi do zarządzania projektami to coraz częściej powtarzający się problem, który zgłaszają mi klienci. Podstawowy problem z narzędziami jest taki, że jest ich bardzo dużo i nie wiadomo jak wybrać.

Problemy z wyborem narzędzi do zarządzania projektami

Zajmuje to dużo czasu. Zabawa polega na tym, że trzeba grzebnąć trochę głębiej i zobaczyć na ile to narzędzie spełnia nasze oczekiwania. Marketingowo oczywiście wszystkie są najlepsze, ale wiele z nich powstało rozwiązując pewien, konkretny problem, albo wycinek np. organizacji pracy czy zarządzania projektami. Te które już mają ugruntowaną pozycję też mają jakieś swoje silne strony, natomiast jednocześnie zaczynają dodawać funkcjonalności, które nie zawsze są ich natywnymi, takimi podstawowymi. To powoduje, że np. narzędzie ma teoretycznie funkcjonalność kanban board, ale tak naprawdę nie robi tego dobrze. Czas poświęcony temu, żeby przyjrzeć się narzędziom jest naprawdę długi.

Porównanie narzędzi między sobą i ustalenie kryteriów, jak je w ogóle sprawdzać i porównywać to kolejny problem. Bo na powierzchni wiele z nich jest bardzo podobnych, a w dodatku ma bardzo fajne opisy marketingowe, sugerujące, że narzędzie rozwiąże wszystkie problemy.

Pod spodem są też często pułapki. Na przykład narzędzia, które są darmowe na początku, ale później jak już się do nich przyzwyczaisz i zaczynasz potrzebować dodatkowych, zaawansowanych funkcjonalności to nagle musisz zapłacić za każdego użytkownika, bo dalej nie ruszysz. Problem jest wtedy taki, że jesteście już dosyć mocno w pewnych nawykach, ludzie korzystają z narzędzia, włożyliście pracę, żeby zaczęło działać, a nagle okazuje się, że cena jak z kosmosu. Przy wyborze warto się zastanowić ile osób będzie z tego korzystało, w jaki sposób i czy nie okaże się, że coś co na początku było wystarczające, nagle przestanie takie być.

Kolejna sprawa to kombajny. Są kombajny na rynku, które robią wszystko od a do z. Problem jest często taki, że robią wszystko, ale nie koniecznie wszystko dobrze. Zdarza się też, że są zbyt złożone, aby wdrożyć je w organizacji. Widziałem to w wielu miejscach, gdzie wydano dużo pieniędzy na licencje, ale później ludzie korzystali tylko z wycinka funkcjonalności, bo na takim poziomie dojrzałości jest dana organizacja.

Kolejna rzecz to przeróżne blokady w organizacji. Samo narzędzie jest jeszcze kwestia jak sprawić, żeby organizacja z niego korzystała. Okazuje się, że w zależności od działu jest inne podejście. Zespół który sprowadza setki produktów w ciągu roku, dla nich tablica kanbanowa jest świetna. Z kolei zespół zajmujący się logistyką woli mieć MS Project i mieć tam poukładane tematy, bo bardzo liczą się dla nich detale i zależności między zadaniami. Wewnątrz organizacji jest część blokad, które sprawiają, że niektóre narzędzia ciężej wdrożyć. Co ciekawe jedną z barier jest kwestia komunikacji. W jednej z firm ludzie zapytali mnie jakie narzędzie polecam, pokazałem część możliwości i jedna z osób, która była na szkoleniu pochwaliła się narzędziem jakie mają. Reszta stwierdziła, że jest bardzo fajne, a okazało się, że mają już takie narzędzie, ale było tak słabo zakomunikowane, że nie nastąpiła adopcja.

Kolejna przeszkoda na drodze to nawyki. Jak ktoś się przyzwyczaił korzystać z Excela to ciężko go będzie przestawić na coś innego. W jednej z firm ludzie po szkoleniu zaczęli pracować na Trello, manager jednak i tak nadal prosił, żeby raporty przysyłane były w mailu. Ludzie przestali więc pracować w Trello, bo to nie miało sensu. Jeżeli masz robić robotę dwa razy to już lepiej odpuścić. To nie są więc nawyki dotyczące jedynie narzędzia, ale również raportowania, współpracy, komunikacji itp.

Bardzo ważna rzecz to rewolucja. W narzędziach do zarządzania projektami nastąpiła rewolucja. Świat jej jeszcze nie dogonił do końca. Harmonogramy są super, Excele są super, wiele narzędzi jest super, ale narzędzia opierające się na kanban boardach to według mnie jest przyszłość. To świetna rzecz do pokazania transparentności, do rozproszenia teamu, mgły projektowej itd. Narzędzie podpięte do procesu i do sposobu współpracy ludzi i współpracy tego, co chcesz osiągnąć daje Ci niesamowitą dźwignię. Dlatego jak patrzycie nad wyborem narzędzi to patrzcie na te wszystkie problemy. Zadajcie sobie pytanie gdzie chcecie być, jak pracują wasi ludzie, do czego są przyzwyczajeni, jaki macie proces na którym operujecie i do tego stwórzcie kryteria i dobierajcie narzędzia.

Dopasowanie narzędzi projektowych. Jak my to robimy pracując z naszymi klientami?

  1. Analiza – sprawdzamy kluczowe elementy. Jaki jest proces, jak to działa, ile osób potrzebuje korzystać, z których funkcjonalności.
  2. Kryteria – po analizie wypracowujemy kryteria na podstawie, których będziemy porównywać narzędzia. Po analizie procesu, zobaczeniu jak pracują ludzie, co jest potrzebne, jakie funkcje, na co jest szansa na wdrożenie powstaje lista kryteriów porównania narzędzi.
  3. Raport – przeglądamy wszystkie dostępne na rynku narzędzia i te mniej i te bardziej niszowe. Przygotowujemy raport, który porównuje narzędzia z uwzględnieniem wcześniej ustalonych kryteriów. Idea jest taka, że jesteśmy ludźmi i każdy jest omylny. Ważne jest przy wybieraniu tych narzędzi, że ty też w trakcie uczysz się czego naprawdę potrzebujesz. Raport pokazuje Ci zestawienie narzędzi obok siebie i naszej oceny jak to działa. Nie tylko porównujemy opisy ale wchodzimy w nie głębiej i sprawdzamy jak działa dana funkcjonalność. Jeżeli spytasz np. o harmonogram, to praktycznie każde narzędzie na rynku robi harmonogramy, ale nie wszystkie robią je dobrze i to też sprawdzamy.
  4. Opcje – na koniec pokazujemy 3 opcje z naszą rekomendacją. Zostawiamy decyzję po drugiej stronie oczywiście rekomendując, co my byśmy wybrali i dlaczego.
  5. Uruchomienie – to punkt na którym dużo zespołów polegnie. Jeśli nie wiadomo jak coś zrobić w danym narzędzi to większość odpuszcza, a później o tym zapomina, albo nie próbuje drugi raz. Dużo lepiej to działa jeśli my wdrażamy i pokazujemy jak pracować w danym narzędziu, zrobimy pierwszą wersje, założymy konta, poukładamy tematy, zapoznania z narzędziem
  6. Szkolenie – razem pracujemy na konkretnym projekcie przekładając go do narzędzia, plus nagrane materiały,  do których można wrócić.
  7. Wdrożenie – wdrożenie i upewnienie się czy narzędzie działa i przynosi oczekiwane rezultaty

Oszczędza to mnóstwo czasu, masz pewność, że te rzeczy są sprawdzone, porównane. Robi to ktoś kto zna te narzędzia głębiej. Zostawiam dla zainteresowanych link do naszej oferty dopasowania narzędzi  https://leadership-center.pl/dopasowanie-narzedzi-projektowych/

Video

Mariusz Kapusta
Mariusz Kapusta
Ekspert zarządzania projektami z ponad 17 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Od prawie 9 lat jest też właścicielem firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań, które w bardzo prosty sposób uczą zarządzania projektami. Z pasją tworzy gry symulacyjne dla managerów. Triathlonista i maratończyk. Wielbiciel Rozwoju Osobistego, czemu daje wyraz na mariuszkapusta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *