Metoda zarządzania projektami – 12 pytań KISS PM®
Dziś opowiem Ci o mojej metodzie zarządzania projektami – 12 pytań KISS PM®. KISS od keep it simple smart czyli proste, a jednocześnie sprytne rozwiązanie, dzięki któremu jesteś w stanie się szybko zorientować, w jakie problemy się pakujesz. Czy Twój projekt jest dobrze poukładany i o co zadbać, żeby projekt zakończył się sukcesem.
Domek 12 pytań KISS PM®
Tworzenie każdego projektu jest jak budowanie domu. Jeżeli masz solidny fundament, to jesteś w stanie na tym postawić ściany, które się utrzymają. Jeżeli fundament jest słabszy, da się na tym coś zbudować, ale dużo więcej energii poświęcasz na to, żeby te ściany ustały. Jest duże większe ryzyko, że w końcu runą. 12 pytań wzięło się z mojej praktyki zarządzania projektami, gdy się okazało, ze 900 stron czytania o zarządzaniu projektami, to dla ludzi za dużo. Zbyt skomplikowany temat, trudno się zorientować od czego zacząć. Jeżeli zadasz sobie te pytania, to w miarę szybko wiesz co jest nie tak.
Poznaj 12 pytań KISS PM®
Pytanie 1 Dlaczego?
Dlaczego zaczynasz ten projekt? Skąd się wziął pomysł na projekt? Czy to jest konkretny problem, czy realizujemy nagłe natchnienie prezesa. Im bardziej konkretne, namacalne tym lepszy fundament dla projektu. Im bardziej na zasadzie fajnie, by było gdyby… to będzie raczej gorszy projekt.
Pytanie 2 Po co?
Po co robisz ten projekt? Pytanie o cel. Jaka jest nasza wizja końca. Jeżeli zespół projektowy się, gdzieś zgubi, będzie mógł sprawdzić w jakim kierunku idziemy.
Pytanie 3 Dla kogo?
Pytanie, o kluczowe osoby, które mają wpływ na projekt, albo na które projekt może wpłynąć. Projektów nie robimy w próżni, a w pewnym systemie, w którym ludzie na nas wpływają. Jeżeli pominiesz te osoby, może się okazać, że dochodzi do słabych sytuacji. Mój ulubiony przykład to obwodnica Augustowa. Przybliżając problem polegał na tym, że przez Augustów przejeżdżały ciężarówki. Problem dla mieszkańców bo było to niebezpieczne. Był problem też dla kierowców ciężarówek, bo wydłużało im to czas przejazdu. Padło rozwiązanie – zbudujmy obwodnicę. Okazało się, że istnieje wpływowa grupa – ekolodzy, którzy wpłynęli na to, że zbudowanie tej obwodnicy nie było takie proste. Co należało uwzględnić? Zmodyfikować cel, tak, żeby uwzględniać też grupy mające wpływ na projekt. Określić ich kryteria.
Pytanie 4 Po czym poznasz?
Po czym poznasz, że projekt zakończył się sukcesem? Każdy interesariusz ma konkretne oczekiwania odnośnie projektu. One często nie są takie same. Jeżeli pracujesz w jakiejkolwiek firmie, to każdy z działów ma trochę inne oczekiwania, cele, KPI itd. Te 4 pytania to fundament, jeżeli nie masz na nie dobrych odpowiedzi, to może to oznaczać 2 rzeczy. Albo nie do końca rozumiesz projekt albo ten projekt jest postawiony na słabych fundamentach i prawdopodobnie skazany na porażkę.
Pytanie 5 Co?
Co konkretnie potrzebujemy zrobić, żeby postawić taki solidny fundament?
Pytanie 6 Kiedy?
Jak my to zgramy w czasie? Ustawimy jakiś harmonogram projektu, czy jakiś inny sposób dowożenia, żeby była jasność kiedy zaangażować poszczególne osoby.
Pytanie 7 Za ile?
Ile to będzie kosztować? Trzeba zorganizować pieniądze, zasoby, policzyć czy opłaca się projekt robić.
Pytanie 8 Kto dopilnuje?
Jeżeli nie masz osób odpowiedzialnych za konkretne elementy zakresu projekt się nie zadzieje.
Pytanie 9 i 10 to Ryzyko – czyli Jakie są zagrożenia i jakie są szanse?
Wiele osób nawet nie dochodzi do tego pytania, a naprawdę warto. Nie ma się co bać zagrożeń. Zagrożenia są po to, żeby działać, szanse są po to, żeby je sensownie wykorzystać. Trzeba zaplanować to w zakresie.
Pytanie 11 Jak będziemy monitorować postępy?
Każdy projekt, który zostawisz bez monitorowania rozpadnie się. W projekcie potrzebujemy mieć cel, jakiś plan i rytm.
Pytanie 12 Jak będziemy wprowadzać zmiany?
Każdy projekt może rozwalić zmiana. Zmiana w tym modelu działa w ten sposób, że im niższego pytania dotknie, tym więcej elementów trzeba przebudować. Jeżeli zmienią osobę odpowiedzialną za projekt, to musisz zmienić też ryzyko i monitorowania. Jeżeli zmiana będzie trywialna np dostarczamy to samo, ale zmienił się główna osoba po stronie klienta i trzeba będzie być może przebudować wiele elementów, bo nowa osoba ma całkiem nową wizję.
To jest esencja tego w jaki sposób podchodzić do projektów. Większość projektów jest niedoprecyzowanych. Ludzie nie do końca wiedzą o co chodzi. To wynika z tego, jak pracujemy tj. w chaosie, przeładowani pracą itd. To co warto zrobić to zatrzymać się na chwilę i sprawdzić czy to wszystko ma sens, a dopiero potem inwestować w to kilka miesięcy swojej pracy.
Chcesz poznać metodę 12 Pytań KISS PM®? Zapisz się na newsletter, a otrzymasz bezpłatnie dostęp do kursu “Poznaj metodę 12 pytań KISS PM ®”
VIDEO