Maile – koszmar dla wielu. Odrywają od pracy, przeszkadzają, rozpraszają. Pomimo postępu technologicznego nadal z nami są i pewnie zostaną jeszcze na długo. Dziś o 7 grzechach głównych w pracy z mailem i jak sobie z nimi radzić.
Dla przypomnienia 7 grzechów głównych to:
- Pycha
- Chciwość
- Nieczystość
- Łakomstwo
- Zazdrość
- Gniew
- Lenistwo
Zaczniemy od dołu
Lenistwo – objawia się tym, że ktoś ma poczucie, że pracę załatwi się mailem. Zamiast coś zrobić wyśle maila. Zrobienie sobie opinii “forward managera” nie jest najlepsze. Pewnie znacie taką osobę, która zajmuje się głównie przesyłaniem dalej maili, bez dodawania do nich żadnej wartości. Da się odróżnić taką osobę, od osoby, która sensownie deleguje i rozprowadza pracę. To są dwa różne podejścia.
Gniew – wkurzanie się na maila za to czym jest lub nie jest. Wkurzamy się, że przychodzą źle napisane maile, trudne rzeczy, że to przeszkadza itd. Pytanie czy to problem maila, czy problem tego jak z niego korzystamy. Wyobraź sobie sytuację, że dostajesz bardzo dużo listów, przychodzi do Ciebie listonosz kilka razy dziennie, za każdym razem dzwoni do drzwi z okrzykiem mam dla Pana nowy list. Czy to nie byłoby wkurzające? Pytanie czy to wina listu, listonosza czy procesu jak ten list jest dla Ciebie dostarczany. Ponieważ w mailach mamy pomieszane dużo rzeczy i zwykle mamy ustawione powiadomienie o każdym przychodzącym mailu, to jest problem procesu i narzędzia.
Zazdrość – pewnie każdy z was spotkał się z czymś takim, że dostałeś smsa, w którym jest napisane “sprawdź na messengerze, bo tam Ci wysłałem informację o faksie, w którym mówię, że wysłałem do Ciebie maila i chciałem wiedzieć czy do Ciebie dotarł”. Trochę przerysowałem, ale sądzę, że z podobną sytuacją każdy z was się spotkał. Mi się zdarzyło co najmniej kilka razy. To kwestia zazdrości o uwagę. Każdy z tych grzechów ma swoje uzasadnienie. W przypadku tego dlaczego ludzie kilka razy pytają czy się zadziało wynika z tego, że ludzie wiedzą, że masz dużo maili i chcą, żeby ich wiadomość na pewno do Ciebie dotarło. Jeżeli nie ma lepszego sposobu, to ten nie jest taki głupi, bo bycie upierdliwym sprawia, że pewne rzeczy się dzieją. Tylko, że nie sprawiają, że to jest tańsze, zabierają czas, robią złe emocje. Warto ustalić sobie np. zasady w których opisując w temacie maila, że coś jest pilne (oznacza, że trzeba się zająć w przeciągu pół godziny), albo np. pożary nie wysyłamy mailem tylko smsem.
Łakomstwo – sprawdzanie maila kilka razy dziennie czy trzeba czy nie trzeba i “pakowanie się pustymi kaloriami” z maili. To nie najlepsza postawa. To zwykle bierze się stąd, że ktoś kiedyś przegapił ważnego maila, w którym ktoś bez sensu wrzucił bombę, która zrobiła krzywdę. Od tamtej pory sprawdzasz. To nie jest efektywne pod kątem wykorzystania czasu ludzi. Służy zapewnieniu sobie przetrwania, ale jest zbyt kosztowne. Osoby, które robią takie “bomby” często nie zdają sobie z tego sprawy. Istotne maile można wyłapywać np. poprzez ustawienie odpowiednich reguł.
Nieczystość – chodzi o mieszanie rzeczy, które nie powinny być do końca pomieszane. Wpadają nam maile i pierwsze co powinniśmy zrobić to pofiltrować wiadomości, zdecydować którymi się zając, później posegregować je i pokategoryzować jak będę nad nimi pracować i dopiero nad nimi pracować. Natomiast najczęściej wpada mail, czytasz, kategoryzujesz, robisz innego maila i robi się misz masz. Zamiast się skupić, to jednocześnie pracujesz nad czymś, czytasz maila o czymś innym, wyrywa Cię ze skupienia itd. Bardzo nieefektywne. Nie mieszajcie, czystość pod kątem filtrowania, kategoryzowania i działania bardzo pomaga.
Chciwość – traktowanie każdego maila jak skarb. Idea polega na tym, żeby nie trzymać wszystkich maili w inboxie, wyczyścić ją i posortować maile, przerabiając na zadania. Na prawdę rzadko potrzebujemy wrócić do starych maili, a jak jest taka potrzeba to będą one w archiwum.
Pycha – zakładanie, że jesteś odporny na wszystkie powyższe grzechy. Możemy znać te tematy, wiedzieć jak działają, ale jeśli nie ustawisz tego systemowo i nie stworzysz nawyków, to będziesz popełniać te grzechy.
Jeżeli takie grzechy dotyczą Ciebie zapraszam do zapoznania się z ofertą kursu online “Zapanuj nad swoją skrzynką mailową i mailami” https://leadership-center.pl/produkt/kurs-online-zapanuj-nad-mailami/
Dajcie znać w komentarzach, które z grzechów najczęściej popełniacie :)
P.S. Jeżeli zaczynasz swoją przygodę z zarządzaniem projektami zacznij od tego artykułu – “Zarządzanie Projektami – co to właściwie jest“