Asana, Asana, Asana – na moim kanale YouTube bardzo dużo mówiłem o tym narzędziu pod kątem zarządzania projektami, ale ASANA to nie tylko narzędzie, które w zarządzaniu projektami można wykorzystać. Ten wpis będzie z perspektywy mnie, przedsiębiorcy i naszego zespołu – do czego my wykorzystujemy ASANĘ, bo nie tylko w zarządzaniu projektami pomaga.
Zaczniemy od wiersza :) Pozwoliłem sobie na trochę poezji inspirowanej pewnym utworem, który zapewne znacie. Będzie dotyczył narzędzi do zarządzania projektami oczywiście :)
„Trzy systemy CRM dla dyrektorów sprzedaży pod otwartym niebem,
Jedna Jira dla władców DevOps’ów w ich kamiennych pałacach,
Excel dla śmiertelników, cost center podległych,
jeden dla CEO na czarnym fotelu w krainie Mordor, gdzie haruje tak wielu,
jeden by wszystkimi rządzić, jeden by wszystkie połączyć,
jeden by zintegrować i raportowaniem związać, w krainie Mordor, gdzie zaległy cienie.”
Mariusz Kapusta – mocno inspirowany Tolkienem :)
Nie skreślajcie mnie jeszcze, bo jest idea za tym ;) Taka, że bardzo często jak mówimy o narzędziach to najczęściej pojawia się dążenie do tego, że tak jak Sauron potrzebował jednego pierścienia, który połączyłby wszystkie pierścienie i panował nad wszystkimi. To wiele osób szuka jednego narzędzia, dzięki któremu wszystko by się działo. Poszukiwanie jednego systemu, który ogarnąłby całość.
Wiele marketingowych komunikatów od producentów narzędzi mówiących “tylko tego potrzebujesz, żeby to działało”. Jak byłem młody i początkujący to zarządzanie projektami miało załatwić Microsoft Project. Do tej pory tego nie ogarnął. ASANA mówi, że to jest narzędzie do zarządzania projektami ale daje więcej możliwości, jak mówimy o innych narzędziach to jest podobnie.
Dziś chcę popatrzeć na to na ile to możliwe, żeby ograniczyć ilość narzędzi do wykorzystania w małej firmie i jak my to robimy.
Do czego używamy narzędzia ASANA
Oprócz tego, że uczę zarządzania projektami, propaguje tą dziedzinę i rozwijamy ją, to robię to prowadząc firmę. By prowadzić firmę pracujesz z zespołem i to prowadzi do tego, że zespół musi ze sobą współpracować, realizować zadania, te zadania trzeba sprawdzić, trzeba się wymieniać informacjami. Okazuje się, że nawet w bardzo małej firmie tych systemów na których się pracuje jest kilkanaście jak nie kilkadziesiąt. Ostatnio porządkowaliśmy pracę i wyszło nam czego w ogóle potrzebujemy. W tym całym chaosie musisz tą firmą zarządzić, musisz upewnić się, że coś się dzieje, sprawdzić czy się dzieje to na co się umówiliśmy. Jednocześnie ponieważ czasu jest mało to nie chcesz, żeby ludzie szukali informacji w różnych dziwnych miejscach, tylko szukasz sposobu, żeby te informacje przepływały.
Idea jest taka, żeby do jak największej ilości tematów wykorzystać jeden system. To nie wynika z tego, że sobie wymyśliłem i chciałem coś przetestować, tylko to kwestia oszczędności czasu. Jeżeli nauczysz ludzi działać na jednym systemie to dużo płynniej dzieje się wszystko. Jeżeli ludzie mają zadania w tym samym systemie i są przyzwyczajeni do pracy w tym systemie. Jest spora szansa, że jak coś nowego chcesz wdrożyć i ludzie znają już system, to nowe procesy dużo łatwiej się zaczepiają.
Zadania, projekty, planowanie strategiczne
W ASANIE mamy zadania, na których pracujemy. Jeżeli mamy procesy to tam też są rozpisane zadania. Wiadomo co kto ma zrobić. Ja zadania dostaję od mojego zespołu, ja wrzucam zadania mojemu zespołowi.
Rozpisywanie sobie projektów
Rozpisujemy projekty na różnym poziomie szczegółowości od totalnie prostych, gdzie nie robimy super złożonych kart projektów i planów projektów. Wiemy natomiast co chcemy zrobić jaki jest cel, plan, rytm.
Planowanie strategiczne
Mamy tablicę na której mamy wszystkie projekty najważniejsze strategiczne do wykonania w ciągu najbliższych kilku miesięcy, kilkunastu miesięcy i kontrolujemy czy idziemy w tamtą stronę. ASANA daje jeszcze więcej możliwości pracy na portfelu i dla niektórych z naszych klientów wdrażaliśmy, bo potrzeby np. holdingu będą większe niż małej firmy. Natomiast w ASANIE jest całość. Uwielbiam ASANĘ, bo mogę na co dzień na niej pracować i mogę porozumiewać się z moim zespołem. Jeżeli coś ustalimy, to wiemy, że to ląduje jako projekt i możemy sprawdzić jakie w ogóle projekty są najważniejsze i czy starczy nam zasobów na resztę.
CRM
Wypracowaliśmy sposób na to jak pozbyć się jednego z systemów do CRM i pilnowania lejka sprzedaży – Pipedrive, o którym wam opowiadałem. Cały CRM przenosimy do ASANY i to się da zrobić. Opanowana praca, wiemy na jakim etapie są poszczególne osoby, jak pojawia się lead to wysyłamy go na tablicę CRM z maila, wszystkie informacje tam się znajdują. Wiadomo co kto robi, kto się opiekuje danym klientem, dzieje się to płynnie i fajnie działa. Jednocześnie ponieważ całą obsługę szkoleń, audytów i pracy z klientami też mamy w ASANIE to te światy zaczynają się łączyć. Do tej pory w jednym narzędziu mieliśmy pracę z klientem, a w drugim pracę nad obsługą klienta i dostarczeniem szkolenia to teraz połączyło się to w jednym miejscu.
Procesy poukładane w dobrym narzędziu bardzo ułatwiają życie i te procesy są praktycznie dowolne, chociaż trzeba wiedzieć co się robi. Proces mieliśmy poukładany więc przełożenie go w miarę łatwo się zadziało.
Planowanie i realizacja komunikacji
Prowadzimy FB, LinkedIn, YouTube, wysyłamy newsletter. Przygotowujemy kampanie, live`y, webinary. Komunikacji i materiałów, które tworzymy jest bardzo dużo. Mamy cele, mamy plan, plan się rozkłada na kluczowe punkty, punkty na poszczególne miejsca w czasie od dzisiaj do min. kolejnych wakacji. To się przekłada na to jakie kampanie mamy przygotować, o czym chcemy mówić, jakie filmy mamy nagrać, co będzie nagrane teraz, co za tydzień, co za pół roku. Tego jest multum, aby nad tym zapanować mamy proces komunikacji w ASANIE. Ja lubię tablice kanbanowe plus ośka czasu, rzadziej korzystam z kalendarza. Natomiast w ASANIE przy planowaniu i realizacji komunikacji kalendarz jest najlepszym narzędziem. Widzisz jakie będą wydarzenia, można oznaczyć kolorami, to powoduje, że jesteś w stanie być do przodu vs to co ci potrzebne. Starasz się robić z wyprzedzeniem.
Proces realizacji usług dla klientów
Mamy rozpisany standardowy proces na usługi, które dostarczamy. Jak realizujemy szkolenie robimy badanie potrzeb, sprawdzamy co jest potrzebne, trzeba ogarnąć salę, uczestników itd. Aby kolejna osoba mogła wejść i pracować na tym spokojnie, mamy to rozpisane w ten sposób, że wystarczy nową osobę wrzucić, opowiedzieć jak działa ASANA, jak działa proces i nie ma możliwości, żeby ktoś zapomniał co jest do zrobienia, bo wszystko tam jest. W ASANIE mamy też tablicę, w której jest opisane co, jak działa. Wdrożenie nowej osoby dzięki temu jest dużo łatwiejsze. Kosztuje to trochę wysiłku ale warto, szczególnie, gdy firma Ci rośnie i chcesz ją wyskalować.
Rekrutacja
Zrobienie tablicy kanbanowej na której masz poszczególne etapy rekrutacji osób, z którymi rozmawiasz. Korzystamy z tego od dawna, ogarnia temat.
Kontrola kosztów
Po sukcesie z CRM wrzucamy całość kontroli kosztów do ASANA. Jesteśmy w trakcie, więc wynikami się podzielę jak zadziała. Tutaj będziemy się wspomagać później raportowaniem w Excelu. Tak wiem narzędzie na które narzeka tak wielu. Niektórych ograniczeń niestety nie przeskoczysz.
Eliminacja maila
Z maila korzystam bardzo rzadko w wewnętrznej pracy zespołowej. Mamy w ASANIE pozakładane chaty indywidualne pomiędzy sobą, cała komunikacja poszła przez chat ASANY. Zadania są zadaniami, wymiana informacji dzieje się w chatach. Alleluja nie ma mejlozy. Z klientami nadal komunikujemy się mailem. Przy odpowiednim ustawieniu reguł jesteś w stanie wyjść z maili całkiem, bo można ustawić regułę na skrzynkę pocztową, która będzie ci przesyłać maile jako zadania na ASANĘ.
Gdzie najczęściej wdrażamy ASANĘ u klientów
Wdrażamy nie tylko ASANĘ, ClickUp jest narzędziem w które weszliśmy ostatnio mocniej, bo jest obiecujące. Natomiast najczęściej u klientów jest wdrażana ASANA. ASANĘ wdrażamy do
- Projektów – jako narzędzie do zarządzania projektami.
- Współpracy na poziomie zespołu. Poukładanie pracy na najczęściej dziejących się procesach.
- Praca nad wieloma projektami. Trafiają do nas klienci u których projektów narosło na tyle dużo, że ciężko je ogarnąć.
- Procesy. Poukładanie standardowych procesów i pracy. Wiąże się ze współpracą w zespole.
- Zarządzanie czasem i zadaniami. Sytuacja w której ludzie w zespole nie wyrabiają może być dobrą oznaką, żeby pomyśleć o narzędziu.
- Idziemy w kierunku CRM i wsparcia działów sprzedaży.
Zapraszam wszystkich, którzy poutykali pod kątem narzędzi. Jak widzicie te problemy, o których mówiłem, coś się nie dowozi, nie macie kontroli, coś nie działa, ludzie to samo opowiadają sobie po 15 razy, maile giną to warto przyjrzeć się narzędziom. Sprawdzamy co działa u Ciebie, czego potrzebujesz i dopasowujemy narzędzie, które najlepiej u Ciebie by funkcjonowało. Mamy kilka, które rekomendujemy, natomiast dopasowanie wymaga czasem wysłuchania. Sprawdź szczegóły (kliknij!).
Chcesz poznać funkcjonalności narzędzia Asana we wersji Premium? Nauczyć się efektywnie planować projekt w ASAN’ie? Usprawnić pracę własną i zapanować nad zadaniami w Asan’ie? Zapraszam na 1-dniowe warsztaty “Zarządzanie Projektami w Asan’ie – prosto i praktycznie”! Sprawdź szczegóły (kliknij!).
VIDEO