Masz coraz więcej klientów, coraz więcej pracy, wszystko było poukładane, ale rzeczy nie dzieją się tak szybko, jak się działy do tej pory. Jak sobie z tym poradzić i nie zwątpić w swoje siły, o tym będzie w dzisiejszym wpisie.
Jeśli mnie już znasz, to wiesz, że specjalizuję się w zarządzaniu projektami, ale jestem też przedsiębiorcą i ten odcinek będzie od przedsiębiorcy dla przedsiębiorcy. Przyjrzymy się takiemu tematowi, gdy masz dobre obroty, sytuacja jest niezła, klientów jest coraz więcej ale coś co miałeś poukładane do tej pory nagle przestaje działać. Część osób w tym momencie zaczyna się zastanawiać, że może coś z nimi jest nie tak, że coś zrobili źle. To dotyczy osób, które są ekspertami w jakiejś branży, nie czują się do końca pewnie w prowadzeniu firmy i nie mają wiedzy i podejścia z zarządzania projektami. Większość ludzi ma taką sytuację. Jeżeli rosną obroty, jeżeli pracy jest coraz więcej i zaczyna coś działać nie tak, to znaczy, że wchodzisz na wyższy poziom. Wejście na wyższy poziom oznacza poukładanie pracy w trochę inny sposób. Jeżeli zatrudniałeś 2 osoby, a teraz 4 to jest to naprawdę duża zmiana.
3 kroki, które zawsze się sprawdzają
Inspiracją do tego artykułu była współpraca z jednym z zespołów, z którym skończyliśmy taką pracę, gdzie układaliśmy pracę na projektach. Świetna firma, zespół i atmosfera. To czego potrzebowali to ułożenia pracy, żeby jeszcze więcej rzeczy robić.
- Dziel i rządź – trzeba sobie zacząć nazywać to nad czym pracujesz. Dużo osób mówi nie chcę teorii, chcę praktykę. Okazuje się, że teoria zarządzania nie jest taka głupia… Pewne rzeczy zostały już wymyślone, opisane i nazwane. Jeżeli wyróżnisz zadania operacyjne, projekty i procesy zaczynasz porządkować rzeczywistość. Jeżeli zaczynamy to odpowiednio nazywać to okazuje się, że na projekty wymyślono pewien sposób, na procesy również, na zarządzanie zespołem tak samo itd. Od pewnego momentu potrzebujesz przyjąć pewną strukturę i nazywać rzeczy po imieniu.
W każdej firmie dzieją się projekty. To nie jest coś zarezerwowane dla dużych korporacji, wy też robicie projekty na co dzień, być może ich tak nie nazywając. Warto sobie podzielić rzeczywistość w której pracujesz pod kątem dwóch rzeczy. Najlepiej na macierzy gdzie na jednej z osi będzie UNIKALNOŚĆ – od rzeczy, które są powtarzalne od zawsze i takie, które są totalnie unikalne. Druga oś macierzy to RYZYKO – od rzeczy mało ryzykownych, po rzeczy bardzo ryzykowne. To jedna z pierwszych rzeczy, które warto zrobić, żeby ocenić czym się będziemy zajmować. Każdy z tych elementów na tej macierzy będzie działał trochę inaczej. Rzeczy, które są z małym ryzykiem i mało unikalne trzeba oprocesować, zdelegować na zadania. Rzeczy, które są unikalne to będą nasze projekty. Warto zastosować podejście projektowe dla tych, które są mało ryzykowne raczej będziemy podchodzić na poziomie harmonogramu, te które są bardziej ryzykowne warto rozpisać we właściwy sposób, tam może czaić się dużo rzeczy (np. wchodzenie na nowy rynek, coś czego nie robiliście wcześniej). Rzeczy, które mają duże ryzyko, a małą unikalność ustaw jakieś raportowanie tego co tam się dzieje, żeby twój zespół mógł to ogarnąć. - Sprecyzuj problem – bardzo często wywracamy się jako właściciele, bo mamy czuja, że trzeba pójść w jakąś stronę, ale nie do końca jesteśmy w stanie określić o co nam chodzi. Jak zaczynasz to wrzucać do zespołu to u ciebie w głowie jest wizja, dla zespołu nie jest poukładane i na koniec się nie rozumiemy. Tutaj wchodzi moja metoda 12 pytań ;) Bardzo szybko jak masz tematy podzielone na macierzy i zaczniesz doprecyzowywać je i odpowiadać na pytania: dlaczego chcesz to zrobić? Po co? Kogo trzeba zaangażować? Jakie są kryteria sukcesu? To bazując już nawet na tych 4 pytaniach, z mgły jesteś w stanie wyłapać o co ci dokładnie chodzi i przekazać do zespołu. Bardzo często już na drugim pytaniu „po co to robimy?” okazuje się, ze w jeden cel wrzucasz kilka tematów, które chciałbyś ugrać. Jeżeli w celach masz więcej niż 2 cele to nie jest projekt, a cały program i do tego trzeba podejść inaczej.
- Przygotuj się na kilka rund – nigdy nie będzie tak, ze raz rozpiszesz macierz, o której mówiłem, raz odpowiesz na 12 pytań i temat zamknięty. Najczęściej to jest bardziej złożone. Dobre projekty są jak walka z gorylem – nie kończysz kiedy Ty jesteś zmęczony, tylko kiedy goryl jest zmęczony. Projekty kryją się w mgle niedoprecyzowania i trzeba to odpowiednio podrążyć, wyznaczyć cele i zadania i nagle wszystko zaczyna robić się proste. Najczęściej coś utyka bo jest niejasne, albo koliduje z innymi elementami, które robimy. Poukładanie, nadanie jasności, bycie gotowym na kilka rund jest całkiem dobrym procesem, dzięki któremu jesteś w stanie wyjść z sytuacji, w której jesteś i dookreślić co ci jest potrzebne, jak to rozwiążesz i kto to zrobi.
Wszystkich, który utknęli, chcą poukładać pracę zapraszam do współpracy. Jedną z usług, które proponujemy to audyt organizacji projektowej https://leadership-center.pl/audyt/ , sprawdzamy jak działacie, układamy co jest czym, układamy proces, dobieramy właściwe narzędzie, przeprowadzamy was przez proces. Zapraszam serdecznie
VIDEO