Spotkania statusowe – jak je organizować, na co zwracać uwagę? O tym już mówiłem, dziś opowiem o tym, czego unikać organizując spotkania statusowe, jakie są największe błędy. Zapraszam na dekalog spotkań statusowych!
Na początku prośba do Ciebie – zastanów się jaki Twoim zdaniem jest największy błąd w realizacji spotkań. Jakie największe błędy popełniliście, jakie największe błędy widzicie i jak to wpływa na całość spotkania. Na koniec sprawdzisz na ile pokrywa się nasze podejście.
Czego unikać organizując spotkania statusowe – poznaj dekalog
1. Nie będziesz organizował spotkań bez celu
Jeżeli nie nazwiesz celu spotkania to spotkanie będzie bez sensu. Jeżeli masz problem z wymyśleniem celu, to nie wymyślisz go na spotkaniu. Bez wizji końca nie organizuj spotkania.
2. Nie będziesz zapraszał na spotkanie bez sensu
Zapraszanie ludzi dla samego zaproszenia, to jest zło. “Zaproszę ludzi na wszelki wypadek, żeby byli” – nie rób tego. Tak samo jak zapraszanie ludzi, którzy są w projekcie – nie wszyscy muszą być na każdym spotkaniu. Dobrym pomysłem jest robić regularne statusy, ale zapraszaj tylko tych którzy faktycznie na tym spotkaniu są niezbędni, na pewno nie ma sensu przepalać czasu wszystkich. Nie każdy jest mocno zaangażowany w dany temat i w zupełności wystarczy przekazać update po spotkaniu.
3. Pamiętaj aby czas uszanować
Jeżeli się spotykamy to po to, żeby coś wspólnie zrobić. Czasem spotkania potrafią super działać, gdy ludzie rozmawiają, ktoś coś robi na laptopie, włącza się tylko wtedy kiedy powinien. Jeżeli macie taka dyscyplinę w zespole, żeby tak się przełączać i efektywnie uczestniczyć w spotkaniu to spoko. Natomiast warto to odpowiednio nazwać i uregulować, bo często się zdarza tak, że na spotkaniu ludzi “nie ma” bo każdy jest zajęty robieniem czegoś innego na swoim laptopie.
4. Czcij agendę i time – keepera
Dobrze zrobiona agenda pomaga przeprowadzić spotkanie. Jak masz agendę to jesteś przygotowany na kilka tygodni do przodu, nawet jak będziesz mieć nienajlepszy dzień podczas spotkania, to mając agendę ogarniesz. Time keeper to ktoś, kto pomaga wykorzystać czas, tak, żeby całość miała ręce i nogi. Nie rób spotkań bez agendy i nie traktuj time keepera jak wroga
5. Nie zabijaj energii rozliczaniem
Jeżeli prowadzisz spotkania na zasadzie odpytki i dowalenia za niezrobione rzeczy to jest słabe. Długofalowo sprawia, że zaangażowanie się rozjeżdża, a my zmierzamy do tego, żeby mieć jak największą efektywność. Sprawdzenie statusu polega na sprawdzeniu gdzie naprawdę jesteśmy, jak naprawdę wygląda sytuacja. Status to nie jest rozliczanie, status to sprawdzenie gdzie jesteśmy i zastanowienie się czy to dobre miejsce.
6. Nie cudzomów
Mózg działa trochę tak, że w czasie spotkania odpala się cała masa różnych, nowych tematów. W rezultacie zamiast iść według agendy pojawia się mnóstwo nowych tematów i pomysłów, o których wcale nie mieliśmy zamiaru rozmawiać. Jeżeli dłużej niż przez minutę mówisz o czymś co nie jest tematem spotkania to cudzomówisz.
7. Nie kradnij czasu tym, którzy go potrzebują
To, że jesteś wyżej w hierarchii, nie znaczy, że powinieneś na spotkaniu najwięcej mówić. Najwięcej czasu na spotkaniu powinniśmy przeznaczyć tym osobom, które są akurat najważniejsze dla projektu. Nie ma znaczenia hierarchia. Nie kradnij czasu tym, którzy go potrzebują np. przez powtarzanie tego samego tematu itd.
8. Nie mów fałszywego statusu PM`owi swemu
Dosyć istotne, bo jeżeli mówisz, że skończymy za 15 minut, a skończymy za 40 to generuje problem. Jak zaczynamy sobie ściemniać, to przestajemy realizować projekt. Nie chcesz mieć projektów arbuzów, na zewnątrz wszystko wygląda na zielone, a w środku “świeci się” na czerwono.
9. Nie pożądaj chwały kolegi swego
Każdy chce błyszczeć ok, może nie każdy ale większość. Pamiętaj jednak, że jak ktoś coś dowiózł, to on to dowiózł, daj mu się pocieszyć, wykazać. Jak zrobiliście razem, pochwalcie się razem. Pożądanie chwały kolegi swego jest krótkoterminową strategią.
10. Ani tego, żeby wygrać w “ego”
Każdy z nas chce wypaść świetnie, wygrać, być najlepszy, dostrzegany itd. Spotkania statusowe są do tego, żeby ustalić, gdzie jesteśmy, co robić dalej, jak sobie poradzić z rzeczywistością. To trudny punkt, ale naprawdę lepiej powiedzieć, że czegoś nie zrobiłeś niż 5 minut gadania o niczym, to rozjeżdża jedynie czas.
Mamy 10 przykazań, dajcie znać jak się Wam podobają i czy macie podobne albo zupełnie inne postrzeganie tematu.
VIDEO