Czy ma sens planować, jeżeli wiesz ze coś się może zmienić? Jak zarządzać zmianą, żeby to miało ręce i nogi? Jak mądrze zarządzać ryzykiem? Inspiracją dzisiejszego odcinka jest książka „Kryptonim Bravo Two Zero”, nawiązująca do planowania operacji przez jednostki specjalne. Zainspirujemy się ich działaniem nie tylko w kwestiach zarządzania projektami, ale również w życiu codziennym. Przedstawię wiele interesujących ciekawostek i spojrzymy na nie z trochę innej perspektywy niż zazwyczaj.
Śmiały zwycięża
Książka „Kryptonim Bravo Two Zero” to historia patrolu, który w czasie pierwszej wojny w Zatoce Perskiej miał zapobiec ostrzałowi rakietowemu Izreala i wojsk koalicji. Wybrali się na zadanie, wszystko co mogło pójść źle to poszło źle, pod spodem jest dużo świetnej historii pod spodem i inspiracji, którymi chcę się podzielić. Bravo Two Zero to był kryptonim patrolu Special Air Service (jednostki specjalne Wielkiej Brytanii), wzorzec jednostek specjalnych. Ich motto brzmi Who dares wins, czyli kto się odważy, zwycięża, ja przetłumaczyłem to jako śmiały zwycięża. Chodzi o to, że jeżeli podejmiesz się rzeczy, których nikt inny nie jest gotów zrobić to masz przewagę już na starcie.
Droga do precyzji SAS
Pierwsza lekcja z książki – prawdziwe motto nie brzmi śmiały zwycięża, tylko próbuj i sprawdzaj, próbuj i sprawdzaj. Cały czas eksperymentowanie i sprawdzanie co będzie działało. W ciągu lat metody działania w jednostkach specjalnych się zmieniają. Odnosząc się do zarządzania projektami z czym wam się kojarzy testuj i sprawdzaj? Zwinne podejście i testowanie ;) Mamy coś takiego, że w projektach często wpadamy w koleiny “już to robiliśmy, nie warto próbować inaczej” to zgubna opcja, bo jeżeli zmieni się otoczenie w którym pracujesz to coś pójdzie nie tak. Cały czas musisz być gotowy do testowania nowych rzeczy, w oparciu o silną bazę.
Loża szyderców
Interesuję się strzelectwem dynamicznym, zawsze jak działam na zawodach, to jest loża szyderców, która się z Ciebie nabija. Najczęściej to przyjazne nabijanie. Natomiast to część kultury jednostek specjalnych. Bardzo ważną rzecz, którą autor w książce napisał o tym “zawsze tak jest, że najbardziej wymądrzają się Ci, którzy sami nie mieli odwagi spróbować”. Opisuje sytuacje kiedy pierwszy raz chciał dostać się do SAS i odpadł. Wrócił do jednostki i tam spotkał się z wyśmiewaniem i nie było to przyjazne nabijanie się. Przez to, że boimy się reakcji po tym jak coś pójdzie nie tak, nie robimy dużo rzeczy i w życiu i w projektach. Olej to, rób swoje, spróbuj, sprawdzaj.
Planowanie to przewidywanie
Jest taka scena w książce odnośnie planowania całej operacji “na podłodze walały się papiery i zapałczane ludziki, służące nam do sporządzenia makiety i weryfikowania poszczególnych punktów operacji”. Świetna rzecz, to bardzo mocno obrazuje co się wydarzy. Człowiek tak ma, że jak jest w stanie czegoś dotknąć to łatwiej mu sobie wyobrazić co robimy. Problem z dużą ilością planowania jest taki, że jest to w pewien sposób abstrakcyjne. Plany operacji specjalnych z makietami sprawiają, że dużo bardziej mózg to chłonie. Planowanie to przewidywanie, o to chodzi w planowaniu, żeby przewidzieć co się może wydarzyć. W tym celu bierzesz takie narzędzia, które Ci pomogą – makieta, rozrysowanie, żółte karteczki cokolwiek Ci pomaga jest ok.
Precyzyjne określanie zadania
To co zwróciło moją uwagę “zgodnie z procedurą dwukrotnie powtórzyłem to, co wcześniej przekazał nam dowódca”. Dlaczego dwukrotnie? Dlatego, że za pierwszym razem jak mówiłeś ktoś mógł nie słuchać, jak przekażesz komunikat drugi raz jest większa szansa, że zatrybi. Pytanie jak często przekazujecie cel projektu? Kojarzycie sceny z filmów, gdy kapitan wydaje polecenie, to jest ono powtórzone, żeby upewnić się, że nie ma błędów. Precyzyjne określenie zadania to podstawa, warto to przełożyć na rzeczywistość projektową.
Odprawa – daj ludziom kontekst
Idea polega na tym, że mimo omówienia wszystkiego na planowaniu, tuż przed samą akcją odbyła się odprawa podczas której jeszcze raz zostało wszystko powtórzone. Chodzi o to, żeby dać ludziom kontekst. Procedury planowania wojskowe mają pewne elementy, które trzeba wziąć pod uwagę – pogodę, siłę przeciwnika, drogi ewakuacji itd. Pomimo wielu rzeczy nieprzewidywalnych to każda z dziedzin da się opisać pewnym schematem. Nie zawiera on wszystkiego, ale pewne elementy są stałe. Kolejny cytat z książki “planowanie ma ogromne znaczenie. Im rzetelniej zaplanuje się operację tym mniej czasu i energii traci się na jej przeprowadzenie”. Planowanie pozwala oszczędzić czas na realizacji.
Te same punkty odniesienia
Jest taka scena “na zakończenie zsynchronizowaliśmy zegarki”, pewnie kojarzycie z filmów. Na co dzień nie pracujemy z dokładnością do minuty, ale chodzi o to, żeby w projekcie mieć te same punkty odniesienia. Pracujemy w tym samym rytmie, wiemy co się dzieje w kalendarzu, wiemy kto kiedy na co ma czas.
Two is one, one is none
Kolejny cytat z książki “sprawdzać wszystko to, pamiętacie, podstawowa zasada”. Jeżeli nie masz zapasu dla rzeczy z której korzystasz, to jeżeli ona wysiądzie, to nie masz żadnej. Jeżeli masz dwie to tak jakbyś miał jedną, jeżeli masz jedną to tak jakbyś nie miał niczego. Są pewne elementy w projekcie, które są krytyczne i zapewnienie sobie backupu jest kluczowe.
Instynkt będzie Cię chronił
Następny cytat “Instynkt nakazuje bierność, łudzi nadzieją, że może wszystko samo się skończy”. Autor opisuje sytuację, w której byli pod mocnym ogniem, wydawało się, że zginą i instynkt kazał się wyłączyć i czekać, aż się skończy. Instynkt będzie Cię chronił, będziesz unikał sytuacji wystawiania się na niebezpieczeństwo, ale jak nie przejmiesz inicjatywy to prawdopodobnie zginiesz. Warto mieć rozumowe podejście, wyjść naprzeciw niebezpieczeństwu również w projektach.
Rób przerwy
W książce ekipa wycofywała się już na granicę, uciekali przed ścigającymi ich Irakijczykami. Byli wycieńczeni, odwodnieni. Cytat z książki “idąc bez odpoczynku człowiek przestaje w końcu myśleć, obojętnieje i zapomina o celu, jaki sobie postawił”. Jak postawisz sobie jakiś ambitny cel zaczynasz działać w projekcie i masz w pewnym momencie fabrykę, to zapominasz po co to robisz, jaki to ma sens, jaka jest szersza perspektywa. Robienie sobie regularnych przerw, sprawdzanie gdzie jesteśmy jest niezbędne.
Uważaj, gdy widzisz metę
“Od czasów kamienia łupanego jest tak, że na etapie planowania działa się ostrożnie, później w czasie akcji śmiało, a po wszystkim człowiek zapomina o wszelkich zasadach i wtedy popełnia się najwięcej błędów”. Na początku podchodząc do trudnego zadania robisz to z respektem, w pewnym momencie opuszczasz gardę i zaczynasz łamać podstawowe zasady i zaczyna robić się problem. Koncentracja od początku do końca jest kluczowa, pomimo zmęczenia.
VIDEO