Dziś o celach i trójkątach w projekcie. Jeśli ktoś spodziewa się tematów, o których moglibyśmy porozmawiać tylko po 22:00 to nie dziś ;) chociaż będą tu rzeczy, o których zazwyczaj się nie mówi. W dzisiejszym wpisie będzie o tym, jak połączyć cele z trójkątami tak, aby to wszystko prawidłowo działało!
Dwa tematy, które wpadły mi w ostatnim czasie – jeden dotyczył tego jak na prawdę się realizuje projekty i dlaczego problem zwinnego podejścia do projektów się kłóci z tradycyjnym. Drugi temat pojawił się na warsztacie, gdy próbowaliśmy określić cele dla projektu i okazało się, że z perspektywy prezesa firmy te cele są mega duże i trudno je zamknąć w jednym projekcie. Prezes postrzegał zamknięcie w jednym projekcie poszczególnych celów jak ograniczenie działania i tracenie większej perspektywy. Z kolei dla osób, które mają wykonywać te zadania to wyskakuje poza ich obszar odpowiedzialności i sprawia, że na koniec nikt się projekcie nie zajmie. Dlatego pomyślałem, że zastanowimy się jeszcze raz nad trójkątem projektowym, ale z innej perspektywy.
Trójkąt projektowy
W trójkącie projektowym mamy trzy główne wymiary na których się poruszamy. Po pierwsze czas – ustalamy, że nasz projekt w jakimś czasie będzie zrealizowany. Następnie koszt – wiemy, że potrzebujemy wyłożyć na projekt kasę i wiemy, albo nie wiemy, że trzeba uwzględnić jako koszt – czas pracy ludzi. Bardzo często to element kosztu, który znika, a w wielu organizacjach od pewnego momentu to nie kasa jest problemem, tylko nie ma kim robić. Trzeci wymiar trójkąta to zakres, czyli co w projekcie będzie zrobione. Trójkąt projektowy możemy odnieść do projektu, a także do programu, do większych inicjatyw.
Z tych trzech rzeczy – czas, koszt, zakres czyli szybko, tanio albo dobrze trzeba wybrać dwa. Jak będzie szybko i tanio, to nie będzie dobrze, jak będzie dobrze i szybko to nie będzie tanio itd. Wszyscy sobie zdają sprawę z tych powiązań ale często je ignorujemy. Trójkąt projektowy dzieje się stąd, że najpierw dookreślamy sobie cel. Wiemy co chcemy osiągnąć, trójkąt jest pochodną tego celu. Na przykład chcemy w tym roku uruchomić produkt dla klientów z danego sektora i zarobić na tym x złotych. Wtedy wymyślasz co ma być zrobione, ile to będzie kosztować, kiedy będą się wydarzały poszczególne etapy. To bardzo ważne, żeby tak o tym myśleć. Różnie nam wychodzi inicjowanie projektów, natomiast bez ustawienia celu ciężko będzie do tego podejść. Kiedy mamy cel, mamy trójkąt to pojawia się ciekawa rzecz, na której chciałem się skupić. Mamy dążenia w ramach każdego projektu, że ma być szybko, ma być dużo zrobione i ma być tanio. Te wszystkie elementy zbiegają się w środku. Wyobraźcie sobie, że mamy w środku trójkąta równoramiennego cel i z każdego z wierzchołków trójkąta (szybko, dużo i tanio) do jego centrum zbiegają się strzałki. Dlaczego tak na to patrzeć? Bo mamy takie dążenia w każdym projekcie, chcemy mieć dużo tematów, im bliżej środka tym projekt bardziej napchany. Chcemy zrobić go jak najszybciej i jak najtaniej.
Trójkąt to struktura dynamiczna
Trzeba pamiętać, że ten trójkąt to nie jest struktura statyczna, ale dynamiczna w projekcie. Są różne presje na te wierzchołki. Trójkąt bierze się z tego, że łączymy na tych trzech osiach (dużo, szybko, tanio) punkty do których chcemy dotrzeć. Ten trójkąt “marzeń” jest bardzo mały. Patrząc z tej perspektywy, gdzie zakładamy, że w środku zbiegają się najlepsze tematy, czyli chcemy bardzo szybko, bardzo dużo i bardzo tanio. Ciężko jest w coś takiego trafić, cel jest bardzo mały, jak popatrzymy na statystyki to prawdopodobieństwo, że trafisz w ten cel wynosi około 70%. Dlatego, że 83% projektów na starcie jest oderwana od rzeczywistości i najprawdopodobniej ten trójkąt w rzeczywistości będzie mieć inny kształt. Jeżeli od początku jest już nierealny to mamy mega mały cel. Bardziej realny trójkąt większości projektów wygląda tak, że na koniec dowieziesz w miarę dużo (bo z zakresem ciężko się schować), ale bardzo wydłuży się czas i mocno wzrośnie koszt. Trójkąt realny zajmuje dużo większą powierzchnię niż trójkąt idealny. W taki trójkąt dużo łatwiej trafić, większa szansa na jego realizację. To fajne narzędzie, żeby na nim popracować na początku projektu, żeby zdefiniować oczekiwania. Biedny kierownik projektu dostaje zadanie do wykonania, które jest praktycznie niemożliwe, dostaje snajperski cel. Najczęściej zaczyna się później ściemnianie, rośnie koszt, czas, frustracja.
Jak zazwyczaj określamy cel projektu to robimy to mocno punktowo, narzędzie na którym pracuje – szablon wyznaczania celów w projekcie działa świetnie. W większości przypadków bardzo fajnie funkcjonuje, natomiast można dodać do niego jeszcze coś. Rozrysować sobie trzy osie na początku pracy z celami w projekcie. Osie szybko, dużo i tanio zbiegające się w środku. Zaczynamy od wylepiania na żółtych karteczkach poszczególne etapy. Zaczniemy od elementu zakresu, bardzo dużo środka wrzucamy wszystkie genialne rzeczy, które można byłoby dostarczyć w ramach projektu. Oddalając się od centrum wrzucamy mniej elementów, które na koniec jesteśmy w stanie dostarczyć.
Przykład – blisko środka wrzucamy stronę www, aplikację na smartfony i wszystko łączy się przez satelity, kolejna kropka to będzie aplikacja i strona www bez satelit, póżniej sama strona itd. Zaczynamy od wypasionego zakresu, im dalej tym uboższa wersja, którą chcemy dowieźć. Na osi czasu ustalamy deadline na wczoraj, a później oddalamy się w konkretnych interwałach. Zaczynamy na przykład od miesiąca, później w ciągu 3, w ciągu pół roku itd, Na poziomie taniości najbliżej centrum będzie termin na wczoraj, taki i taki budżet, tylu ludzi, im dalej od centrum większy zespół i większe koszty. Ułożenie tego daje strukturę przestrzenną jakie “karteczki” ma w ogóle sens ze sobą połączyć. Na co jesteśmy w stanie się zgodzić, a z czego zrezygnować.
Trzy opcje trójkąta
Gdyby dodać do tego narzędzia kolory, możemy planować scenariuszowo pracę na trójkącie. Przykładowo najbliżej centrum, nasz trójkąt marzeń na różowo, opcja totalnie bezpieczna – zielona, która na pewno dowieziemy, to bardzo mało elementów, drogo i w dłuższym czasie. Oraz jakiś niebieski element kompromisu. Tak jak Walt Disney wymyślał jakiś projekt mówił wymyślcie jakby wyglądało wszystko idealnie, później druga opcja wymyślcie co się stanie jak wszystko pójdzie nie tak i to wszystko składamy w całość. Można to przedstawić na tej strukturze, połączyć kropki, zdecydować w jakich projektach się poruszamy i co chcemy dowieźć. Będzie to bardziej realistyczne, daje perspektywę do dyskusji. Dajcie znać co o tym myślicie, mam wrażenie, że nie odjechałem, ale chętnie zasięgnę waszej opinii ;)
Podsumowując
Jak ustawiamy sobie projekt to warto ustawić cel, później trójkąt projektowy na czas, zakres i koszt i trzecie – mamy tendencję do tego, żeby było szybko, tanio i dobrze, na koniec tworzymy malutki trójkącik, w który nie da się trafić, trzeba go urealnić dodając ryzyko, sprawdzając zasoby, żeby wyjść z 70% szans na zakończenie z sukcesem bliżej 100%.
VIDEO