Możliwe, że stoisz przed takim wyzwaniem, gdzie robisz coś nowego, coś, czego wcześniej nie robiłeś i trzeba to przeprowadzić, a jednocześnie bardzo Ci na tym zależy. Czujesz respekt do złożoności przedsięwzięcia, taką nutkę ekscytacji, ale też trochę strachu pod spodem, który może paraliżować albo utrudniać trochę działanie. W tym wpisie chcę Ci opowiedzieć, jak się za to zabrać, czego można się nie bać, na przykładzie mojego pierwszego projektu, który realizowałem.
Zaczynałem robić projekty na studiach. Studiowałem Zarządzanie i Marketing i działałem w organizacji AIESEC. Międzynarodowa organizacja studencka. Jeżeli trafisz do dużej organizacji, która robi ciekawe projekty i masz ambicje, żeby coś tam zrobić to masz naprawdę fajne rzeczy do zrobienia. Te rzeczy, które dostajesz do zrobienia są już w dużej mierze ukształtowane, więc to nie jest tak, że ja całkiem wymyśliłem projekty od zera. Miałem już jakąś strukturę, w której mogłem działać, natomiast formalnego szkolenia jak te projekty prowadzić nie miałem.
Dziś opowiem o projekcie Dni Kariery, który organizowaliśmy w 1999 r. Od tamtego czasu dużo się zmieniło. Prowadziłem projekty w międzynarodowej organizacji, stworzyłem własną metodę zarządzania projektami 12 Pytań KISS PM®, napisałem książkę „Zarządzanie Projektami Krok po Kroku”. I z takiej perspektywy spróbuję przeanalizować projekt z 1999 roku.
Pierwszy projekt, który prowadziłem
Jeżeli prowadzisz nowy projekt, który jest ambitny i trudny to masz podobną perspektywę – nie wiesz jak to ugryźć, trzeba podejść jakimś schematem. Każdy kolejny projekt zrealizowany z sukcesem i świadomie buduje w Tobie kompetencje, że z trochę mniejszym stresem przyjmujesz kolejne.
Wróćmy do projektu Dni Kariery. AIESEC co roku organizował dni kariery na SGH. Co roku zapraszaliśmy firmy, które wystawiały siebie na auli spadochronowej, w większości to były duże korporacje. Cały projekt polegał na tym, żeby zgromadzić te firmy, przygotować wydarzenie, rozreklamować wśród studentów szukających pracy. To był jeden z dosyć istotnych projektów dla organizacji, powtarzalny co rok, przynosił pieniądze. Postrzegany jednak trochę na zasadzie odtwórczego. Postanowiłem więc, że zamiast jednego dnia warto zrobić trzy. Jeden dzień wykładów dla studentów, jak szukać pracy, jak się przygotować i dwa dni z firmami, z wystąpieniami ludzi z firm i zaproszonych gości. Była to innowacja. Oprócz tego postanowiliśmy też zmienić układ stoisk, żeby wyglądały bardziej cool ;) Było kilka pomysłów na innowacje, chciałem to zrobić, żeby było to coś fajnego.
Mieliśmy około pół roku na przeprowadzenie projektu. W wakacje mieliśmy zespół, w październiku przychodzili nowi studenci, żeby dołączyć do zespołu. Zebrałem zespół osób, które znałem i z którymi pracowałem wcześniej przy projektach. Resztę zespołu miałem dobrać w październiku z chętnych. Przez wakacje miałem czas na ułożenie harmonogramu, przypisanie ról. Dużo rzeczy dostałem ze strukturą, wzorując się na innych projektach. Robiłem projekt po raz pierwszy, miałem taki moment, w którym się przez chwilę zastanawiałem czy się nie wycofać. Taka perspektywa dotyka wielu perfekcjonistów a zdają sobie sprawę ze złożoności projektu. Rozwiązanie dla takich osób – rozpisz sobie, zobacz co jest najważniejsze, co musi być zrobione, co może być zrobione, a co jest nice to have. Wątpliwości są spoko, pod warunkiem, że je pokonasz.
Wyzwania i problemy
Jeden z problemów jaki miałem to problem dotyczący osób „Świeżaków” z jesiennego naboru do zespołu. Na początku zgłosiło się z 50 osób. Jeden z partnerów medialnych przekazał magazyny do rozdysponowania podczas wydarzenia. Zapytałem kto się podejmuje odbioru i przywiezienia tych magazynów. Z 50 osób nie było chętnych, powiedziałem więc, że wychodzę na 10 minut i chcę, żeby w sali zostały tylko osoby, które naprawdę chcą działać. Po 10 minutach praca była rozdysponowana.
Inny problem był taki, że mieliśmy stoisko informacyjne, gdzie ludzie mieli dyżury by opowiadać o Dniach Kariery. Dwie osoby, które miały tam być się nie pojawiły, musieliśmy szybko zorganizować zastępstwo. Chłopaki przyszli po fakcie prosząc o jeszcze jedną szansę, której nie dostali. Gdyby zgłosili to wcześniej to nie byłoby problemu. Zrobiłem to celowo, żeby nie było kolejnych takich „wyjątków”, gaszenia pożarów i kolejnych „szans”.
Co tydzień robiliśmy statusy i to najlepsza metoda, którą można wykorzystać. Cel, plan i rytm sprawdza się zawsze. Nikt nie lubi statusów, ale to naprawdę świetna rzecz.
Lekcje i wnioski
Projekt skończył się bardzo dobrze. Mieliśmy jeden fuckup, taki, że broszurka targowa, którą wysłaliśmy zawierała skrócone nazwy firm. Np. Zamiast Procter&Gamble poszło P&G itd. Pięć tysięcy książeczek ze źle napisanymi nazwami firm, które za to płacą. Przyszła do mnie dziewczyna odpowiedzialna za relację z firmami. Rozwiązaliśmy to tak, że skserowaliśmy właściwe nazwy firm, pocięliśmy to do formatu a5 i ekipa ze zszywaczami naszywała w tych broszurkach właściwe nazwy. Cały jeden dzień na zmiany to robiliśmy.
Na koniec projektu każdy dostał dyplom.
Lekcja z tego jest taka, że odpowiadasz za wszystko, za wszelakie błędy, pomysły lepsze lub gorsze. Super było pracować w atmosferze zespołu, który chce działać.
Porady dla początkujących
Trzymaj się podstaw. Cel, plan i rytm. Wiesz gdzie idziesz, masz pomysł jak idziesz i sprawdzasz czy idziesz w dobrym kierunku. Nie przekombinuj z ilością narzędzi, na początku to nie jest dobre. Zrób projekt po swojemu, wyciągnij wnioski z ewentualnych błędów. Jeżeli projekt jest bardziej złożony i nie masz się na czym wzorować nie wchodź na kilka poziomów analizy bo się możesz zajechać.
Proponuję skorzystanie z mojej metody 12 Pytań KISS PM®. Skup się na działaniu, rozwiązywaniu problemów, a nie na tym, żeby zrobić od razu doskonale zarządzanie projektami. Doskonale poprowadzona porażka nie nauczy cię tyle, co niedoskonale poprowadzony sukces.
Zrobiliśmy dobrą robotę, bo nam zależało, mieliśmy dobry skład. Było poukładane, osadzone w dobrych praktykach i wyegzekwowane z sercem. Spędziłem na tym wiele czasu i włożyłem wiele wysiłku. Zrobiliśmy to najlepiej jak się dało w tamtym momencie.
Na koniec dla wszystkich, którzy chcą zacząć przygodę z poprowadzeniem swojego pierwszego projektu to zachęcam do zapoznania się z naszym kursem online „Poprowadź swój pierwszy projekt”.
VIDEO