Dzisiejszy wpis będzie o komunikacji. O 3 nawykach, które możesz wprowadzić od zaraz w swoim projekcie. Po to, żeby:
– informacja faktycznie przepływała
– nie dochodziło do sytuacji, w której ktoś zrobi swoją pracę, a nikt inny nie wie, o tym, że coś takiego się wydarzyło.
Jak picie kawy w biurze wpływa na pracę zdalną?
Pierwsza rzecz, z której najprawdopodobniej nie zdajesz sobie sprawy to jak codzienne picie kawy i praca w biurze wpływa na to, że projekty realizowane zdalnie są później nieefektywne. Jak to możliwe? Najczęściej jak nad czymś pracujesz w miarę naturalnie kontaktujesz się ze swoim szefem jeżeli chodzi o robotę do zrobienia. Masz jakieś osoby, z którymi pracujesz, którzy pomagają. Jeżeli pracujesz w zespole w tej samej lokalizacji to w miarę naturalnie informacja przepływa pomiędzy ludźmi. Wymiana informacji na „papierosie”, przerwie na kawę, wyjściu na lunch itd. Bardzo dużo komunikacji się po prostu dzieje, nie trzeba jej formalizować.
Naturalnie dajemy sobie informację o postępach „ja już to zrobiłem, możesz się tym zająć”. Następuje też przepływ informacji „dowiedziałem się tego i tego, to może się przydać”. Dzieje się jeszcze jedna ważna rzecz – zaczyna się budować relacja. Przekazujemy nie tylko informacje projektowe, zaczynasz widzieć ludzi. Nie zdajemy sobie sprawy jak wiele informacji przekazujemy sobie przy kawie.
Ta naturalna przestrzeń znika, gdy zaczynasz pracować w zespole wirtualnym. To się nie dzieje jeżeli mamy projekt, gdzie nie ma opcji „pogadania przy kawie” i wymiany informacji. Dlatego trzeba w odpowiedni sposób to sformalizować. Ile razy zdażyło się, że poprosiłeś, żeby ktoś dostarczył swoją robotę, on ją zrobił ale nie powiedział, o tym. Czekało z tydzień, aż zapytałeś i dopiero się dowiedziałeś? Przy kawie byś się dowiedział ;)
Podsumowując – jeżeli masz zespół pracujący w jednym miejscu ze sobą przepływ informacji nie będzie skomplikowany. Chociaż przy pewnej skali też warto go sformalizować. Jeżeli masz zespół zdalny to „kawę” trzeba w jakiś sposób zastąpić.
Silosy
Każdy z nas zamknięty jest w jakimś silosie. Jesteśmy zamknięci w naszej bańce informacyjnej. W projekcie, w zespole rozproszonym każdy robi jakiś swój temat w oddaleniu od siebie. Co można zrobić?
- Trzeba poinformować o rozpoczęciu pracy nad zadaniem – bardzo ważna wiadomość dla kierownika projektu, dla zespołu
- Warto sprawdzić co jakiś czas jak praca postępuje. Potrzebujesz ustawić sobie jakąś przypominajkę na zasadzie „człowiek ma dostarczyć to dla mnie do piątku, to koło środy zapytam jak postępy”.
- Warto mieć informację jak będzie wyglądało zakończenie i daj znać, że skończyłeś
Jeśli pełnisz rolę kierownika projektu to ustawienie nawyku zacznij jak najszybciej możesz sprawia, że człowiekowi otwiera się pętla. Jak mamy otwartą pętlę (zacząłem chcę skończyć jak najszybciej) jest dużo lepszy niż bariera – zacznę jutro.
Regularne sprawdzanie wysyła sygnał, że ktoś się troszczy, komuś zależy.
Ustawienie dealine`u działa na ludzi. Jeśli ktoś ma ustalony deadline i ma coś dowieźć, jeśli sprawdzamy to regularnie, to tuż przed terminem przyciśnie się, żeby to dostarczyć. Większość ludzi nie lubi zawodzić innych.
Dbaj o te trzy nawyki. To ratuje bardzo dużo tematów. Takie małe rzeczy powodują, że jeżeli zbierze się ich dostatecznie dużo jesteśmy w stanie popchnąć projekt do przodu, albo go ubić. To podstawowe nawyki, które zastępują „kawę w biurze”.
Kto z was pracuje w wirtualnym zespole? Jak wolicie pracować, w biurze czy jednak zdalnie? Jestem bardzo ciekawy jak z tym u was, dajcie znać w komentarzu :)
P.S. Jeżeli zaczynasz swoją przygodę z zarządzaniem projektami zacznij od tego artykułu – “Zarządzanie Projektami – co to właściwie jest“
Video
Dla mnie najlepszą formą jest forma hybrydowa: 2dni z domu + 3dni w biurze :)