Jak picie kawy w biurze wpływa na pracę zdalną?
Pierwsza rzecz, z której najprawdopodobniej nie zdajesz sobie sprawy to jak codzienne picie kawy i praca w biurze wpływa na to, że projekty realizowane zdalnie są później nieefektywne. Jak to możliwe? Najczęściej jak nad czymś pracujesz w miarę naturalnie kontaktujesz się ze swoim szefem jeżeli chodzi o robotę do zrobienia. Masz jakieś osoby, z którymi pracujesz, którzy pomagają. Jeżeli pracujesz w zespole w tej samej lokalizacji to w miarę naturalnie informacja przepływa pomiędzy ludźmi. Wymiana informacji na „papierosie”, przerwie na kawę, wyjściu na lunch itd. Bardzo dużo komunikacji się po prostu dzieje, nie trzeba jej formalizować.
Naturalnie dajemy sobie informację o postępach „ja już to zrobiłem, możesz się tym zająć”. Następuje też przepływ informacji „dowiedziałem się tego i tego, to może się przydać”. Dzieje się jeszcze jedna ważna rzecz – zaczyna się budować relacja. Przekazujemy nie tylko informacje projektowe, zaczynasz widzieć ludzi. Nie zdajemy sobie sprawy jak wiele informacji przekazujemy sobie przy kawie.
Ta naturalna przestrzeń znika, gdy zaczynasz pracować w zespole wirtualnym. To się nie dzieje jeżeli mamy projekt, gdzie nie ma opcji „pogadania przy kawie” i wymiany informacji. Dlatego trzeba w odpowiedni sposób to sformalizować. Ile razy zdażyło się, że poprosiłeś, żeby ktoś dostarczył swoją robotę, on ją zrobił ale nie powiedział, o tym. Czekało z tydzień, aż zapytałeś i dopiero się dowiedziałeś? Przy kawie byś się dowiedział ;)
Podsumowując – jeżeli masz zespół pracujący w jednym miejscu ze sobą przepływ informacji nie będzie skomplikowany. Chociaż przy pewnej skali też warto go sformalizować. Jeżeli masz zespół zdalny to „kawę” trzeba w jakiś sposób zastąpić.
Silosy
Każdy z nas zamknięty jest w jakimś silosie. Jesteśmy zamknięci w naszej bańce informacyjnej. W projekcie, w zespole rozproszonym każdy robi jakiś swój temat w oddaleniu od siebie. Co można zrobić?
- Trzeba poinformować o rozpoczęciu pracy nad zadaniem – bardzo ważna wiadomość dla kierownika projektu, dla zespołu
- Warto sprawdzić co jakiś czas jak praca postępuje. Potrzebujesz ustawić sobie jakąś przypominajkę na zasadzie „człowiek ma dostarczyć to dla mnie do piątku, to koło środy zapytam jak postępy”.
- Warto mieć informację jak będzie wyglądało zakończenie i daj znać, że skończyłeś
Jeśli pełnisz rolę kierownika projektu to ustawienie nawyku zacznij jak najszybciej możesz sprawia, że człowiekowi otwiera się pętla. Jak mamy otwartą pętlę (zacząłem chcę skończyć jak najszybciej) jest dużo lepszy niż bariera – zacznę jutro.
Regularne sprawdzanie wysyła sygnał, że ktoś się troszczy, komuś zależy.
Ustawienie dealine`u działa na ludzi. Jeśli ktoś ma ustalony deadline i ma coś dowieźć, jeśli sprawdzamy to regularnie, to tuż przed terminem przyciśnie się, żeby to dostarczyć. Większość ludzi nie lubi zawodzić innych.
Dbaj o te trzy nawyki. To ratuje bardzo dużo tematów. Takie małe rzeczy powodują, że jeżeli zbierze się ich dostatecznie dużo jesteśmy w stanie popchnąć projekt do przodu, albo go ubić. To podstawowe nawyki, które zastępują „kawę w biurze”.
Kto z was pracuje w wirtualnym zespole? Jak wolicie pracować, w biurze czy jednak zdalnie? Jestem bardzo ciekawy jak z tym u was, dajcie znać w komentarzu :)
P.S. Jeżeli zaczynasz swoją przygodę z zarządzaniem projektami zacznij od tego artykułu – “Zarządzanie Projektami – co to właściwie jest“
Video
Komunikacja w zarządzaniu projektami
Niewiele rzeczy denerwuje mnie tak w zarządzaniu projektami jak stwierdzenie „projekt się nie udał, bo zabrakło komunikacji”. To nic nie wyjaśnia a sprawia, że mamy uczucie niby „zidentyfikowanie przyczyny kluczowej”. Temat jest bardzo złożony i przy każdym projekcie uczę się czegoś nowego. Nie będę się silił na stworzenie poradnika wyjaśniającego wszystko. Zamiast tego chciałbym, żebyśmy przestali patrzeć „płasko” na komunikację.
Szukając inspiracji do tego wpisu sięgnąłem po książkę ”Komunikacja biznesowa oczami kierownika projektu”. Autorem tej książki jest projectmanagerka.pl, Katarzyna Żbikowska. Dlaczego tu? Bo dawno temu czytając tę książkę dużo stron zaznaczyłem jako ciekawe pomysły. I teraz też idealnie trafiłem na fajny rozdział. Trochę wziąłem z książki, trochę dodałem od siebie, tak synergicznie powstał ten artykuł :), mam nadzieję, że autorka da mi swoje błogosławieństwo ;).
Kierownik projektu, myśliwiec i pilot transportowca
Wiecie, co sprawiało, że niektórzy piloci są świetnymi myśliwcami, a niektórzy będą potrafili pilotować tylko transportowce i za nic nie odnajdą się w walce powietrznej? To taka bardzo mała rzecz, która na co dzień nie przeszkadza, ale w przypadku pilotów jest fundamentalna. O co chodzi?
Każdy z nas od urodzenia radzi sobie z otoczeniem. Chodzimy, biegamy, unikamy przeszkód. Generalnie nabywamy nawyków, dzięki którym potrafimy przetrwać. Przed wejściem na ulicę rozglądamy się w lewo, w prawo. Grając w piłkę, czy inną grę kontrolujemy otoczenie. Doskonale panujemy nad tym, co się dzieje wokół nas. No i tu jest pies pogrzebany. Wokół!
Szukamy zagrożeń w dwuwymiarowej przestrzeni! Z lewej, z prawej, z przodu, z tyłu. Ale już nie z góry, z dołu! I to jest ten detal. Wiele osób nie będzie potrafiło przestawić się na myślenie w dużo bardziej złożonym otoczeniu! Stare nawyki będą silniejsze. Jeśli dojdzie do tego stres i poczucie zagrożenia to pozamiatane. Rozglądanie się wokół nie wystarczy.
Komunikacja to oczy dookoła głowy
Większość z nas jest przyzwyczajona do pewnego prostego układu komunikacji szef – ja – zespół, który mam. Koniec, finał. Prosty przebieg komunikatu i z mniejszymi lub większymi problemami jakoś się dogadamy. W projektach tak nie ma! Tutaj wchodzimy w dużo więcej wymiarów i dlatego komunikacja na poziomie intuicyjnym ma sporą szansę się nie sprawdzić. Bo jak dodasz do tego różne nawyki i przyzwyczajenia do narzędzi (email, karteczki, spotkania, wizyty przy biurku), to widać czego dotykamy.
Nie chcę Cię straszyć, bo…
Każdy projekt da się ogarnąć, tylko trzeba świadomie spojrzeć na kilka sposobów łączących różne perspektywy.
Od razu dodałem do nich pomysły związane z komunikacją.
- Do przodu – ten tydzień, 5 tygodni, kluczowe etapy projektu
- Wstecz – co ważnego się wydarzyło co musi być przekaane?
- W dół – podwładni i zespół
- Do góry – szefowie, zarząd
- Na zewnątrz – poza projektem, poza organizacją
- Do wewnątrz – zespół projektowy, nasza organizacja
- Na produkt – to, co powstaje w ramach projektu
- Na proces – to, w jaki sposób pracujemy
No i w każdym z tych aspektów trzeba sobie zadać 3 pytania:
- Kto jest ważny? – po prostu lista osób, albo organizacji
- Co musi wiedzieć? – żeby wykonać swoją pracę, żeby podjąć decyzję. Nawet nie dotykam tematu, o czym nie chcę mówić ;)
- Jak najlepiej to przekazać? – Co najmniej 3 kanały, bo doświadczenie pokazuje, że inaczej do nas niewiele trafia :)
Jeżeli zrobisz sobie taką tabelkę (nawet nie musisz robić, możesz pobrać na końcu wpisu :)) to powstanie plansza, na której grasz. Teraz wystarczą kredki do pokolorowania, żeby sprawdzić, czy panujesz nad danym obszarem i czy tam się „wróg nie czai”. To przypomina technikę stosowaną przez pilotów, dzielenia sobie przestrzeni otaczającej samolot na sektory, które systematycznie sprawdzają.
A co jak okaże się, że gdzieś jest na czerwono? To wtedy proponuję zajrzeć do Problem Solvera :).
A jak Ty radzisz sobie z komunikacją w swoim projekcie?
Kategorie: Zarządzanie projektami