Microsoft Outlook – co to jest?
Odpowiedź na to pytanie wydaje się prosta, ponieważ większość osób odpowie, że to klient poczty, który pozwala na obsługę naszej elektronicznej korespondencji. Jest w tym sporo prawdy, ponieważ podstawową funkcją wspomnianego narzędzia, jest wysyłanie i odbieranie wiadomości. Gdy przyjrzymy się dokładniej temu niedocenianemu programowi, co warto podkreślić już na samym początku, rzetelna odpowiedź staje się o wiele bardziej skomplikowana, ponieważ posiada on o wiele więcej możliwości, o których dowiecie się z tego artykułu. Zacznijmy od początku. Pierwsza wersja Outlooka dla systemu operacyjnego Windows weszła na rynek… ponad 20 lat temu! Pierwotna nazwa to Outlook Express, która zapewne znana jest nieco starszym czytelnikom, którzy mieli okazję korzystać z takich systemów jak Windows XP oraz późniejszych. Był to domyślny klient, który służył do odbierania i wysyłania e-maili. Nieco później wszedł ona w skład popularnego pakietu biurowego Microsoft Office, jako jeden z jego komponentów i otrzymał nazwę MS Outlook. Aktualnie jest to część Office 365, które zastąpiło wspomniany wcześniej pakiet, a domyślną funkcję klienta poczty w systemie Windows sprawuje program Poczta.
Do czego można używać Microsoft Outlook?
Przede wszystkim o tym, że Microsoft Outlook stał się komponentem płatnego, abonamentowego oprogramowania biurowego zadecydowało nie co innego, jak bogactwo jego funkcji. Na początku wspomnieliśmy, że zasadniczą rolą tego programu jest wysyłanie i odbieranie e-maili. Jesteśmy winni Wam małe sprostowanie, ponieważ kluczem do zrozumienia działania Microsoft Outlook jest słowo zarządzanie. Dotyczy to nie tylko wiadomości, ale również, w nie mniejszym stopniu, naszego czasu poprzez rozbudowany kalendarz oraz zakładkę zadania. W przypadku kalendarza warto zaznaczyć, że nie służy on tylko jako podgląd dat. Mamy funkcję planowania spotkań, dodawania wydarzeń czy wysyłania bezpośrednio zaproszeń do uczestników. Na tym jednak nie koniec, ponieważ narzędzie jest na tyle inteligentne, że nasze plany przeniesie również do Microsoft Teams (i na odwrót). Jednym słowem – wszystko się synchronizuje, ponieważ taki był cel stworzenia Office 365 jako współgrającego ze sobą zestawu programów. Dodatkowo, przed spotkaniem zostaniemy poinformowani, że się zbliża (w zależności od tego, na ile ustawimy przypomnienie). W przypadku zadań, jest to osobna zakładka w lewym dolnym rogu. Kiedy do niej przejdziemy, mamy możliwość dodania wszystkiego, co planujemy zrobić. Możemy tym zadaniom nadać priorytet czy też skreślać, kiedy już coś zrobimy, co jest doskonałą (i ekologiczną!) alternatywą dla papierowych to do list. Standardowo, analogicznie do wydarzeń z kalendarza, mamy powiadomienia z wyskakującym okienkiem o zadaniach do wykonania. Nie wspomnieliśmy o jeszcze jednej funkcji, która wydaje się być banalna, ale jak wiadomo najprostsze rozwiązania są najskuteczniejsze, o porządkowaniu poczty. Dokładnie tak, niekwestionowaną zaletą jest możliwość utrzymania porządku w korespondencji poprzez tworzenie folderów, nadawania priorytetów i mnóstwa reguł, które możemy samodzielnie konfigurować. Niech pierwszy rzuci e-mailem ten, kto w gąszczu swojej skrzynki ani razu nie szukał ważnej wiadomości 😉
Microsoft Outlook – moja opinia
Microsoft Outlook to jedno z najlepszych narzędzi do organizacji swojej poczty oraz zarządzania spotkaniami lub zadaniami. Dodatkowo program jest intuicyjny i łatwy w obsłudze, co jest zaletą samą w sobie. Nawet najmniej zaawansowany użytkownik systemu Windows, Android czy też iOS nie powinien mieć problemu z jego obsługą. Niekwestionowaną przewagą Microsoft Outlook nad innymi klientami poczty jest synchronizacja z pozostałymi komponentami Office 365 oraz możliwość korzystania z wersji mobilnych. Ważną cechą jest trwałość zmian – jeśli wprowadzimy je raz na naszym koncie, będą one zastosowane również na innych urządzeniach (za wyjątkiem stopki). Jeśli tylko macie możliwość korzystania z Microsoft Outlook, polecamy Wam zacząć porządkowanie swojej korespondencji oraz kalendarza – to rozwiązanie, które pomoże nawet najbardziej niezorganizowanym osobom w zarządzaniu czasem swojej pracy oraz pocztą.
Jak zainstalować Outlook?
Proces instalacji Microsoft Outlook jest niezwykle prosty i intuicyjny. Jako, że jest to jeden z komponentów Office 365, należy ze strony producenta pobrać pakiet instalacyjny, który będzie zawierał pełne oprogramowanie. Cały proces dalszej instalacji przebiega standardowo, co oznacza, że nawet początkujący użytkownik nie powinien mieć z tym problemu. Pamiętajmy jednak, że jest to oprogramowanie płatne, co oznacza że musimy mieć wykupiony dostęp. Kiedy mamy już zainstalowaną wersję na komputer, jedyne co musimy zrobić to wpisać swoje dane dostępowe – adres i hasło. W zasadzie od tego momentu możemy korzystać z Microsoft Outlook. Są jednak osoby, które zdecydowanie bardziej wolą korzystać z urządzeń mobilnych. Producent był na tyle elastyczny względem użytkowników, że poza wersją desktop udostępnił im inne możliwości w postaci aplikacji oraz witryny internetowej. W przypadku naszego telefonu wystarczy pobrać Microsoft Outlook (za pomocą sklep Google lub App Store na iOS) a następnie zalogować się na konto. Od tego momentu mamy dostęp do naszej poczty na smartfonie. Każda z możliwości jest wygodna i pozwala bezproblemowo korzystać z naszej skrzynki, kalendarza i zadań w dowolnym miejscu o dowolnej porze. Niekwestionowaną zaletą Microsoft Outlook jest fakt, że każda zmiana w postaci folderów, zadań, wydarzeń czy priorytetów działa w każdej wersji programu, na jaką się zdecydujemy. W chwili kiedy, korzystamy z poczty na smartfonie będziemy mieli także układ folderów, które ustawiliśmy wcześniej. Mówiąc w skrócie: zmiana wprowadzona na koncie będzie zastosowana do wszystkich wersji programu. Jest jednak jeden mały wyjątek: stopka. Jeśli posiadacie elementy graficzne, nie będą one dodawane automatycznie pod wiadomościami w wersjach mobilnych.
Jak skonfigurować Microsoft Outlook?
Konfiguracja Outlooka jest niezwykle łatwa. Po zainstalowaniu i uruchomieniu, program poprosi nas o podanie naszego adresu e-miał i hasła. Jeżeli dysponujemy kontem na jednej z popularnych domen, prawdopodobnie na tym zakończy się konfiguracja. Jeżeli jednak korzystamy z poczty, np. firmowej, która jest stworzona specjalnie dla nas, może pojawić się potrzeba ręcznego wprowadzenia informacji o koncie, takich jak adres serwera poczty przychodzącej, portu czy zabezpieczeń. Takie informacje powinniśmy bez problemu uzyskać u dostawcy naszego konta.
P.S. Jeżeli zaczynasz swoją przygodę z zarządzaniem projektami zacznij od tego artykułu – “Zarządzanie Projektami – co to właściwie jest“