Czym jest Microsoft Planner i w czym może pomóc?
Microsoft Planner ułatwia pracę i pomaga zwiększyć jej wydajność. Możemy tworzyć tablice Kanban i dodawać do nich podzadania, pliki lub etykiety. Program, jak łatwo się domyślić, doskonale współpracuję z chmurą Microsoft, co dla wielu osób korzystających ze środowiska Office 365 (chociażby kalendarza i poczty) może okazać się bardzo dobrą informacją. Jednak to nie wszystko, ponieważ istnieje także integracja z Microsoft Teams. Program dobrze radzi sobie z dużą ilością projektów, a wszystkie z zadań, do których jesteśmy przydzieleni, zobaczymy w przejrzystym i wygodnym widoku. W dalszej części artykułu przybliżymy Tobie jedno z naszych ulubionych narzędzi. Dodatkowo zachęcamy Ciebie do pobrania stworzonego przez nas raportu „Narzędzia do zarządzania projektami”, którego pierwszą wersję stworzyliśmy jakiś czas temu (druga jest już w drodze). To podsumowanie wnikliwej analizy porównawczej wybranych narzędzi do zarządzania projektami, portfelem projektów, czasem i zasobami. Raport został sporządzony na podstawie testów, podczas których uważnie przyglądaliśmy się wszystkim funkcjom oferowanym przez poszczególne narzędzia. Wykorzystując dotychczasową wiedzę oraz doświadczenie poddawaliśmy próbom każdy program.
Raport możesz pobrać tutaj >>>
Microsoft Planner – jak zacząć?
Jeżeli Twoja firma korzysta z Microsoft 365, to prawdopodobnie masz już do dyspozycji MS Planner. Jeżeli nie, konieczne jest wykupienie któregoś z pakietów Microsoft 365. Ceny zaczynają się od 4,20 € za użytkownika/miesiąc (ze zobowiązaniem rocznym). Pierwsze spotkanie z narzędziem nie zawsze należy do najłatwiejszych, ale wystarczy poświęcić mu kilka chwil, żeby dostrzec jego potencjał.
Jak w praktyce działa MS Planner?
Program na pierwszy rzut oka wygląda podobnie do swojej konkurencji. Opiera się przede wszystkim na bazie tablic kanban, ale jak wiadomo różnica tkwi w szczegółach. Microsoft postarał się, żeby ich narzędzie zyskało na funkcjonalności poprzez „smaczki”. Zadania dodajemy do kolumn poprzez kliknięcie „+ Dodaj zadanie”, w przeciwieństwie do konkurencji- chociażby Trello, przycisk znajdziemy na górze kolumny. Po otwarciu nowo stworzonego zadania pojawi się widok szczegółów. Mamy tutaj do dyspozycji kilka funkcji, między innymi: możliwość przypisania osób do zadań, ustawienia postępu pracy, priorytetu, daty rozpoczęcia czy zakończenia pracy, a także notatki. Wyróżniającą funkcją Microsoft Planner jest lista kontrolna. W widoku szczegółów mamy listę z podzadaniami, które w ramach postępów możemy sobie oznaczać jako wykonane- tyle, ale jak już wcześniej wspominaliśmy, różnica tkwi w szczegółach. Po prawej stronie listy kontrolnej znajdziemy małe okienko „Pokaż na karcie”, po zaznaczeniu tej z opcji, lista naszych wszystkich zadań przypisanych do tej karty wyświetli się w widoku głównym projektu. Nie będzie potrzeby, żeby za każdym razem otwierać kartę. Co więcej, mamy również możliwość odhaczania zadań, które już wykonaliśmy- automatycznie znikną nam z pola widzenia i zostaną tylko te na których rzeczywiście powinniśmy się skupić. Opcję tę możemy w każdym momencie włączać i wyłączać dla każdego z zadań oddzielnie.
Kolejna z funkcji z pewnością spodoba się osobom, które lubią statystyki lub wykresy. W tym widoku możemy zrobić bardzo szybki przegląd projektu. Do dyspozycji mamy: stan, przedział, priorytet i członkowie:
- Stan – znajdziemy tutaj informację ile zadań jeszcze nie zostało rozpoczętych, ile jest w trakcie, a także jakie są opóźnione lub ukończone.
- Przedział – wyświetli nam w formie wykresu słupkowego stan każdej z kolumn, którą stworzymy na naszej tablicy. W praktyce przydaje się do sprawdzenia w którym etapie procesu jesteś, czy masz więcej zadań do zrobienia, czy może wszystko układa się równomiernie. Można śmiało wykorzystać do zarządzania work in progress.
- Priorytet i Członkowie – działają analogicznie jak przedział, ale uwzględniają nałożone przez nas priorytety lub osoby przypisane do zadań.
Wszystkie z widoków możemy filtrować, używając dostępnych opcji, na przykład ze względu na termin wykonania, etykiety czy przedział.
Następną opcją Microsoft Planner jest Harmonogram. Mamy dwie opcje do wyboru- widok miesięczny i tygodniowy. W widoku tygodniowym wyświetlanie jest dokładniejsze, ale sam harmonogram jest bardziej widokiem kalendarza niż harmonogramem. Mimo wszystko, jeżeli mamy przypisane daty do zadań, to z tego poziomu możemy zaplanować w łatwy sposób tydzień, po prostu przeciągając zadania na terminy, które nas interesują.
Grupowanie – funkcjonalność, która zdecydowanie należy do naszej czołówki. W normalnym widoku mamy wszystko poukładane w taki sposób, w jaki ułożyliśmy tablicę kanban. Dzięki grupowaniu mamy możliwość posegregowania zadań ze względu na: przedział, przypisane do, postęp, data ukończenia, etykiety i priorytet. Mnogość widoków ułatwi Tobie codzienną pracę. W łatwy sposób rozdzielisz po równo zadania swoim pracownikom, czy sprawdzisz wszystkie priorytetowe zadania do wykonania.
Dodatkowym atutem narzędzia jest przejrzysty widok wszystkich zadań przypisanych do użytkownika. Jeżeli pracujesz na wielu projektach jednocześnie, to prawdopodobnie bardzo często będziesz korzystać z tej funkcji. Dzięki opcji grupowania i filtrowania w łatwy sposób zapanujesz nad natłokiem zadań do realizacji i stworzysz swój kokpit efektywności, planowania i działania.
Na sam koniec warto wspomnieć o aplikacji mobilnej, którą oferuje co prawda większość producentów, ale w dzisiejszych czasach jest to niewątpliwe ułatwienie, które pozwala być nam na bieżąco ze wszystkim istotnymi dla nas informacjami w każdym miejscu i o każdej porze.
Jak wykorzystać MS Planner w swojej firmie?
Każda firma jest specyficzna i nie ma jednej ogólnej odpowiedzi na to pytanie, ale jeżeli szukasz narzędzia dla siebie i swojego zespołu, na pewno warto zastanowić się nad Microsoft Planner, tym bardziej, jeżeli organizacja korzysta już z pakietu 365. Jeżeli jednak potrzebujesz pomocy przy wyborze narzędzia najbardziej dopasowanego do Twoich realiów, to zachęcamy do skorzystania z naszej usługi „Dobór narzędzi projektowych – Indywidualne doradztwo”. Pomożemy Ci dobrać odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami, czasem lub zespołem.
Więcej szczegółów oferty znajdziesz tutaj >>>
Recenzję znajdziesz również w formie wideo na kanale YouTube „Zarządzanie Projektami – Mariusz Kapusta”.