Narzędzia do zarządzania projektami. Z jakich korzystają praktycy?

Systemy do zarządzania projektami

Narzędzi do Zarządzania Projektami jest całe mnóstwo. Które z nich wybrać, na co zwrócić uwagę, jakie są plusy i minusy danego narzędzia i w końcu jak wybrać to najbardziej dopasowane do swoich potrzeb? Stworzyliśmy artykuł ekspercki, w którym zapytaliśmy praktyków, jakich narzędzi używają na co dzień, jakie są ich plusy i minusy. Oto czego się dowiedzieliśmy :)

“Narzędzia do zarządzania projektami. Wady i zalety.”

Mirosław Dąbrowski

Przedsiębiorca, założyciel softwarehousu produkującego dedykowane rozwiązania z naciskiem na UX. Doradca IT dla poziomu C-level, Agile Coach, Trener, Konsultant IT z 13 letnim doświadczeniem w IT. Finalista i laureat międzynarodowego konkursu Agile Awards 2015

miroslawdabrowski.com

Narzędzia z których korzystam:

Software:

• Jira Software
• Trello
• Slack / HipChat
• Wunderlist
• InvisionApp
• Sketch
• Harvest/Toggl
• Tower
• Confluence
• Google Docs / Sheets
• Google Hangout
• Pivotal Tracker

Hardware:

• Tablica cyfrowa dostępna w pokoju programistów do wyświetlania statusów zadań. SMART Board jeśli firma ma budżet
• Ołówek + kartki papieru do kreatywnej pracy
• iPhone + iPad + laptop (do codziennej pracy i komunikacji)
• Ergonomiczne krzesła, które są podstawą do wygodnej pracy (dwie firmy, które lubię: Aeron Chairs, Ergohuman)
• Przestronne środowisko pracy z wieloma monitorami (2+, idealnie 3)
• UI Stencils do projektowania interfejsów i UXa 

I do tego ekspres do kawy, widelec, nóż i łyżka :)))

Zalety:

Integracja – możliwość integracji narzędzi między sobą w ramach jednego, dużego ekosystemu (nie trzeba ręcznie synchronizować informacji między systemami)

Współbieżność – kilkanaście osób pracuje na raz w tym samym momencie i widać to na żywo jak “skaczą” kursory innych osób co pozwala śledzić myśli innych :)

Feedback – pracując na raz w tym samym momencie widzimy natychmiastowy Feedback, zgodnie z modelem Alistara Cockburna:

Elastyczność – narzędzia pozwalają na duża customizację pod preferencje klienta i dostawcy

Raportowanie – narzędzia same potrafią agregować dane i raportować automatycznie w postaci jednostronicowych dashboardów

Cloud – hostowanie w chmurze, dzięki czemu odpada potrzeba administracji i utrzymania technicznego

Licencjonowanie – możliwość rozliczania per user lub miesięcznie / znaczą część tych narzędzie jest dostępna za dramo w najniższym pakiecie

itp tip. byłoby tego dużo :)

Wady:

Dynamika – (osobiście uważam to za plus, ale widzę problemy u innych). Narzędzia bardzo szybko rozwijają się i dochodzą do nich nowe funkcjonalności, co wymaga osób o elastycznym sposobie pracy (bardzo często pojawiają się aktualizacje w samych narzędziach pracy).

Tutaj ciężko o wady, gdyż nieustannie staram się analizować rynek i szukać lepszych narzędzi…

Marcin Kwieciński

Ekspert produktywności, autor projektu “Ogarnij Chaos”. Pomaga Klientom uporządkować to czym się zajmują, aby mogli osiągać swoje cele pracując bez przeciążenia

marcinkwiecinski.pl

Narzędzie z którego korzystam:

• Wrike

Zalety:

Intuicyjny interfejs – wszystkie opcje dostępne wtedy kiedy ich potrzeba, mimo dość dużej złożoności systemu

Znakomita elastyczność niewiary – system pozwala na odtworzenie dowolnej struktury projektowej w organizacji

Wiele praktycznych narzędzi w ramach jednego systemu – wykres Gantta, rejestracja czasu pracy, wewnętrzny social network, rozbudowana analityka, system śledzenia historii zmian

Bardzo dobra integracja z Zapier – pozwala wymieniać dane z innymi systemami

Nowe funkcje dodawane systematycznie – zespół rozwijający Wrike nie osiadł na laurach i regularnie uzupełnia system o nowe funcjonalności

System tzw. Dashboardów – umożliwiający definicję różnych widoków na realizowane zadania

Możliwość tworzenia własnych pól systemowych – dzięki czemu mogę w systemie przechowywać ważne dla mnie dane, których nie przewidzieli twórcy.

Wbudowana obsługa tablic Kanban

Świetna obsługa Klienta

Wady:

Język – brak interfejsu w języku polskim

Czas nauki – wymaga dłuższego czasu na nauczenie się obsługi w porównaniu z prostszymi narzędziami

Bernard Fruga

Wideobloger, doradca i autor biznesowy. Stworzył koncepcję i model rozwoju wewnętrznego liderów biznesu ISRIKUZ, opisane w książce pt. „ISRIKUZ. Pogodne przywództwo”.

fruga.net

Narzędzie z którego korzystam:

• Karteczki samoprzylepne

Moim ulubionym narzędziem pracy są żółte karteczki. Gdy wchodzę w nowy projekt, to zwykle zamykam się w gabinecie, wyłączam komputer, biorę do ręki marker, plik karteczek i spisuję co mam do zrobienia. Świetnie się to sprawdza w przypadku małych projektów, które realizuję samodzielnie. Nie trzymam się formalnych metodyk zarządzania projektami. Zaczynam od wizji końca, czyli rezultatu jaki chcę osiągnąć. Potem cofam się wypisując kroki lub kamienie milowe prowadzące do tego celu.

Zalety:

Odizolowanie od rozpraszaczy – łatwiej mi się skoncentrować, gdy pracuję off-line. Wychodzę z założenia, że najważniejszym narzędziem zarządzania jest mózg zarządzającego, a wszelkie inne pomoce mają stworzyć jak najkorzystniejsze warunki do zaprzęgnięcia go do pracy. Jako kinestetyk najlepiej pracuję, gdy mogę się poruszać, pisać, naklejać, organizować przestrzeń, a to właśnie zapewniają mi samoprzylepne karteczki i duży arkusz papieru

Wady:

Skalowalność – przy większych projektach oraz przy pracy zespołowej korzystam z narzędzi elektronicznych, bo wtedy karteczki na mojej ścianie byłyby wąskim gardłem przedsięwzięcia

Arkadiusz Gos

KanBo Ewangelista, trener i szkoleniowiec, który specjalizuje się w obszarach: organizacja miejsca pracy dla zespołów rozproszonych, komunikacja w projekcie, Kanban, Agile.

kan.bo

Narzędzie z którego korzystam:

Zestaw narzędzi: KanBo + Office365 +Azure

Office365 i platforma Azure są silnikiem dla rozwiązania KanBo. Dbają o to, aby aplikacja była zawsze dostępna. Dzięki takiemu rozwiązaniu jest także bezpieczna i skalowalna, mamy także zapewnioną wielojęzyczność platformy, co w przypadku rozwiązań dla pracy zdalnej jest bardzo ważne.

KanBo to system wspierający procesy decyzyjne w organizacji. Informacje i dane w postaci zebranych dokumentów, notatek i prowadzonej komunikacji przez członków zespołu, gromadzone są na dedykowanych tablicach. Aplikacja została zbudowana tak jak już wspominałem, w oparciu o platformę SharePoint oraz chmurę Azure. Cyfrowa wersja tablic KanBo to także model wizualizacji pracy prowadzonej w czasie rzeczywistym. Doskonale sprawdza się w zespołach biznesowych które pracują zwinnie w oparciu o Kanban, lub metodyki Agile

Zalety:

Usprawnienie procesów związanych z dostępem do informacji – w czasie trwania/prowadzenia projektu oraz po jego zakończeniu. Gromadzenie informacji w ten sposób (Tablice KanBo) jest bardzo przydatne. Szybkość i precyzja z jaką docieramy do zgromadzonej tam wiedzy, jest szczególnie widoczna w sytuacji, gdy jest potrzeba odtworzenia danych historycznych. Projekt się zakończył, zespół uległ rozwiązaniu, a my musimy dotrzeć do informacji –  sytuacja dość częsta. Dzięki temu że cała informacja jest zgromadzona w jednym miejscu (Tablica KanBo), możemy ustalić kto? Kiedy? I na jakiej podstawie podjął daną decyzje. Opieramy się na zgromadzonym materiale- faktach, docieramy do informacji bez potrzeby angażowania osób, które brały udział w projekcie.

Gromadzenie informacji tworzonych/generowanych podczas codziennych zadań – często jest to tak zwana „wiedza ukryta” którą posiadają pracownicy i która nie jest przekazywana dalej do organizacji. Znajduje się w jej zasobach tak długo, jak dany pracownik pracuje i odchodzi wraz z nim. Tutaj ta wiedza zostaje i może być dalej wykorzystywana przez organizację.

Wizualizacja tego co dzieje się w projekcie – zespołu/dokumentów/komunikacji/informacji w postaci cyfrowych tablic i kartek odpowiadającym zadaniom. Wszystkie potrzebne elementy do prowadzenia projektu znajdują się w jednym miejscu i są widoczne dla całego zespołu.

Tworzenie obszarów pracy/tablic dla zespołów powoływanych ad-hoc – które to odpowiadają za realizację zadań niestandardowych. Gdzie kluczowym elementem jest czas i szybka właściwa reakcja. Gdzie podejmowanie decyzji powinno opierać się o najbardziej aktualne informacje. W KanBo, stworzenie takiego obszaru, dodanie tam odpowiednich osób, zadań i ustalenie kolejności realizacji odbywa się ciągu kilku minut. Co bardzo istotne w takich sytuacjach, w trakcie ustalania zadań, zespół może znajdować się w różnych lokalizacjach – organizujemy wtedy telekonferencje. Dzięki tablicom, każdy w czasie rzeczywistym ma ten sam obraz, a komunikacja zapewniona przez SkypeforBussine umożliwia aktywne uczestnictwo.

Realizacja projektów biznesowych w oparciu o zwinne metodyki – Agile, SCRUM, Kanabn z zachowaniem procedur bezpieczeństwa dostępu i przechowywania danych. Unikamy w ten sposób powstawania w organizacji obszarów tzw.: „Shadow IT” czyli wykorzystywania przez zespoły narzędzi, które znajdują się poza opieką wew. działów IT. Nie jest już tajemnicą, że zespoły posiłkują się w codziennej realizacji zadań 3 rozwiązaniami, które umożliwiają im zwinną pracę. Złe jest to, ze te rozwiązania i informacje tam gromadzone nie znajdują się pod kontrolą wew. IT. W przypadku KanBo, mogą pracować w ten sposób, a cała infrastruktura znajduję się w zasobach organizacji.

Możliwość integracji i wykorzystywania informacji przekazywanych przez inne rozwiązania – np.: CRM, SAP, Nintex, Prologic, Dynamics, BPS Webcon i inne. Ten temat to już zupełnie inne rozwinięcie możliwości jakie oferuje KanBo.

Wady:

Brak – nie ma o czym mówić, bo ich nie ma :)

Mariusz Kapusta

Ekspert zarządzania projektami z 15 letnim doświadczeniem, trener i przedsiębiorca. Właściciel firmy Leadership Center. Autor książki „Zarządzanie projektami krok po kroku” i twórca metody 12 pytań uczącej zarządzania projektami.

leadership-center.pl

Narzędzia z których korzystam:

Software:

• Asana
• Freemind
• Trello
• Google Calendar
• Project Libre
• MS Project
• Power Point
• Excel

Hardware:

• Papier do plotera (lub inny duży format)
• Kolorowe flamastry
• Karteczki samoprzylepne
• Harmonogram A3
• Budzik w komórce

Więcej o narzędziach Software:

Asana – to jedno z popularnych narzędzi do zarządzania projektami. Występuje w dwóch wersjach- bezpłatnej i płatnej. Sprawdzi się zarówno w zarządzaniu projektem, jak i całym ich portfelem. Asana bardzo dobrze radzi sobie w tym, do czego została stworzona- upraszczaniu pracy nad projektami. Znajdziemy tutaj mnogą ilość funkcji przydatnych zarówno osobom stawiającym pierwsze kroki w pracy z projektami jak i zaawansowanym użytkownikom, którzy na nie jednym projekcie „zjedli zęby” :)

Asana – co to jest za narzędzie i jak z niego korzystać? Sprawdź! (kliknij)

Asana – do czego jej używamy? Sprawdź! (kliknij)

Chcesz poznać ASANA w wersji premium? Zapraszam na 1-dniowe warsztaty! Sprawdź!

Freemind korzystam z niego od lat. Narzędzie do tworzenia map myśli u mnie idealnie sprawdza się do rozpisywania planu projektu w całym spektrum, do przeprowadzania zbierania wymagań od klientów, zarządzania zadaniami, czy tworzenia konspektów prezentacji. Trudno mi sobie wyobrazić życie bez niego

Trello to bardzo fajny, przyjazny soft zaprojektowany do pracy w trybie kanban. Świetny do utrzymywania zakresu, doprecyzowania wymagań i pilnowania realizacji. Bardzo łatwo ustawia się też priorytety i przypisuje zadania. Korzystaliśmy z niego też do planowania swojej pracy w dłuższym okresie. Duży potencjał, ma niestety minusy

Google Calendar służy mi do pilnowania swojego obłożenia pracą. Bez niego nigdy bym się nie odnalazł. Dzięki kalendarzowi utrzymuję kontakt z rzeczywistością i nie obiecuję więcej niż mogę dostarczyć. Zazwyczaj ;)

Excel. Moje osobistego badania pokazują, że to narzędzie nie do zdarcia i 95% projektów na świecie jest zarządzanych właśnie w nim. Żaden wstyd, naprawdę. Jeżeli z niego korzystasz, jest ok. Dla projektów z ograniczonymi zależnościami daje radę

Project Libre/MS Project korzystam gdy wiele rzeczy musi się zadziać jednocześnie i bardzo dużo dzieje się w projekcie. Excel może wtedy nie wyrobić, dlatego sięgam bo bardziej zaawansowane narzędzia. Albo w wersji darmowej (Project Libre) albo płatnej (MS Project). Natomiast to są narzędzia do harmonogramowania i zarządzania zasobami a nie zarządzania projektem! O tym warto pamiętać

Power Point. Projekt trzeba umieć sprzedać. Dobrze zrobione prezentacje to często klucz do sukcesu.

Budzik w komórce. Ustawiam sobie czas, żeby nie okazało się że poświęciłem na spotkanie godzinę rozmawiając o niczym :(. Praca w Time-Box’ach to świetny patent

Więcej o narzędziach Hardware:

Papier w dużym formacie, flamastry, karteczki post-it. Lubię mieć przestrzeń do rozpisania projektu i zależności w projekcie. Jeżeli rozrysuję to co jest do zrobienia na ścianie w formie 12pytań i odpowiedzi na nie, wtedy czuję, że mam projekt pod kontrolą. Zawsze przy większych projektach zanim wrzucę coś w formę elektroniczną robię wszystko analogowo.

Korzystam też często z „magicznych żółtych karteczek”. Gdy trzeba opracować strategię pracy nad projektem i nakreślić ogólny harmonogram jest to świetne narzędzie, bo od razu widać powiązania i ew. pułapki, w które można wpaść w projekcie

Harmonogram A3 to moje odkrycie ostatnich 2 lat. Gdy zobaczyłem jak to narzędzie ułatwia ludziom życie, bo potrafią zaplanować sobie wstępnie projekt w 12 minut :). Szybkie planowanie, proste zasady i nagle okazuje się, że można w taki prosty sposób „ogarniać” swoje projekty.

Zalety (Software):

Cena- większość z narzędzi jest bezpłatna (lub ma swój bezpłatny odpowiednik)

Prostota– każdy poradzi sobie z ich obsługą po 5 minutowym treningu

Uniwersalność– umożliwiają poprowadzenie praktycznie każdego projektu. W tym zestawie da się pracować też w dużej korporacji

Wady (Software):

Dopasowanie – nie ma narzędzia dobrego do każdego typu projektów :(. To sprawia, że czasem trzeba kombinować ręcznie

Brak standardu – my pracujemy na czyms innym, klient na czymś innym i zajmuje chwilę zawsze wypracowanie wspólnych metod

Ograniczenia korporacyjne – nie każda firma może instalować i korzystać z każdego oprogramowania

Żadne z nich nie zadziała bez przemyślanego procesu – a często nie każdy potrafi taki proces sobie wymyśleć i wprowadzić

Zalety (Hardware):

Tanie – nie trzeba płacić licencji ;), praktycznie zawsze są dostępne

Łatwość użycia – tu i teraz, na nic nie czekasz tylko działasz. Każdy potrafi pisać

Zaangażowanie – nowe osoby które poznaję zawsze zwracają uwagę na moje „Mazaczki” i w trakcie rozmowy mam dodatkowy pretekst do ice-break’era. Budzi dodatkowe zaciekawieni

Można się wyżyć artystycznie – lubię ułożyć myśli na papierze w różnych kolorach. Niektórzy mogą mieć inaczej, dla mnie to zaleta

Wymaga upraszczania – jeżeli model nie mieści się na kartce A3 to znaczy, że przekombinowałem i muszę zacząć jeszcze raz.

Wady (Hardware):

Współpraca zdalna – trudno się dzieli wyniki pracy i na nich pracuje grupowo. Można zrobić zdjęcie, ale to dodatkowy problem

Podatność na przypadki – a to sprzątaczka sprzątanie karteczki, a to pies zje notatki ;). To się zdarza, dlatego robienie zdjęć zalecam każdemu

Postrzegane jako „nic specjalnego” – nie zaimponujesz nikomu kartką papieru w dzisiejszym świecie :(, dlatego lepiej jest opanować też jakiś software

Najnowszy raport porównawczy narzędzi do zarządzania projektami! 

Pobierz bezpłatnie najnowszy raport!

Dotarłeś do granicy, gdzie bez jakiegoś narzędzia do zarządzania projektami trudno ruszyć dalej?

Szukałeś już na własną rękę, ale trudno jest Ci ocenić co będzie dobre, bo jest ich po prostu za dużo? Próbowałeś wdrożyć już coś na własną rękę, ale nie zadziałało, bo „czegoś” zabrakło? Mamy dla Ciebie propozycję – Dobierzemy narzędzie dla Ciebie!

Sprawdź szczegóły!

Dopasowanie narzędzi do zarządzania projektami