Dziś chcę opowiedzieć Ci o elementach, które warto brać pod uwagę organizując pracę zespołu. Opowiem Ci o kilku sposobach sprawdzających się u mnie od lat. Co warto brać pod uwagę, na jakie nawyki stawiać nacisk i w ogóle po co to robić? Spraw aby Twój zespól pracował efektywniej – wiedział co i kiedy ma robić. Naucz się planować krótko i długoterminowo.
Przeglądy tygodniowe
Pierwszy nawyk, który będą promował do końca świata. Cotygodniowe przeglądy z zespołem, z którym pracujesz są podstawą do tego, żeby funkcjonowało wszystko co trzeba. To dobry nawyk, który od najniższego w organizacji przez zespoły, po górę sprawia, że wszystko działa dużo lepiej. Od pracy specjalisty, przez managera, kierownika projektu, właściciela firmy nadal ten element działa. Zmienia się zakres tego co przeglądasz, ale sam proces jest taki sam i się skaluje. Dla mnie to nawyk kluczowy.
Pod spodem jest Take Time To Think. Żeby móc organizować i zarządzać trzeba znaleźć czas na myślenie. Jeżeli nie masz czasu na myślenie w ciągu tygodnia to jest problem.
Główny proces dla zespołu
Każdy zespół ma proces według którego jest zorganizowany. U nas kiedyś mocno skupialiśmy się na PM Boardzie, na głównej tablicy na której były wszystkie projekty na których działaliśmy. W małej firmie robisz dużo małych projektów. Widzieliśmy jakie projekty są rozpoczęte, jakie w trakcie itd. Wraz z rozwojem firmy przeszliśmy na Sales Board, czyli działania związane głównie ze sprzedażą. Wszystkie pozostałe “działy” firmy były połączone pod kątem ustawiania sprzedaży w taki sposób, żeby ten mechanizm sprzedażowy przede wszystkim działał. Kolejny etap – mamy wielką tablicę, na której mamy timeline, która wyznacza nasze najważniejsze wydarzenia, które są widoczne dla wszystkich, które musimy skoordynować między sobą. Kokpit pokazujący jakie działania trzeba zsynchronizować w perspektywie czasu.
Perspektywa czasowa
Mamy krótkoterminową, średnioterminową i długoterminową perspektywę. Krótkoterminowy okres to dla mnie tydzień. Jeżeli ten plan jest dobrze poukładany to wahania są tylko małe. Wraz z rozwojem firmy i dojrzewaniem zespołu ta perspektywa się wydłuża. Daje to niesamowity komfort, bo wiesz, że to co robisz w tym tygodniu przekłada się na efekty, które zobaczysz np. za 4 tygodnie.
Średnioterminowa perspektywa to 5 tygodni. 5 tygodni zahacza o kolejny miesiąc. To jest perspektywa sprawdzenia co nadchodzi i czy jesteśmy na to gotowi. Pierwsze pytanie jest takie, co musimy zsynchronizować w tym tygodniu, co nadchodzi w 5 najbliższych tygodniach. Jak ktoś popycha taczki, czasem nie ma czasu się zastanowić co się dzieje. Popatrzenie z perspektywy 5 tygodni sprawia, że zwiększasz szanse, że to co się ma zadziać się zadzieje.
Perspektywa długoterminowa zależy od zespołu. Dla nas wcześniej były to 3 miesiące, teraz na około rok, plus zgrubne plany na przyszły rok. Co tydzień robimy przegląd tygodnia plus parę tygodni do przodu, raz na miesiąc najczęściej robimy przegląd czy nasz plan na kolejne miesiące jest aktualny, czy nic się nie zmieniło itd Ja dodatkowo raz na kwartał przemyślam sobie co możemy zrobić dalej, jaka jest kolejna perspektywa.
Podsumowując co tydzień przegląd tygodnia, raz na miesiąc przegląd 5 tygodni, raz na kwartał warto sprawdzić rok. Tyle
Koordynacja zadań i kalendarz zespołowy
Jak spotyka się zespół to warto nakreślić czy mamy główny kierunek i pytanie czego od siebie potrzebujemy.
Ważne jest żeby patrząc w perspektywach krótko, średnio i długoterminowych zarezerwować czas na to, żeby móc spokojnie z zespołem popracować. U nas piątki są organizacyjne. To sprawia, że system dobrze działa. Czas, żeby ze sobą pogadać, zaplanować itd. Kalendarz bazowych procesów jest przewidywalny. Trzeba wbić to w kalendarz i pilnować, żeby się działo. Kontrolowanie i planowanie to jedne z najważniejszych aspektów w zarządzaniu projektami.
Indywidualne systemy działania
Każdy działa w swój sposób robiąc działania, pracując z kalendarzem i korzystając z różnych narzędzi. Tu nie wnikam, bo można poukładać to na różny sposób. To potrafi być całkiem kompatybilne, pod warunkiem, że systemy się ze sobą jakoś komunikują. Kalendarze analogowe np. słabo wymieniają miedzy sobą komunikację :) Jestem zwolennikiem narzędzi, które ze sobą rozmawiają, ale nie zmuszam wszystkich do korzystania z jednego, chociaż niekiedy nie ma wyjścia.
Komunikacja bieżąca
Spotkania, maile, chat. To też obszar, który warto zorganizować. Źle zorganizowana komunikacja jest kosztowna. Trzeba przeglądać maile, albo szukać czegoś po chatach, wspólnych dyskach itd.
Proaktywne prowokowanie otoczenia
Jeżeli robisz przeglądy z zespołem co tydzień to i tak wpadną wrzutki w kolejny piątek. Pomysłem na proaktywne prowokowanie otoczenia to np. w poniedziałki uderzyć do osób, które są wrzutkonośni i sprowokować, żeby wrzucili wrzutki teraz. W skrócie chodzi o to, żeby dodać do systemu raz na tydzień prowokowanie otoczenia i np. raz na miesiąc pytanie o plany długoterminowe to zapewniasz większy spokój dla siebie. To jeden z big winów, gdzie można dużo ugrać pod kątem efektywności.
Dla osób, która są liderami polecam sprawdzenie naszego kursu online Kompletny system pracy dla Ciebie i Twojego zespołu https://leadership-center.pl/courses/efektywnosc-zespolowa/ Krok po kroku opowiadam jak poukładać pracę, żeby dało to solidne podstawy.
Video