Wokół planowania jest cała masa nieporozumień na przykład, że nie ma sensu planować, bo nie wiadomo co się zadzieje. Jak myślimy o planowaniu to mamy jakiś punkt startowy, a projekty są po to, żeby osiągnąć jakiś cel. Zarządzanie projektami wymyślono po to, żeby metodycznie podejść do tematów, w których nie masz pojęcia co zrobić (bo nigdy tego nie robiłeś). Po to aby mieć jakiś pomysł, żeby ruszyć z miejsca w którym jesteś.
Co to jest plan projektu
Plan to pomysł na dotarcie z puntu A do punktu Z czyli ze startu do celu. Wiesz jaki masz cel i wymyślasz co się musi zadziać, żeby do niego dotrzeć. Dla części osób to abstrakcyjne myślenie i uważają, że nie ma takiej możliwości, zaraz więcej o tym. Dobry plan ma jeszcze jeden element – rytm. Dobry plan to pomysł na dotarcie z punktu A do punktu Z umożliwiający sprawdzanie jego jakości i skuteczności w trakcie. Czy ten pomysł był w ogóle dobry, jak trzeba go modyfikować. Można definicję planu rozwijać jeszcze bardziej, ale po pierwsze wiesz skąd i dokąd idziesz, jeżeli nie ma lepszego pomysłu, to twój jest najlepszy, a po drugie wiesz czy plan działa, czy trzeba coś skorygować.
Pułapka może być taka, że ktoś nie wystartuje, bo nie wie jak to robić, a druga, że wystartuje i będzie się trzymać planu, choć rzeczywistość wygląda już totalnie inaczej.
Na co zwrócić uwagę, gdy myślimy o planie
Po pierwsze na to, że będziemy mieć ograniczenia. Niektórzy się fiksują na tych ograniczeniach – za mało kasy, za mało ludzi itd. Dla mnie są dwie opcje albo akceptujesz te ograniczenia albo próbujesz je obejść przez dodanie sobie wymiarów. Już tłumaczę o co chodzi z wymiarami. Jeżeli rozmawiasz o cenie, rozmawiamy tylko – cena mniej albo więcej to przeciągamy sobie linę. Jak dodamy do tego na przykład wymiar zakresu – coś można ująć, coś można dodać to okazuje się, że już możemy jakoś przesuwać się trochę szerzej . Cena nie jest już głównym elementem, który nas ogranicza, jak dodamy do tego jakość to mogą być kolejne elementy. Da się obejść ograniczenia jeśli nie myślisz w kategorii dwuwymiarowej, tylko myślisz co możesz wykombinować, żeby to obejść. Niektóre ograniczenia są nie do przeskoczenia, trzeba je zaakceptować, ale niektóre są do podważenia.
Kolejna pułapka w planowaniu to kwestia nieznanych. Nie wiem. Dużo osób wpada w pułapkę – nie wiem ile będzie trwało, nie wiem ile będzie kosztowało, co trzeba zrobić itd. Rozwiązaniem na nieznane jest zrobienie założeń. Zakładasz, że pewne rzeczy są prawdziwe. Na przykład, że będziesz mieć gotowe materiały za dwa tygodnie i na podstawie tego zaczynasz tworzyć plan. Zdajesz sobie sprawę, że to ta deseczka, która cię podtrzymuje i może gdzieś się wywrócić, ale rozwiązuje ci problem “nie wiem”. Jak tych założeń jest dużo to jest ryzyko, że ten plan się posypie i trzeba będzie go przedefiniować. Po to mamy definicję dobrego planu, żeby móc sprawdzić czy on działa.
To dla mnie baza do tego, jak podchodzimy do planowania. To nie plan jest, aż tak ważny. Ważny jest proces zrozumienia tego z czym masz do czynienia.
Wasze pytania na temat planowania i moje odpowiedzi
Jakich trzech rzeczy nie robić zaczynając projekt jako project manager z nowym zespołem projektowym?
Nie robić na zasadzie – ja tu jestem najmądrzejszy i macie mnie słuchać. To jest strzał w kolano. Podejście hierarchiczne jest niegłupie w projektach, które są kryzysowe natomiast jeśli wchodzisz do nowego projektu i chcesz mieć zespół, który Cię będzie wspierał to byłby strzał w kolano. Kolejna sprawa zaczynając projekt możesz nie docenić go na starcie, uznać go za zbyt łatwy. Mając takie przekonanie można się wywrócić. Trzeci element to zakładanie, że zrobicie na czuja, że każdy wie co ma robić. Ludzie nie wiedzą co mają robić, w projektach się wywracamy na niedomówieniach, na oczywistych oczywistościach. Jeżeli pytasz to wstydzisz się raz, jeżeli nie wiesz to wstydzisz się całe życie.
Jeśli jako kierownik projektu lub planista wiesz, że popełniłeś błąd w “gancie” i terminu wyznaczonego ktoś nie dotrzyma – jak wyjść z twarzą i prawdopodobnym sukcesem?
Jest takie mądre powiedzenie, żeby stanąć w prawdzie. Na zasadzie “słuchajcie termin jest następujący, ale się nie wydarzy, w związku z tym wydarzą się następujące rzeczy…”. Jak odpali się opcja poszukiwania winnych to co ja mówię na początku projektu – głównym winowajcą wszystkich problemów jest kierownik projektu. Nie ma co szukać winnych. Warto o to zadbać, żeby mieć tą część dobrego planu i wychwycić w miarę wcześnie, że ten termin faktycznie się nie uda. Wymyślanie kilku różnych rzeczywistości jest bez sensu. Jeżeli zawsze mówisz jak naprawdę jest to w pewnym momencie ludzie zaczynają tego słuchać. Jak robimy plan to mamy cel plan i rytm. Jeżeli się zadba o dobre planowanie i monitorowanie gdzie jesteśmy to szansa na to, że się wpakujesz w problemy jest dużo mniejsza, bo wyjdzie to odpowiednio wcześniej i nikomu nie wybuchnie to w twarz.
A przy nieznanym rozbijając na czynniki pierwsze wszystkich możliwych nieznanych?
Sytuacja z nieznanymi jest taka, że np. nie wiem jak to zrobić, to od razu przekłada się to na konkretne zadanie – dowiedzieć się jak to zrobić. Albo pytasz kogoś kto może wiedzieć albo wpisujesz w googla i szukasz kierunku.
Mieliśmy kiedyś rozpisany projekt, gdzie wiedzieliśmy technicznie co chcemy zrobić, a nie wiedzieliśmy jak pozyskać pieniądze unijne, to było jedno zadanie – znaleźć kogoś kto wie jak to zrobić. Znaleźliśmy i dalej poszło samo.
Co poradzisz dla studentki zarządzania, która chce zostać Project Managerem w IT?
Just do it. Nie bój się, naucz się zobacz, jak czegoś nie wiesz to dopytaj. Warto byłoby zrobić certyfikat Scrum Master, żeby wiedzieć o jakich rzeczach ktoś mówi. Zapraszam też do nas na szkolenia – Fundament Zarządzania Projektami i kursy online, żebyś wiedziała z czym masz do czynienia.
Jak poprawić trafność szacunków elementów nieznanych (koszty, czas, zasoby, ryzyka) w projektach “solo” tzn. bez zespołu? Generalnie chodzi o uniknięcie auto-stronniczności.
Warto zastosować jakąś stałą. Wrzuć sobie szacunki jednego dnia, zapisz a drugiego dnia spróbuj jeszcze raz i porównaj liczby. Gdzieś pomiędzy tym zakresem się znajdujesz. A całkiem na poważnie – większość ludzi mniej więcej o ok. 30-40% niedoszacowuje czasu trwania swojej pracy. Cokolwiek szacowałeś pomnóż x 4, całkiem to bezpieczne. W moich projektach w IT mnożyliśmy razy 1,8, teraz przy tym obciążeniu zespołu szacował bym razy 1,8 wszelakie pomysły na jakie wpadam.
Jaki najtrudniejszy/najciekawszy problem rozwiązałeś jako PM i jak to zrobiłeś?
Nie mam chyba jeszcze tego najtrudniejszego. Najtrudniejszy z tych które miałem to chyba ten, gdzie miesiąc przed release`m softwaru okazało się, że technologia, którą mamy jest totalnie niewydajna i trzeba przepisać kod. Musiał cały system pracować inaczej. To oznaczało przetestowanie wszystkiego od zera. Zrobiliśmy to tak, że zebrałem zespół QA do jednego pokoju i siedzieliśmy cały miesiąc w jednym pokoju we 3 pracując, pojawiały się problemy, od razu je poprawialiśmy. Śmignęliśmy i poszliśmy dalej. To też przykład zastosowania “pokoju wojennego”, świetnie to zadziałało. Teraz największy problem PM-owy jaki mam to jak poukładać dalej firmę, żeby ją wyskalować dalej.
Świat inżynierii przemysłowej – jak oceniasz podejście Agile`owe w tak poważnej branży? Nie spotkałem się z takim podejściem, znam z opowiadań, studiów i twojego kanału na YouTube.
Nie ma problemu, żeby pracować w zwinny sposób w każdej branży. Tam chodzi o to, żeby ludzie pracowali ze sobą w małych, skutecznych i zgranych zespołach. Bardzo dużo Agile`u, w inżynierii przemysłowej typu podejście lean to podobny rdzeń jak Agile. To, że Agile został zrobiony niepoważnym to inna sprawa. Idea polega na ludziach i zastosowaniu właściwych procesów w pracy w małych zespołach a takie zespoły w inżynierii procesowej też na pewno istnieją.
Jak wytłumaczyć zespołowi dlaczego chcę wprowadzić “daily stand-upy”, tak, żeby się nikt nie obraził?
Pytanie czemu chcesz je wprowadzić? Jeżeli nie chcesz im zrobić krzywdy to zakładam, że to w miarę ok. Wytłumaczyłbym dlaczego chcę to zrobić i powiedział, że dajmy sobie dwa tygodnie, jak nie będzie działać to zarzucimy temat. Trzeba sprzedać ideę – dlaczego daily stand up. Chcemy sprawdzić co się dzieje, żeby nie przegapić problemów, żeby lepiej się nam pracowało.