Prawo Parkinsona w niektórych kręgach jest co najmniej tak samo sławne, jak prawo grawitacji. Będzie o tym, dlaczego deadline’y tak często są nieprzekraczane i dlaczego prymitywnymi metodami zarządzania nie da się tego problemu rozwiązać. Serdecznie zapraszam.
O co chodzi w prawie Parkinsona?
Zacytuję: “Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Chodzi o to, że pan Parkinson, mówiąc o tym prawie, mówił o administracji publicznej, o urzędnikach. Kto ma więcej urzędników, wykonuje pracę, ale nie do końca ona jest efektywna. I możecie zaobserwować, że to prawo działa. Jeżeli dasz sobie 2 tygodnie, to 2 tygodnie będziesz się danym tematem zajmował. Jak dałbyś sobie 3 dni, to pewnie ogarnąłbyś w 3 dni. Mamy trudność z oszacowaniem ile czasu nam zajmują zadania. Czasem myślimy “O rany, tu będzie strasznie duża kobyła” i zaczynamy nad tym pracować albo odwrotnie – odwlekamy i zostawiamy na ostatnią chwilę. Finalnie i tak wyrobimy się w ustalonym czasie.
Fajnym pomysłem jest to, żeby dać sobie mniej czasu na zadanie. Jeżeli masz jakieś zadania do wykonania, ustawienie sobie odległego terminu bardzo często sprawi, że odpali się kilka elementów takich, że będziesz odkładać to na później. Zawsze zdążysz, zawsze wypadają rzeczy pilne, które są bardziej palące i zrobisz je wcześniej, a tamto sobie może poczekać… Dodatkowo czasem uruchamia się taki mechanizm, że odłożyłem już to na tyle, to pewnie urosło i rośnie pod spodem taka gula nieszczęścia, wyrzutów sumienia, że jeszcze się za to nie zabrałem. Więc są pułapki dania sobie długiego terminu. I żeby to rozwiązać w swoim życiu osobistym i w swoich tematach, nad którymi masz pełną kontrolę, to wyznaczanie sobie krótkich deadline’ów jest naprawdę niezłą metodą.
Wyznaczanie lepiej ambitnych tematów sprawi, że bardzo dużo rzeczy popchniesz do przodu. Tylko teraz uwaga, jeżeli masz problem z prokrastynacją, z odwlekaniem, to wtedy faktycznie wyznaczanie sobie krótszych terminów odblokuje Cię z tego tematu. Natomiast jeżeli raczej należysz do tych osób, które się nie opierdzielają, bo mają więcej do zrobienia niż mogą zrobić w danym czasie i już to po prostu się wylewa, to nie tędy droga. Skracanie sobie jeszcze tych terminów wcale tego nie rozwiąże, trzeba najpierw odgruzować ten cały koszyczek, żeby funkcjonował. Natomiast jeżeli masz takie poczucie, że jest to temat, który jest ciężki, jest za duży, nie wiadomo jak to ugryźć, to danie sobie agresywnego terminu będzie lepsze. Bo jak napoczniesz już temat, to szybciej to rozwiążesz. I tak z perspektywy zarządzania swoim czasem, podchodzenia do tematów to jest jak najbardziej dobra rada, daj sobie mniej czasu.
Nie karz rzetelnych ludzi
Tylko że ta logika zaczyna się załamywać, gdy trafi na poziom zbyt sprytnego menedżera, żeby tak to ująć. Bo prowadzi to do tego, że idiotycznie karzemy ludzi rzetelnych. Są ludzie, którzy jeżeli Ci powiedzą, że potrzebują 3 dni, to oni naprawdę potrzebują 3 dni, żeby ten temat dowieść, bo sobie przemyśleli, przekalkulowali, rozłożyli wszystkie tematy, znają swoje zobowiązania, wiedzą co na kiedy może się zadziać i za 3 dni to będziesz miał. Koniec. Nie będzie trzeba ich poganiać, nie trzeba będzie ich pilnować, za 3 dni będzie. Nie będzie później, ale też nie będzie wcześniej, bo to jest oparte o fakty, o świadomość swojego kalendarza, swoich zadań, tematów, które są do zrobienia, priorytetów, po prostu tak jest. I teraz takie skracanie czasu dla ludzi tego typu jest idiotycznym ich karaniem i rozwalaniem sobie jednego z najważniejszych zasobów, który możesz mieć. Niektórzy z tych ludzi, którzy mają to poukładane, mają to przemyślane, znają swoje priorytety, mają na tyle dużą asertywność, że Cię spuszczą na drzewo i będzie po prostu tyle, ale niektórzy nie. I w tym momencie rozwaliłeś sobie fajnie poukładanego człowieka na zasadzie “od tej pory będzie pracował w chaosie” i ok. Są ludzie, którzy nauczą się, żeby w tym momencie dać Ci terminy razy 3. Ty skrócisz mniej więcej o połowę, to i tak będzie im pasowało i zaczynamy się totalnie oszukiwać. Popatrzcie na to, spytajcie dlaczego te 3 dni. Jak macie kogoś kto rzetelnie, jak Wam mówi, że 3 dni i po 3 dniach dowozi, 5 dni i po 5 dniach dowozi, 6 godzin, po 6 godzinach dowozi, to dajcie mu spokój i nie korzystajcie z tej metody, bo to jest w ogóle po prostu bez sensu.
Natomiast da się wyłapać też takich, którzy sobie mnożą razy 2. Więc tak, może się pojawić też w głowie pewnego menedżera, że zrobią więcej i szybciej za tę samą kasę, nie? No bo jeżeli skrócimy te deadline’y, choćby projektowe, skróćmy je o połowę, będzie super. No i robota przyspiesza. I ciekawostka jest taka, że jeżeli masz zespół, który do tej pory działał za wolno, posłuchałeś o prawie Parkinsona, stwierdziłeś: “Ciśniemy, ścinamy deadline’y i będzie działało”. Więc paradoksalnie w krótkim okresie może się okazać, że to naprawdę działa. Nosz kurde, wow, zajebiście. Ludzie się wzięli do roboty, pilnujemy, statusujemy, połowa czasu! To może funkcjonować z kilku względów, np takiego, że jakakolwiek zmiana podnosi koncentrację i podnosi też efektywność, co też w badaniach sprawdzono. Natomiast jest ukryty koszt takiej zabawy ze skracaniem czasu. Ja to ćwiczyłem na sobie. Jak dociśniesz pewne tematy ambitnie, to płacisz za to koncentracją, mózg zużywa więcej energii.
I mówimy o knowledge workers, czyli o pracownikach umysłowych, którzy pracują głową. To nie jest tak, że możesz po prostu skracać nie wiadomo jak i jechać na maksymalnych obrotach. Zużywasz po prostu wydajność do jakiegoś sensownego myślenia. Niektóre tematy da się przyspieszyć, da się przycisnąć i np. zrobić 5 scenariuszy na YouTube bardzo szybko, ale później po prostu to musi się zregenerować, więc warto mieć na to uważność. Dużo lepsze są stałe wyniki w dłuższym okresie na stałym poziomie niż dociskanie, dociskanie, to się po prostu wywróci. Chociaż miałem taki moment w życiu, że odwlekałem pewne tematy. Stwierdziłem, że dociskam, bardzo mocno, agresywnie ustawiłem terminy, praca ruszyła do przodu, ale tam naprawdę to nie było problemem, czy moje niedowożenie, tam był strach. Dlatego odwlekałem pewne rzeczy, bałem się zabrać za pewne tematy, więc ten impuls zadziałał, część tematu ruszyliśmy. Ale w momencie, w którym już się nie bałem działać i robiłem bardzo dużo rzeczy i próbowałem skracać terminy, wszystko się wywracało, bo wpadałem w przemęczenie. Bardzo cienka linia, trzeba na to uważać. Nie zrobią więcej w tym samym czasie, to nie tak.
Deadline jest deadline
Kiedyś przeżyłem taką sytuację, że ktoś powiedział “Potrzebuję na poniedziałek na 9:00”, więc ja jak idiota popracowałem przez weekend, żeby w poniedziałek to wysłać. Dzwonię rano w poniedziałek “Słuchaj, czy to już masz?”, “Tak, tak, będę sprawdzać po południu”. Mało mnie szlag nie trafił. Nie wiem, czy mieliście kiedykolwiek taką sytuację. Napiszcie w komentarzu, jak mieliście i co sobie pomyśleliście wtedy. Tylko wszelakie niecenzuralne słowa jakoś wykropkujcie ;). To mnie nauczyło jednej rzeczy, że nie wszyscy operują w ten sam sposób, jak ci rzetelni ludzie, o których mówiłem. Jak ktoś mówi na poniedziałek, to ja zakładam “Aha, no to naprawdę na poniedziałek potrzebujesz, bo inaczej będzie problem, więc ja poświęcę trochę mojego czasu”. Okazuje się, że zrobili mnie w jajo w standardowy sposób. To wprowadza mgłę i utratę zaufania.
Krótka lekcja z tego była, że staram się ludziom mówić idealnie “Potrzebuję na wtorek, najpóźniej do czwartku. Wyrób się w tym czasie. Ty zadecyduj kiedy się możesz z tym wyrobić”. Według mnie to jest sensowniejsze i lepsze, bo jak ktoś ode mnie usłyszy, że potrzebuję tego na wtorek na 9:00, to wie, że potrzebuję tego na wtorek na 9:00, a nie, że sobie wymyśliłem tylko dlatego, żeby kogoś przycisnąć, bo dzięki temu ktoś będzie bardziej efektywny. To jest w ogóle zło, największe zło wszechświata dodawać do tej mgły takie podejście.
Jak poradzić sobie z deadline`ami
Teraz moja propozycja na to, jak sobie poradzić z deadline’ami w inny sposób niż taki totalnie prymitywny.
1-2. Podawajcie realne daty, na kiedy potrzebujecie, jaki macie bufor. Teraz część osób mi powie “Ty, ale z niektórymi się tak nie da pracować”. Wiem, że z niektórymi się nie da tak pracować, ale z częścią osób się da, wyłapiesz z kim ma sens, kto dowozi na terminy, jak się możemy umawiać, jakie są bufory i wtedy pracujesz na rzeczywistości. Nie na wymyślaniu sobie, że jak chcesz do piątku, to powiesz do poniedziałku, żeby od wtorku człowiek miał wyrzuty sumienia. No nie róbmy sobie tego, będzie po prostu prościej, podajemy realne terminy. Druga rzecz, podawaj jawny bufor dostępny dla tej osoby. “Słuchaj, masz tyle i tyle, najpóźniej, do tej daty” Czy to jest jasne i czy możemy się tak umówić? Albo jak nie dostarczysz, to od razu powiedz mi, że nie dostarczysz”. Rany, jaki byłby świat dużo piękniejszy, gdybyśmy do siebie mówili, czy dowiozę, czy nie dowiozę, czy prawdopodobnie tak, czy nie. Część osób próbuje to robić, nie? Ale zaraz jest zabijane takim agresywnym podejściem…
3. Umów się na sprawdzanie w połowie czasu. Jak umawiacie się, że są 2 tygodnie, to umówcie się, że po tygodniu sprawdzicie, czy wszystko idzie okej, czy nie. To jest bezpiecznik dla dwóch stron. I dla Ciebie jako zlecającego, żeby sprawdzić, co się dzieje i dla osoby, która się tego podjęła, żeby nie zapomniała o temacie. No w końcu, jak robimy coś dla siebie, to fajnie by było się zestatusować. Chociaż przyznaję, też trafiłem osoby, które w pewnym momencie znikały całkiem z radaru i w ogóle nie chciały powiedzieć, czy robią, czy cokolwiek zrobią, czy cokolwiek się zadzieje.
4. Skoncentruj się na terminie startu, nie na deadline. Ciekawostka taka, że możecie napisać, że się zgadzacie, możecie mi powiedzieć, że się nie zgadzacie, ale dużo osób, które dostają informację “Zrób to do piątku”, ten piątek im się przykleja. A ponieważ dużo osób robi rzeczy na ostatnią chwilę, bo nie ma wyjścia, bo jest przywalona robotą, to się koncentrują na deadline, a nie na dacie startu. Dużo bardziej Was interesuje to, żeby ktoś rozpoczął pracę, bo wtedy mu się otwiera pętla, że muszę skończyć. To jest pętla, które działa na Waszą korzyść, bo pętla “O, muszę zacząć” działa na Waszą niekorzyść, bo jest barierą. Jak ktoś zacznie, to jest spora szansa, że będzie chciał skończyć. To jest ten kierunek, warto informować “Słuchaj, potrzebuję do piątku, zacznij proszę w poniedziałek”. To podnosi dużo szansę rozpoczęcia. To jest w ogóle pytanie, nie na kiedy możesz to zrobić, tylko kiedy możesz zacząć nad tym pracować. To powinno Was dużo bardziej interesować.
5. Disagree and commit. Wydaje mi się, że to jest bardzo fajna zasada, idealnie by było ją wprowadzić w ogóle życiowo. O co w niej chodzi? Ja ją podłapałem w Nokii, chodzi o to, że zanim wejdziesz w projekt, możesz się kłócić na maksa, a jak już w niego wejdziesz to go realizujesz. Wprowadzenie zasady, że jeżeli dyskutujemy i negocjujemy terminy, to możemy się nie zgadzać, ale jak już klepniemy, to wtedy podpisujemy się pod nim i dowozimy je. Na zasadzie rzetelności, że słowo ma znaczenie i jeżeli je dajesz, to starasz się dowieźć.
I to takie 5 wniosków moich odnośnie prawa Parkinsona. Dla wszystkich tych, którzy zarządzają zespołami, chcieliby poukładać to w sensowny sposób i nie pakować się w te bzdurne sposoby krążące gdzieś wokół, pokazujące, że niby jestem super menadżerem, chciałbym zaproponować kompletny system pracy dla Ciebie i Twojego zespołu. Mamy kurs online w naszym sklepie https://leadership-center.pl/produkt/kurs-system-pracy/ który pokazuje, jak to zrobić. Jak sobie poukładać robotę tak, żeby była oparta o szacunek, o konkretne podejście, o rozproszenie mgły, o dowożenie wyników, o wychwytywanie tych, którzy w jakiś sposób kantują i docenianie tych, którzy faktycznie dowożą swoją robotę. Dużo lepiej to działa, jeżeli podejdziesz do tego z głową, to nie jest totalnie prosta rzecz, to jest naprawdę system złożonych zależności, fakapów, zrzutek, planów, poukładania tego. Można to robić albo tak, że jest totalny chaos, jest totalna rozwałka, nikt nie działa, na koniec nie masz ochoty tam być, albo można sobie to po prostu poukładać, niezależnie od tego, jak chaotycznie byłoby wokół. I do tego bym zachęcał, kliknijcie w link https://leadership-center.pl/produkt/kurs-system-pracy/, sprawdźcie czy to jest dla Was. Z mojej strony to wszystko, mam nadzieję, że Wam się podobało. Jak się podobało Wam, to polecajcie przyjaciołom, jak nie, polecajcie wrogom. Powodzenia w ogarnianiu agresywnych deadline’ów.
VIDEO