Kocha, lubi, szanuje? Nie chce, nie dba, żartuje, kasuje? Jakie jest Twoje podejście do maili? W dzisiejszym wpisie poruszę temat strategii radzenia sobie ze zbyt dużą ilością maili. Pokażę Wam jakie trudności powoduje przeładowana skrzynka mailowa i jak temu zaradzić.
Jeśli nie wiesz jeszcze na czym polega zarządzanie projektami, na pewno warto odwiedzić artykuł – Zarządzanie Projektami – co to właściwie jest.
Problemy jakie macie z mailami
Zrobiłem mały research jakie problemy są identyfikowane w mailach, co inni o tym piszą, wyszła mi liczba 306 000 000 000. To ilość maili, która jest wysyłana rocznie, ta liczba rośnie rocznie o 4,1%. Pierwsza moja hipoteza była taka, że największy problem mamy z tym, że tych maili jest za dużo, żeby je ogarnąć.
W przygotowaniu wpisu skorzystałem z ankiety na LinkedIn. Zapytałem czy ilość jest problemem, ile maili dostajesz dziennie. Wyniki były następujące:
Poniżej 50 maili – 51%
51-100 maili – 29%
101-150 maili – 10%
Powyżej 150 maili – 10%
Wygląda na to, że z godnie z zasadą Pareto 20% ludzi dostaje 80% maili z tych 306 000 000 000 i muszą sobie z nimi radzić.
Zaraz za ankietą poszło pytanie o wasze problemy z jakimi się spotykacie jeśli chodzi o maile. Otrzymałem takie odpowiedzi:
- „Okrąglaczki” – wysyłanie wiadomości, w których nie do końca wiadomo o co chodzi.
- Niestaranność – maile napisane tak, że ciężko je rozczytać i zorientować się o co chodzi.
- Wybiórcze odnoszenie się do części treści – czyli nie odpowiadanie na wszystkie kwestie poruszone w mailu, tylko na wybrane z nich.
- Miliony ludzi w kopii maila – wrzucanie na wszelki wypadek osób, bo może ktoś się poczuje i zrobi robotę za mnie.
- Zagrzebanie oczekiwań od adresata na końcu lub w treści maila – odbiorca musi się domyślać co autor maila miał na myśli i czego od niego oczekuje.
- „Zamówiony” SPAM – rzeczy na które się zapisaliśmy, informacje odnośnie projektu itd. ale nie ma tam istotnych informacji dla nas.
Jak sobie poradzić z problemami dotyczącymi maili?
1.Filtrowanie – nie marnuj czasu na to, co nie twoje! Najszybsza strategia, quick-win. Nie czytanie maili, które Ciebie nie dotyczą jest automatycznym zyskiem. Ja mocno korzystam z filtrowania np. dla powiadomień z różnych sklepów. Jeśli robisz dużo zamówień to takich maili jest naprawdę dużo, ja ustawiam filtr, żeby te wiadomości wpadały do odpowiedniego folderu, dopiero jak jest problem z jakimś zamówieniem, to wyszukuję i sprawdzam odpowiedni mail.
2A. Inbox zero – podejmuj decyzję raz. Inbox zero polega na tym, że każdą decyzję odnośnie maila podejmujesz tylko raz. Wpada coś, podejmujesz decyzję, czyścisz, tak, żeby w skrzynce odbiorczej były rzeczy tylko takie z którymi musisz coś zrobić. Bardzo skuteczna strategia, mi pomogła kiedy pracowałem jako manager.
2B. Cherry picking – wybieraj tylko najważniejsze. Teraz nie operuję już na inbox zero, korzystam z metody cherry picking – skanuję skrzynkę, wybieram najważniejsze maile, co do nich podejmuję decyzję, a pozostałe co jakiś czas czyszczę i przerzucam do folderu historia z dnia. Nie ma sensu, żebym miał teraz skrzynkę na bieżąco czystą, mam bardzo ograniczoną grupę osób, które do mnie wysyłają informację. Teraz dla mnie ta metoda się bardziej sprawdza, inbox zero w tej chwili kosztuje za dużo vs korzyści jakie przynosi. Inbox zero bym rekomendował kiedy dzieje się dużo zadań i komunikacji na mailu, jak masz powyżej 100 wiadomości z którymi coś robisz to bardzo dobre podejście
3.Korzystanie z kategorii mentalnych, nie tylko tematycznych. W mailu będzie Ci przychodzić wiele rzeczy z różnych miejsc. Mają one różny charakter, niektóre z nich to rzeczy do wykonania, niektóre niosą tylko informacji, niektóre wymagają analizy i takie z którymi nie wiadomo co robić. Stworzenie sobie katalogów pozwoli Ci lepiej organizować sobie pracę. Jeżeli jednocześnie próbujesz się orientować jaki to typ i próbujesz to robić, zamęczysz się, ale jeśli podzielisz sobie proces pracy na sprawdzenie co to jest, wrzucenie w odpowiednie kategorie, to ułatwia pracę.
4.Nie twórz reguł, tylko je rozpoznawaj. Aby reguły działały warto ich nie wymyślać, tylko rozpoznać jakie schematy pojawiają się w twojej rzeczywistości. Jeżeli dostajesz powiadomienia ze sklepów, to ustawiasz regułę, że wszystko co przychodzi ze sklepu wpada do odpowiedniego folderu, jeżeli wiesz, że od konkretnej osoby przychodzą tylko i wyłącznie informacje, nie musisz tego czytać znowu przypisujesz do innego folderu. To wymaga chwilę pracy i obserwacji, ale warto to zrobić.
5.Ustal zasady pracy z mailem w twoim zespole. Możecie np. ustalić, że jak coś jest pilne to piszecie to w temacie. Nie macie wpływu na cały świat, ale na ludzi z którymi pracujecie tak. Ustalenie zasad w zespole ułatwia życie. To ważne szczególnie z perspektywy szefa, który wysyła maile do swoich ludzi. Jak przychodzi mail od szefa to każdy reaguje natychmiast, nie zawsze tak jest. Nie każdy taki mail wymaga natychmiastowej reakcji, jeśli ustalicie sobie jak będziecie przesyłać pewien typ informacji będzie łatwiejszy. Możecie też ustalić co powinno być komunikowane mailem, a co przez inne źródła tel, chat itd.
6.Oddziel sobie w głowie mail jako narzędzie od emocji, które niesie. Tworzymy sobie kotwicę, że pewne rzeczy zaczynają się nam z czymś kojarzyć. Ja miałem tak, że jak otwierałem komputer w domu, to od razu odpalała mi się praca, miałem dwa komputery, jeden do pracy, jeden prywatny, bo inaczej nie byłem w stanie odłączyć się od roboty. W przypadku maili, którymi przychodzą bomby i pożary, może sprawić, że ciężko będzie Ci do maili siadać. Traktuj maila jako narzędzie, jako posłańca wieści, obwinianie maila o to, że robi swoją robotę jest bez sensu.
7. Czyń tak jak chcesz, żeby tobie czyniono. Postarajmy się pisać maile trochę lepiej, z dbałością o odbiorcę. Schludnie, tak, żeby wiedział co chcemy przekazać i czego oczekujemy. Jeżeli piszesz dobre maile, to masz większą szansę na odpowiedź z drugiej strony. To jest główna motywacja, to, że przy okazji ktoś będzie Ci dobrze życzył to będzie dodatkowy bonus :)
Mam nadzieję, że to było dla Ciebie pomocne, daj znać w komentarzu jak sobie radzisz z mailami :)
VIDEO