Spędzasz ponad godzinę na spotkaniu, a na koniec nic nie jest ustalone? Tydzień później masz kolejne spotkanie statusowe, z którego znowu niewiele wynika? W trakcie spotkania spędzasz czas na mailach i tak na dobrą sprawę niczemu to nie służy?
Jak robić spotkania statusowe, żeby miały sens? Dziś o tym opowiem, zapraszam do lektury.
Zaczniemy od pytania. Czy kiedykolwiek spotkaliście się z określeniem projekt Arbuz? Jeżeli tak to napiszcie w komentarzach, a jak nie to napiszcie z czym Wam się to kojarzy. Rozwiązanie zagadki będzie na koniec.
Dajcie też znać jakie było Wasze najlepsze i najgorsze doświadczenie ze spotkań.
Cel spotkania statusowego
Jak sama nazwa wskazuje celem spotkania statusowego jest wyłapać status. Natomiast bardzo często jak już się spotykamy to chcemy część tematów i problemów ogarnąć i popchnąć do przodu. To jeden z podstawowych błędów. Trzymamy się zasady, którą promuję, to uniwersalna zasada trzech elementów, które sprawiają, że jak chcesz coś osiągnąć to warto się ich trzymać.
Mój autorski model, składa się z trzech części CEL – PLAN – RYTM. Po pierwsze musisz mieć cel, wiedzieć co chcesz osiągnąć, po drugie plan, jakiś pomysł jak chcesz coś zrealizować i trzecie potrzebujesz rytmu, żeby sprawdzać czy idziesz we właściwym kierunku. To odnosi się i do projektów i do życia i do czegokolwiek.
Pytasz o cel spotkania, to najczęściej większość się zawiesi. “Przegadać, przedyskutować” to są źle zdefiniowane cele. Jak chcesz przegadać to przegadasz, tylko to cel nastawiony na przepalenie czasu. Celem nie jest robienie “czegoś”, potrzebujecie konkretnego określenia z czym chcecie wyjść na koniec. Chcemy wyjść z podjętą decyzją/listą rekomendacji/schematem itp.
Plan spotkania statusowego
Jak dotrzemy do tego z czym chcemy wyjść? To może być trudne, czasem się rozpisuje agendę, 5 min to, 3 min tamto. To też ma swoje uzasadnienie, natomiast niekoniecznie dla spotkań statusowych. Pytanie co musi się wydarzyć od momentu w którym wejdziemy na spotkanie do momentu wyjścia z wynikiem spotkania. Czy potrzebujemy zebrać dane? Ktoś musi je przedstawić. Czy potrzebujemy zrobić burzę mózgów? Czy potrzebujemy każdego odpytać o zdanie? Czy potrzebujemy zagłosować? itd. Zastanów się co będzie potrzebne, żeby uzyskać cel.
Rytm spotkania statusowego
Rytm polega na pilnowaniu agendy i czasu. Agenda służy przypilnowaniu czasu i chroni przed wędrowaniem w poboczne tematy. Dzięki temu nie będziecie na ostatnią minutę domykać najważniejszych tematów, które były celem spotkania. Celem spotkania nie jest gadać, tylko ustalić konkrety na koniec. Ustawienie czasu bardzo usprawni robienie spotkań statusowych. Ustalasz godzinę na spotkanie to po 50 min. przejdź do podsumowania.
Jak zrobić najprostsze spotkanie statusowe
1. Określenie ile czasu mamy na spotkanie. Ile czasu potrzeba? Kiedy trzeba skończyć, aby ludzie zdążyli na kolejne spotkanie?
2. Z czego się cieszymy? Co nam poszło dobrze? Co zrobiliśmy? Jakie mamy indywidualne osiągnięcia?
3. Co zrobiliśmy? Co się zadziało od ostatniego spotkania? Co zostało dokończone i zamknięte?
4. Na czym planujemy się skupić? Jaki jest punkt skupienia każdego z nas, by upewnić się, że synchronicznie idziemy w tym samym kierunku?
5. Co nam stoi na przeszkodzie do działania? Wyłapujemy problemy.
6. Jakie są priorytety tematów do omówienia?
7. Kogo dotyczą te tematy? Może się okazać, że niektóre dotyczą 2 osób ze spotkania, a inne wszystkich.
8. Co ma sens omówić w tym gronie?
9. Omawiamy w timeboxach i podsumowujemy. Ustawiamy X minut na dany temat, odpalamy zegar i po X minutach sprawdzamy czy jest omówiony i podsumowujemy, zapisujemy ustalenia.
10. Co było dobre? Co możemy zmienić w spotkaniach ? Runda dookoła stołu.
Jeśli tak będziecie działać, to wasze spotkania będą coraz lepsze. Nie martwcie się, że punktów jest dużo, jak ustalamy, że się cieszymy – wystarczy na to 2 minuty, wystarczy dostrzec osiągnięcia. Pierwsze 7 punktów powinno zająć góra 10 minut. Dlatego, że w tych punktach nie przegadujemy, a zbieramy ustalenia.
Najważniejsze zasady spotkań statusowych
1. Jeżeli spotkanie nie ma celu to będzie bez sensu.
2. Wszyscy jesteśmy odpowiedzialni za ten czas. Albo spędzimy go razem produktywnie, albo możemy odstrzelić spotkanie, o tym czy spotkanie będzie produktywne nie decyduje jedynie prowadzący. Wszyscy bierzemy udział w tym wydarzeniu.
3. Uwagi co do spotkania nie są uwagami co do osób. Szukamy procesu na wspólną pracę, w taki sposób, żeby to działało, dlatego poprawiamy proces.
4. Cisza jest dana od Boga. Jeżeli nie usprawniasz spotkania, to nie mówienie niczego jest w porządku. Jeżeli ludzie czują, że muszą dużo powiedzieć to Ci co mało zrobili dużo mówią.
5. Time keeper jest Twoim przyjacielem. Osoba, która pilnuje czasu nie jest katem, ona ma pomóc w jego efektywnym wykorzystaniu.
Trzymając się tych zasad jesteś w stanie ogarnąć większość spotkań. Temat jest szerszy, jeżeli chcecie mieć spotkania statusowe, które w projekcie działają super to są spotkania indywidualne, z zespołem i ze sponsorem. One mają trochę inną dynamikę, dużo rzeczy je łączy, natomiast, żeby projekt działał, te wszystkie trzy elementy muszą ze sobą działać.
Na koniec rozwiązanie zagadki z Arbuzem. Arbuz jak wiecie jest zielony na zewnątrz, a czerwony w środku. Projekty arbuzy są takie, że wszystko jest ok, wszystkie raporty są na zielono, ale jak go rozkroisz to się okazuje, że jest czerwono i jest problem.
VIDEO