Microsoft Outlook to klient poczty, który pozwala na obsługę naszej elektronicznej korespondencji. Podstawową funkcją wspomnianego narzędzia, jest wysyłanie i odbieranie wiadomości, ale posiada on o wiele więcej możliwości, o których dowiecie się z tego artykułu – Microsoft Outlook – co to jest, jak używać i moja opinia
Jak dodać stopkę w Microsoft Outlook?
Podpis jest integralną częścią wiadomości e-mail, szczególnie kiedy jest to korespondencja służbowa. Potocznie zwana stopka nie tylko naszemu potencjalnemu odbiorcy pozwoli zidentyfikować nadawcę, ale również dostarczy dodatkowych informacji o naszej firmie, chociażby danych kontaktowych czy adresu siedziby. Podpis jest również naszą, i organizacji, którą reprezentujemy, wizytówką. Może on być jedynie tekstowy lub, jak to się często zdarza, zawierać elementy graficzne, takie jak logo lub banery przekierowujące na firmową stronę. Każdorazowe dodawanie takich danych na końcu wiadomości mogłoby być uciążliwe i nieść za sobą różnice w podpisach różnych osób w naszym przedsiębiorstwie. Na szczęście Microsoft Outlook pozwala na automatyczne dodawanie stopki w wiadomości za pomocą jednego kliknięcia. Wystarczy, że w oknie pisanej przez nas wiadomości, na górnym pasku edycji klikniemy ikonę „podpis”. W tym momencie rozwinie nam się lista podpisów, które wcześniej ustawiliśmy. Wybieramy interesującą nas stopkę i wszystko dzieje się automatycznie – zostaje ona dodana na końcu redagowanej wiadomości. Producent, aby ułatwić zapominalskim dodawanie domyślnego podpisu, umożliwił automatyczną funkcję jego wstawiania w każdej nowej wiadomości lub toczącej się korespondencji (odpowiedź, przekazanie).
Jak ustawić stopkę w Microsoft Outlook?
Jak wspomnieliśmy wcześniej, aby wygodnie korzystać z naszej stopki, musimy ją wcześniej ustawić i zdefiniować. Na szczęście jest czynność jednorazowa, która pozwala później cieszyć się automatyzacją dodawania podpisu do wiadomości. Aby ustawić po raz pierwszy naszą stopkę, lub dodać kolejną, ponieważ być może mamy w naszej firmie różne wzory, musimy przejść w głównym oknie do zakładki „plik”. Następnie na lewym pasku, a dokładniej w lewym dolnym rogu klikamy „opcje”. W nowo otwartym oknie odszukujemy zakładki „poczta”. Kiedy otworzymy szczegóły tego przycisku, wyświetli nam się długa lista ustawień poczty. Naszym zadaniem jest zlokalizowanie w sekcji „redagowanie wiadomości” zakładki „twórz i zmodyfikuj podpisy wiadomości”. Wyskoczy nam małe okno, w którym będziemy mogli zobaczyć dwie najważniejsze sekcje: listę podpisów oraz pole, w którym możemy je modyfikować, analogicznie do edytora tekstowego. Jeśli chcemy dodać nowy podpis, należy kliknąć nowy. Zostaniemy poproszeni o podanie jego nazwy, co wynika z czystej wygodny, żebyśmy łatwo po nazwie mogli z listy wybrać w wiadomości interesującą nas stopkę. Następnie w oknie edycji mamy możliwość wprowadzenia tekstu oraz jego dowolnego formatowania. Możemy w tym miejscu również wstawić grafikę, co najłatwiej zrobić metodą „przeciągnij i upuść” bądź też za pomocą przycisku wstawiania obrazu na pasku edycji. Zatwierdzamy zmiany i nasza stopka jest gotowa. W dowolnym momencie możemy ją edytować, zmieniać nazwę czy też usunąć.
Jak zmienić stopkę w Microsoft Outlook?
Trwała zmiana naszej stopki nie różni się znacząco od dodawania nowego podpisu, który opisaliśmy wyżej. W tym celu musimy przejść do listy naszych podpisów, wybrać interesujący nas element do edycji i nanieść zmiany, po czym należy je zatwierdzić. Wszystko jest gotowe za pomocą kilku kliknięć. Dla osób, które jednak poszukują innych rozwiązań istnieje alternatywna metoda edycji, ale również dodawania, podpisu. Otwieramy nową, pustą wiadomość. Na pasku edycji klikamy „podpis” i na samym końcu listy wybieramy „podpisy…”. Na ekranie powinniśmy zobaczyć okno edycji podpisów, to samo, które pojawia się przy pierwszym sposobie modyfikacji lub dodawania stopki. Nanosimy interesujące nas zmiany i zatwierdzamy.
P.S. Jeżeli zaczynasz swoją przygodę z zarządzaniem projektami zacznij od tego artykułu – “Zarządzanie Projektami – co to właściwie jest“