Podobno Polacy są słabi we współpracy. Nie wychodzi nam to. Jakaś taka nasza cecha narodowa… Ja nie lubię, jak siebie pałujemy, jeżeli coś jest nie tak, natomiast w kilku miejscach spotkałem się z tym, że ta współpraca nie do końca działa. Większości ludzi umyka bowiem jedna bardzo istotna ale subtelna rzecz. To właśnie o tej jednej rzeczy chciałem dzisiaj opowiedzieć, zapraszam do lektury.
Duże rzeczy osiąga się pracując zespołowo
Zacznijmy od tego, że współpraca nigdy nie jest za darmo. Musisz porzucić swoje podejście indywidualisty. Nie da się zrobić dużych rzeczy samodzielnie. Duże rzeczy osiąga się pracując zespołowo, z różnymi ludźmi, różnymi kompetencjami, różnymi typami osobowości. Realia są takie, że nie ma indywidualnych bohaterów, są zespoły.
Dlaczego płacimy podatki?
Odpowiedzcie na początek na powyższe pytanie. W takim “sensownym sensie”. Jak pomyślimy o tym jak jest zorganizowane państwo – to są pewne rzeczy, które są tak zorganizowane, żeby działały dla naszego wspólnego dobra. Na przykład masz drogę, którą jeździsz do pracy, to chcesz, żeby była czynna, mieszkasz w dobrze skomunikowanej Warszawie i nie za bardzo cię obchodzą drogi w innym miejscu. Natomiast płacimy podatki, wrzucamy je do wspólnej kasy i jeżeli w miarę sensownie jest to zarządzane, to można wykorzystać je w taki sposób, żeby rozwijać kraj z szerszej perspektywy. Jak zbiera się grupa ludzi, zrzuca się do wspólnej kasy, jak nie chcesz myśleć o podatkach, to możesz myśleć na przykład o funduszu remontowym. Nie korzystasz z kawałka chodnika przed klatką sąsiada, ale jak się zrzucicie to remont będzie tańszy.
Jeżeli się zgodzimy, że warto się zrzucać w ten sposób na rzeczy na które indywidualnie byłoby was nie stać, to pytanie czy płacisz podatek od współpracy? Koszt współpracy możemy określić na zasadzie pewnego podatku.
Najprościej by było, gdyby nikt ci nie przeszkadzał w robocie, robisz swoje, tak jak chcesz. Dziś rozmawiałem z jedną z naszych klientek o tym jak wygląda wdrożenie. Powiedziała mi, że jest opór, że część osób nie chce pracować na jakimś narzędziu, bo mają swoje zeszyciki, w których wiedzą co się dzieje. Wyobraź sobie, że prezes firmy ma zebrać 200 zeszytów i się zorientować co się w jego firmie dzieje… Bez sensu nie? Jeżeli nie wiesz, gdzie jesteś z całą firmą to ona po prostu padnie.
Współpraca wymaga komunikacji
Pojawia się bardzo dużo nieporozumień, jeżeli chodzi o pytania w projekcie. Pewne pytania i działania, które wykonuje kierownik projektu/manager powodują jakieś niezdrowe emocje u osób, które te pytania dostają. Ważne jest w komunikacji, żeby przepływały informacje dla poszczególnych szczebli zarządzania. To, że prezes nie ogarnia tego co robi szeregowy, nie potrafi robić tego tak dobrze jak szeregowy to nie jest zły objaw, bo prezes jest od czegoś innego. Ma się znać na rzeczach na których się nie zna szeregowy, a nie wykonywać taką samą pracę. Potrzebujesz jakichkolwiek informacji, które sprawdzają czy twoje decyzje podjęte trzy miesiące temu zaczynają przynosić efekty. Im wyżej, im większa organizacja tym później decyzje przynoszą efekty. Bez informacji zwrotnej to paniczny ruch w każdą stronę.
Trudne pytania
Przychodzi ktoś do ciebie i pyta “nad czym pracujesz”. U części ludzi odpala się “co ten złamas się przypierdziela…” A ten ktoś chce tylko wiedzieć czy się dzieje coś ważnego dla niego. Jeżeli manager działu pyta nad czym pracujecie to chce wiedzieć co się dzieje wokół, jak się przygotować gdy będzie potrzebny. Dużo energii wewnątrz naszego zespołu poświęcamy na to, żeby wiedzieć co robimy, co się u każdego z nas dzieje. Jesteśmy systemem naczyń połączonych. Mała firma tak działa, duża firma tak działa. Pytanie nad czym pracujesz to nie pytanie agresywne.
Kolejne pytanie “kiedy planujesz skończyć?”. Dla mnie to pytanie jest standardem. Po prostu chcę wiedzieć kiedy ktoś skończy, bo mogę zarezerwować czas, żeby móc zacząć we właściwym momencie, albo przekazać informację, żeby ktoś inny mógł zacząć. Rezerwuję czas i zaczynam, kiedy ty kończysz, a nie dwa tygodnie później bo nie byłem gotowy, bo nie wiedziałem kiedy skończysz i miałem inne tematy zaplanowane… To bardzo ważne pytanie, bo pozwala koordynacji zapewnić płynność. U niektórych się odpala “nie wiem kiedy”. Pytanie czy wasi szefowie, klienci rozumieją, że jest pewien przedział, że planujesz skończyć między poniedziałkiem, a poniedziałkiem. Nie wiesz dokładnie kiedy, ale jest duże prawdopodobieństwo, że skończysz w danym przedziale. To jest już informacja, na której można już jakoś pracować.
Następne pytanie “czy masz jakieś problemy?”. Znowu pytanie nacechowane emocjonalne “o już się czepia”. Tak naprawdę pytanie brzmi “jeżeli powiesz czy są jakieś problemy to sobie mogę zrobić rezerwę na poślizg z Twojej strony”. Jeżeli wiem, że wszystko idzie gładko to nie planuję rezerwy. Bardzo często informacja jest, że wszystko ładnie pięknie, a tak na prawdę jest problem, o którym ktoś się boi powiedzieć. Bardzo ważne, żeby te informacje przepływały.
Kolejne pytanie “na kiedy to zrobisz”. Istotne, dlatego, że inni od tego zależą, wypłata od tego zależy, koszty itd. Rozumiem, że czasem nie do końca wiadomo. Wtedy mówisz, że na przykład wiesz ile się wydarzy w ciągu dwóch tygodni, a za dwa tygodnie będziesz mógł powiedzieć więcej, ale na Boga nie obiecuj tego nikomu. Jeżeli tego nie wyszacujesz to np. człowiek wyżej nie będzie w stanie złożyć oferty. Nie złoży oferty, nie wygracie przetargu. Inni zależą od tej informacji.
Następne “czy wzięliśmy wszystko pod uwagę?”. Niektórzy mają takie podejście, że drążą, ja też należę do tej kategorii. Jak mi zależy jestem w stanie zejść do detali. Robi się to, bo jak zapomnisz o detalach na starcie, to drogo zapłacisz na końcu. Jasne, że może to wynikać z tego, że ktoś zbiera na ciebie papiery… Natomiast pracując z normalnymi ludźmi, w normalnej sytuacji chodzi o to, żeby nie zapomnieć o niektórych rzeczach. Jeżeli temat na którym mi zależy, wyłożone moje pieniądze, to chcę zapytać 15 razy czy dobrze rozumiem. Okazuje się, że to się opłaca. Rozumiem co się dzieje, mogę to kontrolować i zobaczyć część błędów wcześniej.
Statusy są po to, żeby nie marnować czasu na niedogadanie. Jeżeli wiesz jaki jest postęp-plan-problemy. Jeżeli się dogadasz, jesteś w stanie nie podejmować złych decyzji.
Spinając to w całość. Jeżeli chcesz pracować samodzielnie, pracujesz bez problemu, jak chcesz. Jeżeli pracujesz zespołowo potrzebujecie się statusować i sprawdzać czy mówicie o tym samym. Bardzo łatwo pójść w złą stronę.
10-30% pracochłonności to podatek od współpracy. Sprawdzenie gdzie jesteśmy, sprawdzenie statusu, koordynowania. Jak pracujesz nad czymś 8 godzin to dolicz sobie trochę czasu, który poświęcisz na rozmawianie z ludźmi.
VIDEO